Организационные структуры логистической информационной системы на различных уровнях управления

- нанесение специальных покрытий  на очковые линзы из стекла  и пластика: водительские (плохая  погода и противоослепление), компьютерные со 100% защитой по 6-ти видам излучений, медицинские, для работы с лазером, фотохромные;

- компьютерный подбор оправы  с учетом строения лица каждого  конкретного клиента;

- оказание консультационных услуг  в области подбора линз из  пластика, стекла и облегченного  стекла, а также контактных линз (в том числе контактных цветных  линз) для клиентов с нарушением  зрения;

- вставка линз клиента в оправу  клиента, вставка линз фирмы  в оправу клиента, вставка линз  клиента в оправу фирмы;

- продажа солнцезащитных очков.

Линзы из облегченного стекла, стекла и пластика, а также оправы приобретаются  у российских фирм, а также эксклюзивных представителей иностранных компаний в России. Крупнейшими из них являются: «Гланс», «Комек» (дочерняя фирмы COMEK Gmbh), «Нью-Йорк Оптика» (эксклюзивный представитель итальянской фирмы GFC в России), «Амми», «ПОЛАР ОПТИК», «Светлен».

Кроме российских поставщиков "Оптика" приобретает оправы непосредственно  в Италии и Франции.

Нанесение различных видов покрытий на линзы осуществляется на специальном  оборудовании (в одну стадию); обтачка  линз производится на другом станке. Таким  образом, в производстве очков с  линзами, имеющими специальное покрытие используется оборудование 2-х типов.

В салонах-магазинах осуществляется продажа части произведенной  продукции. Оставшаяся часть реализуется  посредством продажи более крупным компаниям.

Общий персонал фирмы составляет:

- генеральный директор;

- финансовый директор (управление финансами, определением потребности в сырье, выбор наиболее оптимальных схем финансирования и вопросами приобретения нового оборудования, вопросы заработной платы);

- коммерческий директор (решение таможенных вопросов, закупка у оправ у иностранных фирм);

- менеджер торговли (продажа продукции в арендованных магазинах, найм сотрудников, вопросы организации труда);

- главный инженер (доставка, монтаж, ремонт оборудования, руководит работой рабочих цеха и склада);

- главный технолог (разработка и усовершенствование технологий, определение наиболее оптимальных параметров производства, вопросы эффективного использования сырья, маркетинговые исследования);

"Оптика" выпускает около 150 пар линз в месяц с покрытиями  всех видов, выполняет в среднем  30 заказов в месяц по вставке  линз в оправу клиента, реализует  готовые очки с различными  видами линз и покрытий на  сумму 40 млн. руб. в месяц, товарооборот арендованных магазинов составляет около 8 млн. руб. в неделю и оказывает консультационные услуги на сумму 5 млн. руб. в месяц.

Рассмотрим документооборот фирмы  ОАО «Оптика» на конкретном примере. Предположим, что фирма после  продолжительных переговоров с  иностранными поставщиками решила заключить договор на поставку  1500 оправ из Италии.

В этом случае движение документов в  фирме будет проходить следующим  образом:

.

Рис.1. Документооборот фирмы ОАО «Оптика»

 

Основными правилами организации  документооборота на ОАО «Оптика»  являются:

- оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

Регистрируемые  документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных  подразделений. 
        В технологической цепочке обработки и движения документов ОАО «Оптика» выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Для фирмы "Оптика" в силу относительно не большого ассортимента продукции, ее функционирования на внутреннем рынке, в соответствии с выбранной стратегией, а также из-за ограниченности численности  ее персонала наиболее подходящей является линейно-функциональная структура, в  которой можно выделить следующие отделы: бухгалтерия, отдел кадров, производственный и таможенный отделы, отдел по модернизации.

В фирме "Оптика" линейные полномочия делегированы следующим отделам: производственному отделу, отделу закупок и снабжения таможенного отдела, управляющим магазинами. При этом штабные полномочия делегированы отделу по модернизации (функциональные полномочия); финансовому отделу (параллельные штабные полномочия), отделу кадров и труда (рекомендательные штабные полномочия). Такие штабные аппараты имеют линейную структуру, а их менеджеры обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным.

Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции.

Для фирмы "Оптика" с целью  повышения эффективности ее работы подходят следующие основные элементы рациональной бюрократии:

1)    четкое разделение труда на основе должностных инструкций.

2) иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий  руководитель контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

3)   наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей. Например, правила обслуживания клиентов и выполнения заказов, предоставление отчетов о ежедневных оборотах магазина, правила регистрации заказов и т.п.

4) осуществление найма на работу  в строгом соответствии с техническими  квалификационными требованиями.

Кроме человеческих ресурсов, фирма "Оптика" осуществляет обязательный предварительный  контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих полуфабрикатов этим требованиям. С целью обеспечения  данного соответствия в данной организации  используется аккредитивная форма  расчетов с поставщиками, позволяющая  не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым фирмой "Оптика", является бюджет, который позволяет также осуществить  функцию планирования. В фирме "Оптика" разрабатываются бюджеты для  каждого отдела в отдельности, в  которых определяются предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволяют отделу допустить перерасход этих ресурсов.

Для осуществления текущего контроля деятельности магазинов в фирме "Оптика" используется специальная  компьютерная система, позволяющая  осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж по каждому  магазину и по каждому товару. Данные касс поступают на центральный компьютер  управляющего, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Данные компьютеров, установленных в магазинах, объединяются с данными отдела сбыта, реализовывающего продукцию через другие каналы сбыта. Обобщенная информация анализируется специальным работником финансового отдела и предоставляется руководителям различных уровней управления.

В фирме "Оптика" может быть принята  практика заключительного контроля результатов работы организации  за год, в соответствии с которой  в конце каждого года проводится расширенное совещание руководителя компании с руководителями всех отделов  по поводу достижения намеченных годовых  целей, обеспечивающих поддержку целей  стратегического плана.

Эта процедура позволяет руководству  фирмы оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Представим штатное расписание фирмы ОАО «Оптика» на рис.2

 

 

На рис.3. представлена схема, отражающая процесс протекания логистических информационных потоков в фирме «Оптика».

Из схемы видно, что логистические информационные потоки в фирме ОАО «Оптика» можно разделить на следующие составляющие:

• Информация о товаре (его производстве и разработке, характеристиках, качестве и количестве)
• Информация и заказ сырья, поставок
• Информация о предпочтениях и потребностях
• Информация об отчетах и результатах
• Информация об указаниях
• Информация финансах (затраты на поставки/сырье и зарплата)
• Информация об управлении и контроле

Главным недостатком работы логистической  информационной системы ОАО «Оптика» является не всегда рациональное взаимодействие директоров и некоторых отделов  организации. А недостаточная информированность, как известно, порой приводит к  несогласованной работе как отдела, там и фирмы в целом.

В фирме отсутствует отдел, занимающийся исследованием рынка и целевой аудитории. Это приводит к тому, что потребности покупателей не удовлетворяются в полной мере, поэтому есть опасность неудачного внедрения новой продукции.

Таким образом, компании ОАО «Оптика» необходимо установить необходимые  логистические информационные потоки между соответствующими директорами  и отделами, следует нанять главного маркетолога с целью создания отдела маркетинга, а также необходимо повысить эффективность взаимодействия между уровнями управления.

 

 

Глава 3. Повышение эффективности деятельности фирмы «Оптика»

Для того чтобы логистические информационные потоки могли обеспечивать требуемую эффективность логистических процессов, их необходимо интегрировать вертикально и горизонтально. Другими словами, необходима органичная связь информационных потоков с общей системой планирования и управления на уровне организации, которая сможет дать возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями организации. Также необходима связь и воздействие друг на друга различных уровней в иерархии управления организацией, которая охватывала бы все уровни, позволяя высшему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных элементов производства и оперативно реагировать на происходящие изменения.

Исходя их этого, для повышения эффективности деятельности фирмы «Оптика» необходимо выполнить следующие задачи:

1. Сформировать отдел маркетинга для проведения дополнительных исследований о потребностях клиентов, результаты которых будут помогать отделу по модернизации в разработке новой продукции.
2. Установить прямое взаимодействие между финансовым директором и коммерческим с целью получения ими первичной и точной информации о необходимых затратах и условиях на иностранные поставки, а также непосредственного заключения ими договора с поставщиками.
3. Установить взаимодействие между таможенным отделом и менеджером торговли для того, чтобы происходил обмен информацией о торговле и качественных характеристиках производимой продукции фирмой ОАО «Оптика» в сравнении с иностранными фирмами.
4. Повысить качество взаимодействия между всеми уровнями управления фирмы за счет создания графика проведения собраний.

При анализе и предложении путей  эффективности будем руководствоваться следующими принципами:

• Передача информации, ее переработка, хранение и использование должны учитывать потребности всех подразделений предприятия;
• Информационная система должна обеспечивать необходимые взаимосвязи предприятия с поставщиками, клиентами и всеми пунктами отправок, промежуточного складирования и потребления;
• Обмен информацией между уровнями логистической системы должен быть минимальным, но обеспечивать потребность управления;
• Характер информации должен быть сориентирован на конкретного потребителя в системе управления;
• Важным требованием является упрощение и стандартизация используемой в системе документации.

Обоснуем значимость и дадим  краткую характеристику каждого  предложенного варианта повышения эффективности деятельности фирмы ОАО «Оптика».

ОАО «Оптика» имеет отдел по модернизации, который занимается не только разработкой  новой продукции, ее качеством и упаковкой, но и проведением рыночным исследованием – изучение конкурентов, наличие данного товара на рынке, его стоимость и прибыльность. В силу того, что индустрия в сфере оптики достаточно развита, ОАО «Оптика» следует прилагать усилия на тщательное изучение не только конкурентного рынка, но и потребительского. Проведение маркетинговых исследований, сегментации рынка, выявление потребностей поможет фирме иметь четкое представление о целевой аудитории, направить производительность труда в нужной русло, повысить прибыль и объем производимой продукции.