Необходимость оптимизации материальных потоков

Ответственным сотрудником  группы учета движения товаров выполняется  процедура автозаказа товара - экстренного заказа, сделанного во время работы магазина, как результат неправильно организованного торгового места либо ошибки в данных системы о наличии товара на торговом месте.

Первоначально ответственный  сотрудник группы учета движения товаров изучает отчеты по заполняемости торговых мест, составленные информационной системой. Затем данные отчеты распечатываются и передаются на согласование лидерам торговых зон. После согласования всех отчетов запускается процедура автозаказа товара с прибывающих на следующий день машин.

После проведения автозаказа проводится сравнительный анализ количества необходимого для продажи товара и товара, заказанного с прибывающих  машин. При появлении расхождений  данные по подобным товарам сохраняются  в специальном окне информационной системы магазина для визуальной проверки на следующий день.

Упрощению проведения работ  по автозаказу способствуют процедуры  ежедневной и ежегодной инвентаризации.

Ежедневная инвентаризация проводится ответственным сотрудником группы учета движения товаров в течение рабочего дня на местах торгового зала и склада магазина. В начале рабочего дня сотрудник группы учета движения товаров проводит соотнесение данных о количестве товаров в информационной системе магазина и данных о количестве проданных товаров, полученных из системы управления кассами. При наличии разницы в показателях количества единиц товаров через специальное окно информационной системы распечатывается список всех проблемных товаров.

На основании данного  списка сотрудник проводит визуальный осмотр склада и торговых мест с проблемным товаром. Бланк, помимо номера, наименования товаров, содержит графы, фиксирующие количество товара в информационной системе магазина (заполняется системой автоматически) и фактическое его количество, заносимое сотрудником вручную, и содержит данные ручного подсчета товаров.

В результате визуального  осмотра сведения о фактическом  количестве проблемных товаров вносятся в специальное окно информационной системы, корректируя количество проблемного товара, исправляя ошибки системы управления кассами.

Ежегодная инвентаризация проводится всеми сотрудниками магазина и приводит в соответствие данные информационной системы и системы  управления торговыми местами магазина о наличных объемах всех товаров в реальной ситуации.

Из сотрудников отдела логистики создается группа, ответственная  за внесение данных инвентаризации в  информационную систему магазина.

Магазин делится на специальные  зоны, подсчетом в каждой из которых  занимаются два сотрудника (от отдела логистики и отдела продаж). Всем сотрудникам выдаются папки с бланками ручного подсчета, имеющими заполненные графы, фиксирующие номер и наименования товара, и пустые графы для записи количества единиц товара.

Если товар в списке отсутствует, все данные по нему вносятся сотрудником вручную. Ответственные сотрудники отдела логистики через специальные окна информационной системы и системы управления торговыми местами вводят сведения по каждому товару таким образом, чтобы можно было отследить по системе теоретическое (до проведения ежегодной инвентаризации) и фактическое (после проведения ежегодной инвентаризации) количество товаров в магазине.

При обнаружении расхождений  в количестве единиц товара производится процедура повторного пересчета, порядок  действий в которой абсолютно идентичен процедуре пересчета, описанной ранее (рис. 11).

 

             Ручной       /└────────────────┐

             подсчет     /                  │

   ┌────┐    товара      \                  │

   │    │                 \┌──────────┐     │

   │    │                             │     │

   │    │                             │     │

  ─┘    └─                            │     │

  \      /                            └─────┘

   \    /                            Введение данных

    \  /                             в систему

     \/

                        ┌────────────────┘\

Проверка соответствия   │                  \

данных в системе        │                  /

                        └────────────────┐/

Рис. 11.  Этапы процедуры ежегодной инвентаризации

 

В целях обеспечения  контроля перемещения товара внутри магазина компании используется бланк  внутренних операций. Для получения  данного бланка любой сотрудник  обязан с разрешения непосредственного  руководителя обратиться в группу контроля движения товаров и заполнить журнал учета получения бланков внутренних операций, указав свою фамилию, отдел магазина и причину получения бланка.

При заполнении бланка сотрудник  указывает дату операции, фамилию, наименование отдела, наименования изъятых товара(ов) и их количество соответственно. Бланк подписывается сотрудником группы учета движения товаров и непосредственным руководителем сотрудника, заполнившего бланк. На основании сведений бланка данный товар исключается из товарного запаса для продажи в магазине в информационной системе магазина и системе управления торговыми местами.

Бланк заполняется на основании инструкции, содержащей правила  и наиболее типичные причины заполнения каждой графы бланка внутренних операций.

Бланк имеет несколько  статей списания, дублирующих операции различных отделов (рис.12).

Ф.И.О. сотрудника	Дата	Отдел	Разрешение (роспись)
Степанов А.В.	21.04.2011	Отдел             коммуникаций      и интерьера	Смирнов Ю.Н.

 

Код перемещения	Цель перемещения
010	Взят для  внутреннего оборудования магазина
023	Взят для  починки
143	Списан в  связи с получением повреждений
	И др.

 

Артикул товара	Наименование  товара	Количество	Код перемещения

Рис. 12  Этапы  процедуры ежегодной инвентаризации

 

Товар может быть списан, например, в таких случаях.

- использование товара для оформления интерьера магазина. Проводится для наглядного представления всех товаров из ассортимента как в отделе сопутствующих товаров, так и на складе;

- использование товара для внутренних нужд магазина. Примерами может стать оформление рабочего места сотрудника, техническое обслуживание магазина, оформление ресторана и бистро, оформление детской комнаты магазина;

- прием неповрежденного товара от покупателей. Статья списания используется для обратного приема неповрежденного товара от покупателей. Принятый от покупателей неповрежденный товар с заполненным бланком поступает в отдел восстановления и оценки качества товаров для проверки отсутствия повреждений. Затем товар отправляется на ранее занимаемое торговое место;

- прием поврежденного товара(ов) от покупателей. Статья списания используется для обратного приема поврежденного товара от покупателей в случае обнаружения последними проблем с качеством в магазине или вне магазина. Принятый от покупателей поврежденный товар с заполненным бланком отправляется в отдел восстановления и оценки качества товаров для оценки стоимости. После проведения визуальной и технической экспертизы товар выставляется на продажу в секцию уцененных товаров либо в случае серьезных повреждений подлежит уничтожению;

- изъятие товара для проверки качества. Статья списания используется сотрудниками отдела обслуживания покупателей совместно с сотрудниками отдела восстановления и оценки качества товаров в случае обнаружения проблем с качеством товара в магазине или при получении информации извне. Примером подобной статьи служат плановые выборочные проверки-экспертизы партий товара, находящегося на складе магазина;

- возврат товара, отремонтированного сотрудниками отдела восстановления и оценки качества товара, в свободную продажу. Статья используется сотрудниками отдела восстановления и оценки качества товаров по согласованию с сотрудниками отдела продаж и логистики для возврата товара в свободную продажу в случае отсутствия видимых повреждений. Для использования данной статьи необходимо разрешение сотрудников отдела восстановления и оценки качества товаров и отдела продаж и логистики;

- починка товара, поврежденного в магазине. Статья списания используется сотрудниками отдела продаж или отдела логистики в случае повреждения товара при транспортировке внутри магазина. Примерами использования подобной статьи являются: повреждение товара(ов) покупателем в магазине, при перемещении со склада в отдел.

Оригиналы бланков хранятся у ответственного сотрудника группы учета движения товаров отдела логистики в течение 2 лет. Все заинтересованные отделы работают с копиями бланков, заверенными ответственным сотрудником группы учета движения товаров отдела логистики, которые подлежат хранению в течение 2 лет.

Таким образом, система  организационно-документационного обеспечения деятельности отдела логистики компании состоит из целого ряда документов, определяющих круг должностных обязанностей рядовых сотрудников, специалистов и начальников групп. Все существующие и разрабатываемые документы способствуют упрощению и унификации ряда логистических процедур в магазинах компании, а также позволят совершенствовать  работу компании в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Организация службы логистики на предприятии  очень важна в настоящее время. Так как, благодаря данной службе, вся продукция должна заказываться строго под конкретного потребителя и после подтверждения факта оплаты. А также чтобы продукция доставлялась с таможенного склада или от поставщика непосредственно на склад получателя. Тем самым, наблюдается сокращение затрат на погрузо-разгрузочные операции, складирование, хранение, транспортировку и устранение опасности появления неликвидов.

Деятельность службы логистики на предприятии или  в организации нацелена на достижение необходимых конечных результатов  с помощью ряда управленческих воздействий, осуществляемых как внутри предприятия (внутренняя среда — внутренняя логистика), так и вне его (внешняя среда - внешняя логистика). Но для того, чтобы служба логистики работала хорошо нужно обучать работников организации. Необходимо провести работу по выработке единообразной стандартизированной логистической терминологии. Специалисты функциональных подразделений компании должны говорить на одном языке, оперировать схожими терминами и понимать друг друга.

Внедрение логистического управления на предприятии позволит также снизить уровень запасов продукции в снабжении, производстве и сбыте, ускорить оборачиваемость вложенного капитала, снизить себестоимость производства, обеспечить удовлетворение потребностей потребителей

Одним из наиболее важных ресурсов, определяющих степень эффективности деятельности компании, являются люди. Одним из важных условий проникновения логистической идеи во все сферы бизнеса компании является наличие высококвалифицированных специалистов по логистике.

Специалисты по логистике  должны обладать системным мышлением  и иметь представление о ресурсах предприятия. Они делятся на тактиков, которые имеют хорошие знания и навыки работы (компьютерная грамотность, знание информационных систем, складского оборудования, транспортных средств и т.д.) и стратегов, которые обладают высокими аналитическими способностями, способностями к коммуникации, владеющие навыками планирования, организации и управления.

Для эффективного решения  логистических задач стратег  должен:

-   иметь доступ ко всем видам и уровням информации;

- располагать официальными полномочиями своей должности в иерархии управления предприятием, что позволит ему принимать решения, в том числе кадровые;

- подчиняться напрямую одному из заместителей генерального директора или непосредственно генеральному директору, чтобы иметь относительную независимость от руководителей других функциональных подразделений предприятия;

- обладать высоким личностным и профессиональным авторитетом;

- быть хорошим менеджером.

В настоящее время ощущается  определенный недостаток специалистов, имеющих не только опыт практической работы, но и владеющих фундаментальными теоретическими знаниями в области  логистики. Хорошие специалисты  по логистике должны обладать знаниями из различных областей, а также знать общие взаимосвязи между функциональными областями бизнеса.

Развивая работу отдела логистики, компания будет иметь меньше затрат на приобретение, перевозку продукции и её доставку клиенту.

 

 

 

Список использованной литературы

1. Алесинская Т.В. Основы логистики. Общие вопросы логистического управления: Учебное пособие. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005.

2. Учебное пособие для подготовки к итоговому междисциплинарному экзамену профессиональной подготовки маркетолога. Под общей ред. В.Е. Ланкина. Таганрог: ТРТУ, 2006.

3. Воркут Т. Логистические решения предприятий // Финансовый директор. - 2004. - №5.