Организационные структуры логистической информационной системы на различных уровнях управления

В данной ситуации возникает необходимость  создания отдела маркетинга, потому что  отдел модернизации должен заниматься непосредственной моделированием и  разработкой товара, а не его общим изучением.

Для создания нового отдела фирме «Оптика» необходимо выделить 480000 рублей, в которые входят затраты на:

• Оборудование
• Установку прикладных программных средств
• Создание рабочих мест
• Найм главного маркетолога
• Найм работников отдела
• Юридическую работу

При создании отдельного структурного подразделения следует разработать  и утвердить новую организационную  структуру с введением нового отдела. Затем нужно внести соответствующие  изменения в штатное расписание и составить должностные инструкции для сотрудников созданного структурного подразделения.

Поиск главного маркетолога должен быть тщательным, а выбор обоснованным, так как именно от него будет зависеть успех работы нового отдела, а также создание рабочей и продуктивной атмосферы в отделе.

Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции. Должностная  инструкция начальника отдела маркетинга фирмы "Оптика" может иметь  следующее содержание:

1) Наименование должности: Главный  маркетолог.

2) Должностная целеустановка: разработка всех видов деятельности по всем вопросам в области маркетинга

3) Должностные задачи:

- разработка концепции, стратегии  маркетинга для всех видов  продукции и услуг;

- разработка комплекса маркетинга  для всех видов выпускаемой  продукции и оказываемых услуг;

- разработка, проведение маркетинговых  исследований, анализ полученных  данных;

- координация решений управляющих  магазинами в области ценообразования  и предоставляемых скидок, и начальника  отдела сбыта по поводу каналов сбыта продукции;

- решения по персональным делам,  принятие решений о зачислении, увольнении, повышении квалификации  и заработной платы сотрудникам  отдела.

4) Должностная компетенция: представительство отдела маркетинга на различных выставках и других мероприятиях, при работе с различными маркетинговыми компаниями и фирмами, а также заключение договоров с рекламными агентствами и другими организациями, оказывающими услуги в области маркетинга.

5) Должностной ранг: руководитель  отдела.

6) Должностная субординация: руководитель  коммерческого отдела в качестве  дисциплинарного начальника.

7) Непосредственные подчиненные:  работники отдела маркетинга - маркетологи.

8) Должностной заместитель: Коммерческий директор.

9) Сотрудничество с другими участками:  сотрудническая деятельность с  производственным отделом и отделом по модернизации по поводу разработки новых видов продукции и услуг, а также сотрудническая деятельность с управляющими магазинов в целях непосредственного проведения маркетинговых исследований и определения способов лучшего обслуживания клиентов.

10) Требования к занимаемой должности:

а) высшее экономическое (коммерческое) образование с предоставлением  диплома;

б) трехлетний опыт работы в области  маркетинговых исследований и разработки комплекса маркетинга;

в) профессиональная компетенция и  социальная ответственность как руководителя.

В первую очередь отделу маркетинга предстоит провести исследования с целью выявления целевой аудитории фирмы по возрастному, половому признаку, по уровню доходов, и провести сегментацию.

Затем необходимо провести исследование на выявление потребностей установленной  целевой аудитории путем анкетирования, телефонного разговора или встречи  с потребителем. Самым экономичным  вариантом будет анкетирование. Очень важно, чтобы анкеты содержали  не только закрытые, но и открытые вопросы, такие как: «Какую новую продукции  Вы могли бы предложить производить  фирме ОАО «Оптика»?» или «Что конкретно Вам нравится / не нравится в продукции фирмы «Оптика»?» и т.п. Другими словами, необходимо подобрать такие вопросы, которые помогли бы фирме установить потребности и предпочтения покупателей и дать возможность понять, какие действия смогут удовлетворить эти потребности, причем не во вред деятельности фирмы, а, наоборот, для ее процветания и дальнейшего развития.

После анкетирования необходимо подвести итог по результатам и проанализировать настоящее положение фирмы «Оптика» в глазах потребителей. После обработки информации отдел маркетинга передает результаты своих исследований в отдел по модернизации, где на основе этих результатов главный технолог и его подчиненные начинают работать над разработкой нового товара или же над совершенствованием уже производимого.

По истечению определенного  времени отдел по модернизации может  обратиться в отдел маркетинга для  проведения новых исследований для  того, чтобы узнать, как целевая  аудитория отреагировала на изменения  продукции и нововведения фирмы.

Вышеописанные планы являются лишь первоначальными действиями работы отдела маркетинга. После стабилизации работы отдела необходимо провести ряд других исследований и рекламных кампаний, которые поднимут фирму на новый уровень.

Таким образом, работа отдела маркетинга повысит эффективность не только отдела по модернизации, но и фирмы  в целом.

На данный момент в фирме ОАО  «Оптика» информация о необходимом  финансировании иностранных поставок и сделок осуществляется посредством  взаимодействия таможенного отдела и бухгалтерии. Руководители данных отделов лишь подписывают заключенные  контракты.

В силу того, что иностранные поставки из Италии и Франции достаточно дорогие, необходимо установить прямое взаимодействие между финансовым директором и коммерческим посредством горизонтального информационного потока для того, чтобы именно они рассматривали и обговаривали все условия контракта (финансовые, качественные, количественные и временные) с иностранными производителями.

Раз в две недели директорам финансового  и коммерческого отделов необходимо проводить встречу с целью  обсуждения текущих потенциальных  сделок. Также стоит ввести практику онлайн-переговоров с иностранными производителями, например, по скайпу вместо обсуждений посредством бумажных или электронных носителей.

 Данная форма проведения  и заключения международных договоров  ускорит процесс контакта, обсуждения  и принятия решений, а также  повысит качество переговоров и сделок – риск непонимания сторон будет снижен.

В отделе кадров уже есть юрист, который  занимается разработкой всех контрактов фирмы ОАО «Оптика». Поэтому необходимо лишь нанять переводчика, причем владеющего как можно большим количеством иностранных языков, то есть не только английским, итальянским и французским, но и такими распространенными языками в данной области, как китайский, шведский и испанский, потому что всегда возможен вариант расширения списка иностранных поставщиков. Переводчик будет присутствовать на каждой встречи с иностранными поставщиками, и при подписании договора будет проверять правильность перевода и отображения ранее оговоренных условий. Оклад нанятого переводчика может быть от 20000 до 25000 рублей.

Главным источником дохода фирмы ОАО  «Оптика» является производство оптических изделий, но полагаться на иностранных  поставщиков и стабильное производство достаточно рискованно, поэтому стоит  сконцентрировать усилия также и  на торговли производимой продукции. На данный момент фирма имеет четыре небольших магазина-салона, где реализуется продажа очков и предоставление услуг по вставке линз в оправу и консультации. Уровень прибыли от магазинов невысокий.

Для того чтобы повысить доходность торговли продукции, необходимо воспользоваться внешними ресурсами, а именно опытом иностранных производителей и компаний. Данное предложение целесообразно в силу того, что заграницей сфера производства и реализации оптических изделий более развита по сравнению с Россией.

Перенять опыт иностранной торговли можно посредством взаимодействия между таможенным отделом и менеджером торговли. Работники таможенного отдела владеют информацией об иностранных компаниях, их деятельности, доходах и результатах продаж. Если данных не достаточно, необходимо провести соответствующее исследование.

Раз в два месяца таможенному  отделу следует информировать менеджера  торговли о последних новинках, о  проводимых акциях и о показателях  иностранной торговли в целом  с целью мотивации к более  высоким показателям и поиску решений по достижению похожих результатов  работы с иностранными компаниями.

Также менеджера торговли можно  отправить в командировку в одну из стран с наиболее высоким показателем  продажи данного вида продукции. После чего менеджер будет иметь  возможность провести тренинг продавцам  и сотрудникам магазина.

Для эффективного управления продажами  фирме ОАО «Оптика» необходимо осуществлять следующие действия:

• Контроль ценообразования иностранных поставщиков. Для этого таможенному отделу необходимо постоянно знать издержки и рентабельность поставщиков, насколько их цены соответствуют изначально рекомендованным, а затем передавать эту информацию менеджеру торговли и бухгалтерии.
• Контроль ассортимента поставляемой продукции, который должен осуществлять как таможенный отдел, так и отдел кадров и труда.
• Постоянный мониторинга рынка, включая изменения в составе его участников, который должен быть функцией отдела маркетинга.
• Планирование продаж с относительной точностью и на длительный срок на основании согласованного графика торгово-закупочной деятельности партнеров. Данный процесс необходимо осуществлять менеджеру торговли, коммерческому и генеральному директору.
• Контроль поставки в розничные точки, который должен осуществлять таможенный отдел и менеджер торговли.

Продавцам в свою очередь, важно  понимать, что с клиентами постоянно  необходимо общаться, узнавать их потребности  и предпочтения. Часто бывает, что  маркетинговые исследования показывают одно, а в действительности все  ровным счетом наоборот. Поэтому продавцы должны информировать менеджера  торговли об отзывах потребителей о  том или ином товаре.

Здесь уже возникает вопрос эффективного взаимодействия институционального, управленческого и технического уровней иерархической структуры системы управления фирмы ОАО «Оптика», то есть протекания вертикальных информационный потоков.

Следует понимать, что для каждой иерархической ступени руководства требуется своя специфическая информация о ходе выполнения работ. Эта специфика проявляется в 2-х аспектах: широте охвата информации и степени ее детализации.

Для улучшения взаимодействия генерального директора, директоров и отделов  следует установить и упорядочить  обмен информации посредством специально составленного графика встреч и  заседания.

Каждый понедельник руководителю каждого подразделения следует получать информацию о фактических результатах работы своего отдела за прошедшую неделю. При этом информация, предоставляемая руководителям отделов, будет являться наиболее детализированной. Она содержит количественные, качественные, временные, статистические и финансовые показатели. Каждый понедельник генеральный директор фирмы ОАО «Оптика» будет получать отчет, в котором указаны основные показатели, их фактическое и плановое значения. Данный отчет позволит генеральному директору укрупнено оценить общее состояние дел в организации и если необходимо, то принять корректирующее решение в случае серьезного отклонения фактических показателей от плановых.

 При этом каждые четыре недели генеральному директору фирмы необходимо собирать руководителей всех отделов для обсуждения достигнутых результатов и решения появившихся в процессе работ проблем, которые угрожают достижению намеченных целей. После таких собраний директора отделов будут давать указания работникам своего отдела с целью устранения проблем и повышения уже существующих результатов.

В тех отделах, для которых установлены  цели, не выраженные количественно (например, отдел маркетинга, отдел кадров и труда) в качестве контроля их деятельности можно использовать ленточные графики контроля календарных планов. В этом случае всю работу, связанную с достижением цели отдела необходимо разбить на этапы, каждый из которых должен быть выполнен в определенный срок. По окончании фактического завершения этапа на ленточном графике заштриховывается определенная часть, которая находится в прямой зависимости от объема выполненного этапа. Сравнивая заштрихованную часть графика с графиком планирования и текущей датой, можно получить ориентировочный график возможности отставания или опережения выполнения работы по сравнению с календарным планом. Часть графика заштриховывается только тогда, когда работа будет принята директором отдела.

Другими словами, в фирме "Оптика" информация, которую получает каждый руководитель различных уровней управления в подразделении, связанном с производством продукции, дифференцируется следующим образом:

Генеральный директор должен получать информацию об общем управлении запасами и резервами, фактических и плановых результатах работы отделов, явке директоров отделов.

Финансовый директор – информацию о предполагаемых затратах на сырье, об объеме закупленных полуфабрикатов, о затратах отделов, о количестве сотрудников фирмы, результатах работы бухгалтерии.