Связи с общественностью в органах государственной власти города Москвы и направления их совершенствования

Сбор и мониторинг новостей. Правительственные пресс-службы ежедневно проводят мониторинг новостей для информирования начальства и сотрудников о происходящих событиях, способных повлиять на деятельность организации. В персонал пресс-служб большинства губернаторов и федеральных ведомств входят сотрудники, которые составляют подборки новостей и рассылают их ведущим управленцам, а также готовят резюме отдельных телевизионных репортажей. Некоторые пресс-службы подписываются на услуги агентств по сбору информации - частных компаний, отслеживающих материалы в небольших региональных изданиях.

Зачастую достаточно лишь сделать копии наиболее важных публикаций. Переписывание и адаптация статьи, вне зависимости от ее размера, занимает у персонала слишком много времени.

§3.3 Регламент общение по телефону в работе правительственных пресс-служб в США

 

Сотрудники пресс-службы Белого дома, ведущих министерств и ведомств работают посменно. Эта система позволяет структуре функционировать в круглосуточном режиме мониторинга новостей. Представитель по связям с прессой должен находиться на месте постоянно, в том числе по выходным, предоставляя ответы на запросы СМИ. Как правило, в сменах работает персонал младшего звена, что обеспечивает пресс-секретарю полноценный отдых. Иногда, во время работы над большим материалом спикеры обмениваются номерами домашних и мобильных телефонов с представителями СМИ. Таким образом, ответы на вопросы можно получить даже в конце рабочего дня. Работа над статьей совместно с журналистом исключает участие третьих лиц, менее компетентных в теме материала. "Лучше, чтобы репортер позвонил мне домой и получил точную и исчерпывающую информацию, а не неуклюжий ответ от дежурного сотрудника, не столь знакомого с ситуацией", - подчеркивает представитель оборонной организации по связям с общественностью. Обмен телефонными номерами особенно важен для стран, территорию которых пересекают несколько часовых поясов.

В новых демократических государствах правительственные спикеры неохотно идут на такой шаг, опасаясь постоянных звонков. Однако возможность журналиста звонить на ваш сотовый телефон убирает "фильтры" - секретарей или помощников, стремящихся узнать, кто и по какому поводу беспокоит. Это позволяет отвечать исключительно на важные звонки. А неподготовленный спикер, предоставивший свой телефонный номер, менее подвержен нападкам прессы. Наличие помощника, фильтрующего звонки, дает время подготовиться, его ответ также означает, что в офисе присутствует сотрудник, способный дать пояснения представителям СМИ.

Нет необходимости давать немедленный ответ. Лучше самому перезвонить журналисту, предварительно прояснив ситуацию. Можно сказать: "Вы позвонили мне в неудобный момент. Когда вам перезвонить?". Нужно сделать это в сжатые сроки. Не менее важно, чтобы телефон был постоянно включен. В противном случае пресса обратится за информацией к другим источникам. "Спикер должен все время находиться на связи. Раздавать номер телефона направо и налево не рекомендуется, но отвечающий на вопросы персонал должен постоянно ощущать уверенность в возможности перевести звонок репортера на телефон спикера", - считает Джулианна Гловер, пресс-секретарь вице-президента Чейни.

 

§3.4 Правильное распределение рабочих ресурсов в деятельности правительственных пресс-служб в США

 

Эффективное управление вопросами, связанными со СМИ, вовсе не подразумевает увеличения затрат, найма дополнительных работников или приобретения дополнительного оборудования. Важно правильно распределить имеющиеся ресурсы.

Персонал пресс-службы министерства состоит из огромного количества сотрудников. Но число тех, кто занимается связями со СМИ, мизерно. Большая часть работников занята выпуском министерского еженедельного и ежемесячного бюллетеня, который затем поступает в продажу. Чиновники сочли такой способ общения с гражданами самым лучшим. Сразу после падения коммунистического режима этот бюллетень заполнил пустовавшую нишу в информационном пространстве.

На рынке новостей страны доминировало телевидение. Тем не менее, министерство не проводило мониторинг телевизионных новостей. В штате даже не было человека, отвечающего за работу с тележурналистами. Пресс-служба министерства не обладала доступом к интернету и электронной почте, а единственный компьютер использовался в качестве печатной машинки.

Спикеры не успевали обрабатывать запросы, поступавшие от СМИ, а журналисты жаловались на недостаток информации и медлительность пресс-службы. Министерству следовало бы заняться целесообразным размещением ресурсов (людей и оборудования) и перенаправить их на главные источники, из которых граждане получают новости - независимое телевидение и печатные средства массовой информации.

 

§3.5 Необходимость в координации работы правительственных пресс-служб в США

 

Любая успешная деятельность по связям с общественностью существенно зависит от координации работы с другими подразделениями и персоналом вашей организации и внешними ведомствами.

"Очень важно, чтобы  все члены организации понимали  приоритеты деятельности, миссию  организации и работали ради  воплощения в жизнь скоординированной  программы", - считает Сьюзан Кинг, бывший помощник секретаря по связям с общественностью министерства труда США. "Люди, не понимающие задач и приоритетов, не сумеют донести общественности коллегиальное мнение, и работа организации сильно пострадает". В чем состоит важность координации?

Во-первых, она обеспечивает хороший старт любой программе. В свое время бывший пресс-секретарь Белого дома Марлин Фитцуотер обратился с просьбой к директорам по связям с общественностью всех департаментов предоставлять сведения, которые, по их мнению, достойны размещения на первых полосах газет. Таким образом, президент мог сообщать общественности важнейшие новости каждого ведомства.

Во-вторых, может случиться, что сотрудники какого-либо министерства занимаются вопросом или программой, уже разработанными в другом ведомстве. Пресса вправе задать вопрос: если глава правительства не в состоянии координировать действия двух министерств по одному вопросу, можно ли считать его хорошим руководителем?

В-третьих, в случае согласования вопроса двумя правительственными чиновниками, объединенные усилия их ведомств приведут к лучшему результату.

В-четвертых, вы можете оказаться в неловкой ситуации, если работа других получит освещение в прессе, а вам об этом ничего не известно. Например, один из правительственных чиновников объявил о запуске крупной программы, не оповестив Белый дом. Сама программа получила достаточно хорошее освещение в СМИ, но сюжеты о том, что президенту ничего не было известно, стали топ-новостями.

В заключение остается заметить, что банального обмена графиками и планами между чиновниками недостаточно. Прессе и пресс-службам следует заниматься координированием планов. Журналисты справедливо возмущаются, когда разные правительственные структуры проводят пресс-конференции в одно и то же время.

Американское оборонное ведомство, напротив, делает упор на координированную работу. Ежедневно в конце рабочего дня центральная пресс-служба военно-морского флота в Вашингтоне проводит сверку хронологии и перечня событий за день с региональными представительствами. В главном офисе систематизируют собранную информацию, а затем по электронной почте рассылают ее обратно в представительства. Спикеры общаются друг с другом по общим вопросам и согласовывают ответы, направляемые представителям СМИ.

Сотрудник пресс-службы флота отмечает: "Такой подход лишает прессу возможности получения "двойственных ответов" за счет общения с нашими службами. В противном случае они попытались бы вытащить из нас разные ответы. Я очень часто замечал, что журналист звонит моему коллеге в другой город и дублирует вопросы, на которые уже получены ответы. Знание основ работы прессы позволяет нам согласовывать ответы, чтобы избежать конфликтных ситуаций и представлять, какой репортаж выйдет из-под пера репортера".

Во многих странах чиновники коалиционных правительств жалуются на невозможность достичь слаженности действий, поскольку ключевые посты в кабинете занимают представители весьма далеких друг от друга партий. Однако это нисколько не преуменьшает значимость координации в коалиционном правительстве.

Заключение

 

Формы и методы работы современной пресс-службы отличаются многогранностью, что в свою очередь способствует появлению возможностей для достижения различных целей.

Важнейшим условием эффективности работы любой организации сегодня является своевременная и достоверная информация, и пресс-служба, являющаяся информационным центром, становится основой любой фирмы или учреждения, обеспечивая согласованность действий, выработку планов и достижение целей. Для этого необходимо иметь хорошо налаженные контакты со СМИ, обладать определенными техническими возможностями. Причем формы и методы работы пресс-службы со СМИ являются базовыми, так как используются и при связи организации с общественностью и в работе политических структур.

Хотелось бы отметить, что работа пресс-службы государственных органов занимает особое место. Масштабность и важность информационных потоков обуславливают особенности ее функционирования. Например, в работу пресс-службы Белого Дома в США входит не только реагирование на возникающие вопросы, но и составление прогнозирующего, опережающего плана, позволяющего доносить идеи до сограждан, что сделать довольно проблематично ввиду загруженности информацией, постоянной нехваткой времени и постоянно меняющейся ситуации в мире.

Пресс-служба, как голос организации, должна реагировать мобильно и эффективно на все возникающие вопросы и проблемы. Только имея разработанные каналы связи со СМИ, понимая цели и задачи, зная способы реализации идей, пресс-служба сможет функционировать эффективно.

Список литературы

 

Книги одного автора:

Ворошилов В.В. Современная пресс-служба. М., 2009.

Блэк С. Паблик рилейшнз. - М.: Сирин, 2002.

Чумиков А.Н. Связи с общественностью: учебное пособие для вузов. М., 2000.

Тертычный А.А. Жанры периодической печати. М. 2000.

Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. ГНОМ-ПРЕСС, 2003.

Кривоносов А.Д. Жанры ПР-текста. СПб, 2001.

Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000.

Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М., 1998.

Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001.

Snitel F. P. The Practice of Public Relations. N. - V.: Plenum, 1992.

Книги двух авторов:

Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба. М., 2009.

Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство "Дело", 2006.

Андреев С.А., Мельниченко Л.Н. Основы некоммерческого маркетинга для политических партий, властных структур, некоммерческих организаций, физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.

Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. СПб: Питер, 2005.

Гульбинский Н., Сорокина Е. "Краткий курс" для эффективных политиков. М.: АВАНТИ, 1999.

Егорова-Гантман Г., Плешаков К. Политическая реклама. М., 1999

Книги трех авторов:

Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова К.А. Связи с общественностью в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство СПбГЭТу "ЛЭТИ", 2003.

Азарова Л.В., Иванова К.А. ., Яковлев И.П. Организация ПР-кампаний: учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2000.

Катлип С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001.

Электронные ссылки:

news2000

1 Блэк С. Паблик рилейшнз. – М.: Сирин, 2002. с 202.

2 Кочеткова А.В., Тарасов  А.С. Современная пресс-служба. М. Эксмо, 2009. с 32.

3 Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство «Дело», 2006. с 363.

4 Егорова-Гантман Г., Плешаков К. Политическая реклама. М., 1999. с 65-72.

5 Чумиков А.Н. Связи с общественностью : учебное пособие для вузов. М., 2000. с 115.

6 Тертычный А.А. Жанры периодической печати. М. 2000. с 216.

7 Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. 1997. с 65.

8 Кривоносов А.Д. Жанры  ПР-текста. СПб., 2001. с 126.

9 Пашенцев Е.Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. М., 2000. с 61.

10 Чумиков А.Н. Связи с общественностью : учебное пособие для вузов. М., 2000. с 115-117

11 Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. с 57-60; Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности. М., 1998. с 219-222.

12 Азарова Л.В., Гусева  Н.В., Иванова К.А. Связи с общественностью  в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство СПбГЭТу «ЛЭТИ», 2003.

13 Азарова Л.В., Иванова  К.А.., Яковлев И.П. Организация ПР-кампаний : учеб. пособие. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2000.

14 Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М. ГНОМ-ПРЕСС, 2003.

15 Андреев С.А., Мельниченко  Л.Н. Основы некоммерческого маркетинга  для политических партий, властных  структур, некоммерческих организаций, физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.

16 Катлип С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С. 364.

17 Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001. С. 130.

18 Ольшанский Д.В., Пеноков В.Ф. Политический консалтинг. СПб.: Питер, 2005. С. 197—198.

19 Гульбинский Н., Сорокина  Е. «Краткий курс» для эффективных  политиков. М.: АВАНТИ, 1999. С. 81—82.

20 Катлин С.М. Сентер А.Х., Брум Г.М. Паблик pилейшнз. Теория и практика. М.: Вильямс, 2001. С. 124.

21 Snitel F.P. The Practice of Public Relations. N.-V.: Plenum, 1992. P. 110-117.