Необходимость оптимизации материальных потоков

Документирование разгрузки  товара. На следующий день после  получения документов сотрудник группы приема товаров отдела логистики производит разгрузку автофуры. Перед получением документов сотрудник группы приема товаров обязан удостовериться в целостности пломбы на траке, обязательно присутствовать при ее демонтаже.

Каждый день проверяется и техническое состояние всего используемого оборудования, на котором предстоит работать. В том числе производится испытание тормозов, рулевого управления, электрозамка, звукового сигнала и разъединительной вилки.

Разгрузка товара производится тремя сотрудниками из групп приема товаров: первый осуществляет непосредственную разгрузку товаров с применением погрузчика, второй осуществляет прием товара, сравнивая по внутреннему листу загрузки товаров количество прибывшего товара с количеством, заявленным в документе, и проверяет на отсутствие повреждений. В обязанности второго сотрудника входит и подготовка товара к вывозу.

Третий сотрудник осуществляет проверку пришедшего товара по количеству, заданному в заказе торговых зон  отдела продаж на данную машину, и одновременно производит сортировку поврежденного товара, а также проводит разбор паллет, на которые помещены несколько товаров сразу.

При обнаружении в  процессе разгрузки расхождения  в поставке или поврежденного  товара сотрудник делает пометку во внутреннем листе загрузки. В этом случае производится фотографирование обнаруженных несоответствий, правила которого определены внутренним документом "Правила фотографического оформления возврата поврежденного товара и товара, имеющего расхождение в поставке".

Данный документ устанавливает  определенную последовательность действий сотрудников группы приема товаров. Сотрудник производит фотографическое  оформление:

- кабины грузовой автофуры;

- открытой фуры и  паллеты с поврежденным товаром;

- отдельно паллеты с поврежденным товаром (на фотографию наносится указатель, обозначающий место повреждения товара);

- самого повреждения;

- этикетки с наименованием  поврежденного товара;

- сопроводительной этикетки.

После процедуры фотографического оформления в зону приема товаров приглашается сотрудник отдела восстановления и оценки качества товаров для оценки ущерба.

Перечень сотрудников, имеющих разрешение на доступ в помещение  отдела восстановления и оценки качества товара, а также перечень операций, для осуществления которых необходимо привлекать сотрудников отдела восстановления и оценки качества товара, утверждены как внутренние нормативные документы.

В данной ситуации выписывается бланк внутренних операций со статьей  списания на починку поврежденного  товара, доставленного из дистрибьюторского центра. Данный документ заверяется подписью лидера группы учета движения товаров и подписью начальника отдела логистики.

После проведения визуальной и технической экспертизы товар  выставляется на продажу в секцию уцененных товаров либо в случае серьезных повреждений подлежит уничтожению.

После проведения всех операций сотрудником группы приема товаров  в присутствии сотрудника отдела восстановления и оценки качества товаров  составляется отчет о повреждениях и расхождениях в поставке (в электронном и бумажном виде). Он содержит сведения о номере артикула, наименовании, количестве поврежденных товаров и товаров, имеющих расхождение в поставке. Электронная форма передается по каналам внутренней электронной почты в центральный офис компании, а бумажная хранится в архиве магазина в течение 1 года. Данный документ позволяет сокращать в дальнейшем финансовые потери при транспортировке товаров.

По окончании разгрузки  поврежденного товара сотрудник  группы приема товаров ставит свою подпись и печать во всех экземплярах товарно-транспортной накладной и на внутреннем листе загрузки товаров. Он также обязан возвратить водителю третий экземпляр товарно-транспортной накладной. Оставшиеся документы сотрудник группы приема товаров отдела логистики помещает в лоток "Разгруженные машины".

Не менее регламентирована и процедура отправления товара. Этот процесс призван решить проблему недостаточности товарных запасов  в одном из магазинов торговой сети, позволяет оптимизировать продажи  внутри компании и также выполняется в несколько этапов.

Документирование подготовки к отправлению товаров. На первом этапе сотрудниками дистрибьюторского  центра составляется примерный список товаров, подлежащих отправке в другие магазины. Список согласовывается с  лидерами торговых зон отделов продаж магазинов компании и отсылается по внутренней электронной почте в центральный офис компании, где он также проходит ступени согласований, и начальникам отделов логистики всех магазинов торговой сети.

Начальники отделов  логистики магазинов составляют товарные предложения, содержащие данные о наименовании и необходимом количестве товаров, подлежащих отправке из дистрибьюторского центра. Данные товарные предложения рассылаются в отделы логистики магазинов-получателей для согласований. После этого товарные предложения утверждаются в центральном офисе компании и по внутренней электронной почте пересылаются в магазин, готовящий товар к отправке.

Сотрудник отдела логистики  помещает список в лоток "Неотправленные машины". Согласно информации, полученной из списка, по каждой торговой зоне составляются перечни товаров, подлежащих отправлению.

Сотрудники отдела продаж при содействии сотрудников отдела логистики осуществляют сборку и  комплектацию товара на паллеты, поддоны  или тролли. На каждый поддон, короб или тролль сотрудником отдела логистики или отдела продаж вручную заполняются лейбаки. Сотрудники группы приема товаров согласно информации, полученной из списка, составляют перечень товаров, подлежащих снятию со складских мест.

Все собранные паллеты, поддоны, коробы и тролли с товаром размещаются в зоне приема товаров, а при недостатке места выставляются в один из складских рядов. Количество и характеристики собранных товаров должны полностью соответствовать информации, указанной в списке.

Ответственный сотрудник  дистрибьюторского центра согласно спискам товаров, собранных из разных торговых зон торгового зала и  складских мест для отправления  в другой магазин, через специальное  окно информационной системы магазина производит списание данных товаров. Сотрудник группы приема товаров в свою очередь согласно данному списку производит заполнение товарно-транспортной накладной, где в графе "Пункт погрузки" указывает свой магазин с указанием полного адреса, а в графе "Грузополучатель" - адрес магазина, куда направляется данная группа товаров.

Помимо накладной заполняется  внутренний лист загрузки. В него заносятся  данные о грузоотправителе и грузополучателе  согласно указанным в накладной, а также полностью воспроизводится  весь список отправляемых товаров с указанием номера, наименования и количества штук. Также в лист вносятся сведения о виде используемых при загрузке товаров, вспомогательных материалов и их количестве. Сведения внутреннего листа загрузки должны соответствовать списку, полученному по внутренней электронной почте из центрального офиса для данного магазина.

Порядок согласования внутреннего  листа загрузки приведен па рис. 7

 

┌─────────────────────┐

│                     │

│ ┌─────────────────┐  │

│ │                 │ │     ┌─────────── Начальник отдела логистики

│ │ ┌─────────────┐ │  │     │            магазинов-получателей

│ │ │             │ │ │     │ ┌───────── Лидеры торговых зон отдела продаж

│ │ │ ┌─────────┐ │  │ │     │ │          магазинов-получателей

│ │ │ │         │ │ │ │     │  │ ┌─────── Начальник отдела логистики

│ │ │ │ ┌─────┐ │  │ │ │     │ │ │        центрального офиса

│ │ │ │ │ ┌─┐ │ │  │ │ │     │ │ │  ┌───── Лидеры торговых зон отдела продаж

│ │ │ │ │ │ │<├─┼─┼─┼─┼─────┘  │ │ │      центрального офиса

│ │ │ │ │ └─┘ │<├─┼─┼─┼───────┘ │ │ ┌─── Начальники отделов логистики

│ │ │ │ └─────┘ │<├─┼─┼─────────┘  │ │    магазина-отправителя

│ │ │ │         │ │<├─┼───────────┘ │  ┌─ Лидеры торговых зон отделов  продаж

│ │ │ └─────────┘ │  │<├─────────────┘ │  магазина-отправителя

│ │ │             │ │ │<──────────────┘

│ │ └─────────────┘ │  │

│ │                 │ │

│ └─────────────────┘  │

│                     │┘

Рис.7. Порядок согласования внутреннего листа загрузки

 

Отправление товара. В  день отправления товара в магазины-получатели сотрудник дистрибьюторского центра заполняет четыре экземпляра товарно-транспортной накладной. Все экземпляры заверяются печатью магазина и личной подписью сотрудника группы приема товаров. Три экземпляра товарно-транспортной накладной передается водителю транспортного средства, осуществляющего перевозку, а один экземпляр остается в магазине-отправителе.

На основании списка отправляемых товаров заполняется  бланк внутреннего листа загрузки товара (рис.8).

 

Наименование  магазинов,  отправившего и           получившего товары	Наименования  номеров и   названий отправляемых    товаров, их количество	Подпись сотрудника,        заполнившего документ,     место для проставления     оттиска печати магазина

Рис. 8. Бланк  внутреннего листа загрузки товара

 

Вспомогательные материалы, используемые при комплектации товаров, подлежащих отправлению, указываются как товар в бланке внутреннего листа загрузки товара. Оригинал бланка сотрудник дистрибьюторского центра передает водителю транспортного средства, осуществляющего перевозку товаров, а себе оставляет копию. Электронная версия внутреннего листа загрузки передается сотрудником дистрибьюторского центра по каналам внутренней электронной почты сотрудникам группы приема товаров магазинов компании, в которые данный товар был отправлен.

Обязательному документированию подлежит и перемещение товаров  внутри магазина.

После разгрузки товара из автофуры товар вывозят на специальную  складскую зону, откуда сотрудники группы заполнения перевозят его  для выставления в торговом зале. Нормативным документом в данном случае являются правила работы группы заполнения торговых мест. Данный документ находится в свободном доступе на специальном портале отдела логистики магазина.

В своей работе сотрудники данной группы отдела логистики используют гидравлические тележки (роклы) 2-х видов: механические и с электроприводом, эксплуатация которых ведется после прохождения первичного вводного инструктажа на рабочем месте. Требования к техническому состоянию, исправности основных механизмов содержатся в инструкции по охране труда при работе с гидротележкой (роклой), содержащей информацию по общим требованиям безопасности перед началом работ, во время и по окончанию работ, порядок действий при ликвидации аварийной ситуации.

Гидравлические тележки подлежат учету с использованием бланка регистрации и используются строго в пределах склада и торгового зала (рис.9).

 

Инвентарный номер   тележки	Номер магазина    компании	Название отдела	Роспись сотрудника    торговой зоны

Рис. 9 Бланка регистрации гидравлических тележек

 

Большая часть разгруженного  товара отправляется в торговый зал  для заполнения торговых мест. Если в процессе заполнения обнаружены лишние единицы товара, сотрудник торговой зоны заполняет на него лист возврата товара (рис. 10):

 

    Номер торговой зоны                 Место

    ___________________                 ___________________

 

    Дата                                Фамилия заполнившего бланк

    ___________________                 ___________________

 

Номер артикула товара	Наименование  товара	Количество  товара

Рис.10. Лист возврата товара

 

Согласно данному листу  сотрудник склада выполняет постановку товара на складское место, автоматически  определяемое через специальное  окно информационной системы магазина.

Периодически действия сотрудников торгового зала поминутно  расписываются, подробно освещаются наиболее проблематичные операции, например работа с информационной системой.