Управление рабочим временем

Работа в учреждениях  часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко  начинаются и заканчиваются с  опозданием.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев² подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно. [8]

 

1.2 Фотография рабочего дня

 

Фотография рабочего дня, один из методов изучения использования  рабочего времени путём непрерывного наблюдения и измерения всех его  затрат на протяжении смены. Проводится в целях выявления резервов повышения  производительности труда.

С помощью фотографии рабочего дня решаются следующие основные задачи:

• определение фактического баланса использования рабочего времени,
• фактической выработки продукции и темпов её выпуска на протяжении смены;
• выявление потерь рабочего времени, анализ причин, их вызвавших;
• получение данных для расчёта нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени перерывов на отдых, а также норм обслуживания рабочими агрегатов и машин.

Проведение фотографии рабочего дня позволяет выявить устаревшие и ошибочные нормы, провести анализ использования рабочего времени  передовыми рабочими; определить рациональный состав бригады и формы разделения труда при бригадном методе организации  труда; получить данные о часовой  выработке продукции в течение  смены.

В зависимости от числа  объектов наблюдения и целевого задания  применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

• индивидуальная,
• групповая,
• бригадная,
• фотография рабочего дня многостаночника,
• маршрутная,
• самофотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня  проводится по следующим этапам: подготовка, проведение наблюдения (в процессе последнего записываются все последовательные действия рабочего или рабочих, регистрируются затраты времени на протяжении смены  или её части), анализ его результатов, разработка организационно-технических  мероприятий, направленных на ликвидацию потерь рабочего времени, проектирование нормативного баланса рабочего дня, расчёт коэффициентов рабочего времени.[7]

 

 

 

1.3 Управление временем

 

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.[6]

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

• Анализ.
• Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
• Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные, шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и  далее осуществлять проекты, то целесообразно  вести хронометраж и фиксировать  результаты анализа хронометража в  виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей  расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в  процессе любых проектов или программ.

Методы управления временем:

1. Принцип Парето³
2. Ускоренный анализ по Эйзенхауэру⁴.

Принцип Парето – примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел. Принцип Парето гласит, что 80% положительных результатов мы получаем, прикладывая лишь 20% усилий. А на получение оставшихся 20% результатов нам требуется приложить целых 80% усилий. Получается, что если сосредоточить все усилия на первостепенных вещах, то можно достигнуть грандиозных результатов. Другими словами принцип Парето рассказывает, как с минимальными усилиями добиваться максимальных результатов. Кроме этого, принцип 80/20 утверждает, что от некоторых занятий стоит вообще отказаться как от малоэффективных. Согласно данному принципу 20% дел дают 80% прибыли, а 80% дел дают лишь 20% прибыли. Так зачем же заниматься низкоприбыльными делами? Зачем тратить 4/5 своего времени практически впустую? Не лучше ли посвятить это время делам, приносящим основной доход? Принцип Парето учит использовать время более качественно.

Ускоренный анализ по Эйзенхауэру. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

 

Срочное и важное Разрешение  кризисов; Неотложные  задачи; Проекты, у которых подходят сроки сдачи. Выполняет менеджер	Несрочные дела Планирование  новых проектов; Налаживание отношений; Оценка  полученных результатов. Менеджер  может решить сам
Срочное, но не важное Некоторые звонки; Некоторые совещания; Общественная  деятельность. Менеджер  может делегировать	Не срочное и не важное Рутинная  работа; Некоторые письма;   Менеджер  должен делегировать

 

 

2. Характеристика управления рабочим временем в ПК «Петровский бастион»

 

Полное наименование предприятия: «Производственная компания Петровский бастион» находится по адресу г. Красноярск 9 Мая, 67. Генеральным директором компании является Зарыхляев П.И. ПК «Петровский бастион» самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы своего развития. ПК «Петровский бастион» оплачивает все налоги предусмотренные Законом РФ. Каждый работник имеет трудовую книжку. Внешний контроль над деятельностью ПК «Петровский бастион» осуществляют налоговые, природоохранительные, антимонопольные органы, общество «Защиты прав потребителей» и др. на основании действующего законодательства.

Целью компании является наиболее полное обеспечение безопасности, защита дома и офиса заказчика от противоправных посягательств; услуги, при максимальной прибыли и минимальных издержках  для предприятия.

Разработаны высокотехнологичные  двери, обеспечивающие максимальную защиту, безопасность и комфорт.

С 2000 года компания занимается изготовлением, установкой и обслуживанием  входных дверей, ворот, заборов, вагончиков, сейфов, решеток и других металлоизделий любого размера и с учетом всех требований заказчика по городу Красноярску и близлежащим населенным пунктам. Также предлагается продукция компании DOORHAN: автоматические сдвижные, секционные, распашные ворота, рольставни, шлагбаумы, противопожарные двери. Производство оснащено современным оборудованием, мощным гибочным станком, используется точечная и полуавтоматическая сварка в среде защитного газа. Это позволяет стабильно держать высокое качество и сочетать массовое производство с работой «под заказ». В 2005 году компания открыла собственное столярное производство, которое динамично развивается и поставляет на рынок металлические дверные блоки из деревянного массива.

Основными заказчиками являются жители города Красноярска со средним  и высоким достатком в возрасте от 20 до 50 лет.

Основными производственными  цехами являются те, где осуществляется процесс производства (сварочный  цех, покрасочный цех, столярный  цех и цех сборки). В 2008 году на «Выставке дверей», проходившей  в городе Красноярск ПК «Петровский бастион» заняла первое место среди конкурирующих производителей, благодаря сочетанию качеств прочности, практичности и дизайна дверей.

 

2.1 Анализ внутренней среды организации

 

Внутренняя среда организации  оказывает постоянное и самое  непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет  несколько срезов, каждый из которых  включает набор ключевых процессов  и элементов организации, состояние  которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Возрастной и образовательный  уровень работников предприятия

На сегодняшний день штат сотрудников компании составляет около 150 человек.

Средний возраст и образование:

1. отдел снабжения: 25-30 лет, высшее;
2. сбыт: 23-28 лет, высшее;
3. бухгалтерия: 30 лет, высшее;
4. аппарат руководства: 38-45 лет, высшее;
5. производство и ремонт: 35-40 лет, среднетехническое, высшее.

Коллектив компании довольно молод. Среди сотрудников сложилось  такое мнение, что устроиться на работу в ПК «Петровский бастион» — только полдела: главное — удержаться в компании, потому что от сотрудников  здесь требуют полной самоотдачи. Многие из работников имеют два высших образования, но продолжают учиться: осваивают  современный менеджмент, маркетинг  и другие предметы рыночной экономики.

Умение работников работать в команде является одним из наиболее важных условий эффективного функционирования предприятия. Именно согласованные  действия всех сотрудников обеспечивают достижение предприятием своих целей.

В своих сотрудниках компания в лице её генерального директора  ценит в первую очередь творческий потенциал, неординарность мышления и  инициативность, а также именно умение работать в команде.

Степень допуска исполнителей к  принятию решений

Любое решение, принимаемое  сотрудниками того или иного отдела, согласуется с его руководителем. Также и решения руководителей  отделов должны быть согласованы  с высшим руководством.

Однако важным критерием  эффективности деятельности персонала  и продвижения по служебной лестнице является умение сотрудников самостоятельно принимать решения.

Наличие системы мотивации  кадров

Основу системы мотивации  на предприятии составляет выплата  премий. Это предусматривает единовременную выдачу работнику определенной денежной суммы в связи с достижением  им более высоких успехов в  труде по сравнению с другими  работниками.

Что касается отделов сбыта, снабжения, то здесь сотрудникам  выплачивается процент от объёма совершённой сделки. Сотрудники остальных  отделов получают материальное вознаграждение в зависимости от выполнения ими  планов.

В компании развита, помимо материальных поощрений, система поощрений моральных  – объявление благодарности за успешное выполнение сотрудником поставленных перед ним задач.

Наличие системы аттестации кадров

Функции по проведению аттестации в компании распределяются между  линейными руководителями.

Они, основываясь на корпоративной  политике, разрабатывают общие принципы оценки персонала и контролируют их исполнение на практике.

Очередная аттестация на ПК «Петровский бастион» проводится ежегодно и является обязательной для всех сотрудников.

Основа аттестации – описание проделанной работы и результатов  по основным видам деятельности.

Проведению аттестации предшествует подготовительная работа:

• разработка критериев и показателей оценки по категориям должностей;
• подготовка необходимого числа бланков оценочных листов деятельности работника;
• знакомство аттестуемых с инструкцией по заполнению оценочных листов;
• утверждение графика проведения аттестации;
• подготовка необходимых материалов на аттестуемых;
• оказание организационно-методической помощи подразделениям по проведению аттестации служащих.

Организация аттестации в  подразделениях возлагается на их руководителей. Организация же аттестации руководителей  подразделений ПК «Петровский бастион» возлагается на его правление.