Организация и технология торговли

 

      Задачами склада являются — организация эффективной деятельности склада, критерии эффективности — полное или почти полное удовлетворение заказов по номенклатуре, обеспечение срочных отгрузок в течение суток за приделы области, в течении полусуток в пределах области. Несрочные отгрузки — в течение не более 3 дней.

     Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок — на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склады заявки подразделяются на два вида — заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).

    Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов утра с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня автомобилями перевозчиков или получателей.

Заявки, поступившие  после 11—12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется — для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня, заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа — на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

        Обработка заказов включает следующие операции;

- сбор заказов  (в электронной и бумажной форме);

- проверка кредитоспособности; 

- проверка доступности  запасов; 

- подтверждение приема  заказа; 

- модификация  заказов;     

- назначение цены заказов;  

- оповещение  клиентов о состоянии заказа; 

- детализация  цен и ценовых скидок; 

- изменение источника  поставок по заказам; 

- оформление  договоров на продажу; 

- обработка договоров  на продажу; 

- выделение запасов под  заказ;

- отпуск выделенных  запасов; 

- оформление  документов на комплектование  заказа;

- отгрузка запасов по  договору о продаже; 

- выписка счетов-фактур;

-уведомление  об отправке;

- операции в  связи с возвратом товаров;

-управление обслуживанием  потребителей 

- контроль стимулирования продаж.

     Полученной после ввода заказов файл обрабатывается в несколько этапов:

- проверка артикулов (каталожных  номеров) товаров в заказах  на соответствие имеющимся в  базе данных с выводом спецификации  тех товаров, номера которых  неизвестны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявлений и обобщения спроса новые товары, не хранимые на складе;

- сверка заказов со  справочниками приоритетов и  других признаков и сортировка  заказов с целью первоочередной  работки срочных заказов, заказом  приоритетных клиентов, заказов  на скоропортящиеся товары и  т. д.

     Компьютер проверяет "ненормальные" заказываемые количества. Во избежание обработка неверного заказа система предусматривает поиск "ненормальных" количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму дает правильное предложение количеств в таких случаях.

    Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как "неформальное" количество превышающее спрос в 3 и более раз.

В случае заказа "ненормальных" количеств небыстро оборачивающихся  товаров они могут выть поставлены после подтверждения заказчика.

Некоторые оперативные документы  и справки:

-  регистрация заказа;

-  подтверждение заказа;

  -  заказы в работе: по товарам, по заказчикам;

- комплектовочная накладная;

- регистрация отгрузки  и выставления счета;

- счет;

- спецификация заказа;

- кредитовая мемо-запись;

- задержанные заказы;

        - зарезервированные  товары;

- акты приема возвратов;

- история возвратов товаров.

 

 Распределение запасов  по заказам

 

     Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.

Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др.

   Последовательность обработки заказа:

новый заказ + невыполненный  заказ — слияние — решение о приоритете распределения — решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов — распределение запаса — перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам).

    В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам — ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т.п.

     Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа — до отбора, до упаковки или до отгрузки.

Задачами склада являются — организация эффективной  деятельности склада, критерии эффективности — полное или почти полное удовлетворение заказов по номенклатуре, обеспечение срочных отгрузок в течение суток за приделы области, в течение полусуток в пределах области. Определение порядка поступления и выполнения заказа от потребителей для организации ритмичной загрузки персонала.

Необходимо обеспечить возможность настройки заказов  и строк заказов при отборке  на:

- неоднократные  отгрузки;

- несколько дат  отгрузки и доставки, по нескольким  адресам, с различными инструкциями:

- разные методы  отгрузки;

- разные исходные  склады хранения товаров.

 

 Отправка товаров потребителям

 

Отпуск товаров  со склада включает следующие операции:

  - подготовку  комплектовочных накладных;

    - формирование маршрутных карт, сборочных листов;

           -оптимизация маршрутов сбора товара по критериям 
наибольшего освобождения мест хранения;

  - отбор товаров  с мест хранения;

  - перемещение  товаров в зону комплектования  заказов;

  - комплектование  заказов и упаковка - укладка в  тару, 
формирование грузовых мест;

  -оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;

  - закрытие  грузовых мест, обтягивание их  металлической или пластиковой лентой;

  - маркировка  грузовых мест;

  - формирование  грузовых модулей — пакетирование  грузовых мест на поддонах;

  - перемещение  грузовых модулей в зону погрузки;

  - инструкции  для товаров с повышенным уровнем  опасности;

- объединение  товаров в партии;

- загрузка контейнеров,  автомобилей, железнодорожных вагонов;

- оформление транспортной накладной.

 

Отбор товаров

 

      Существуют несколько основных подходов к отбору требуемых для формирования поставки деталей, их сортировки и распределения для поставки:

    Система областей. Товары хранятся при совместном расположении всех предметов, организованном по какому-либо логическому принципу. Сборщик заказа перемещается по складу, собирая последовательно каждое изделие до тех пор, пока заказ не будет выполнен; затем он перемещается в области упаковки и распределения для дальнейшей отправки. Сортировка в этой системе происходит автоматически, поскольку изделия для каждого заказа накапливаются отдельно, по ходу его комплектации.

      Модифицированная система областей. Эта система функционирует подобно системе областей, за исключением того, что запасы разделяются на рабочий и резервный. Для пополнения рабочего запаса из резерв-ного применяются дополнительные рабочая сила или процессы.

    Система зон. Каждый сборщик или группа сборщиков работают на специализированном складе, или товарной зоне. Заказ разделяется на зоны, каждая часть отправляется в соответствующую зону для отбора и отправки в сортировочную область, где заказ комплектуется для отправки. Каждый заказ выполняется индивидуально и должен быть завершен, прежде чем появится следующий.

    Система последовательных зон. Каждая часть заказа комплектуется в соответствующей зоне, а заказ по ходу комплектации перемещается от одной зоны к другой.

      Система с множеством заказов. Собирается группа заказов, подготавливаются и сортируются по зонам квитанции или иные знаки того, какие предметы необходимы для выполнения группы заказов. Отобранные из каждой зоны изделия транспортируются в сортировочную область, где группируются в соответствии с заказами. Эта система требует тщательного контроля для гарантии того, что поставка будет сформирована из всех заказанных предметов и только из них. Обычно каждому заказу назначается время, за которое все изделия должны прибыть в сортировочную область, а также место в этой области, в котором они должны по прибытии складироваться; система грузопереработки материалов настраивается на сбор изделий из каждой зоны комплектации на основе установленного расписания и распределения их на требуемые участки сортировочной области.

Система областей складирования несомненно является наиболее широко используемой. Она проста в управлении и контроле. Однако она становится громоздкой в том случае, если число заказов или число изделий велико. Система складских зон является попыткой преодоления этого затруднения путем разбиения системы выполнения заказов на последовательности областей, действующие параллельно (система зон), либо последовательно (последовательная система зон). В том случае, если система областей или ее модификация механизированы, пропускная способность системы с трудом адаптируется к колебаниям нагрузки.

     Системы с множеством заказов, или с расписанием, лучше адаптируются к условиям управления большими запасами и необходимости обработки очень большого числа мелких заказов, с несколькими изделиями на заказ. Хотя такая систем является более сложной в управлении.

      Комплектовщики или другие сотрудники склада получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров.

    При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки и перемещается в зону комплектации партий товаров.

     Ручной отбор при отпуске небольшого количества товаров выполняют с укладкой на ручные тележки, которые доставляют в зону комплектации.

На очень крупных  складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа.

     Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам.

     Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.

Применение портативных  терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминал выводится задание — провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.