Отчет по эксплуатационной практике в грузовом автопредприятие

2.6. Обработка путевой и перевозочной документации включает в себя проведение коммерческих и расчетных операций за выполненную транспортную работу и итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя за день (смену, рейс).

Обработка путевых листов и транспортных накладных может  производиться автоматизированным с применением ЭВМ и ПЭВМ, механизированным и ручным способами.

Наибольшее распространение  получила в настоящее время автоматизированная система информационного обеспечения  оперативной автотранспортной деятельности хозяйственных структур, позволяющая  наряду с расчетными операциями осуществлять комплексное информационное обслуживание всех участников процесса автомобильных перевозок грузов, а также внутренних служб перевозчика (АСУ АТП).

Предпосылками реализации автоматизированной системы документооборота являются соответствующие требованиям  этой системы путевые и перевозочные документы, компьютерно-коммуникационные и программные средства, автоматизированные рабочие места участников перевозок грузов (диспетчера, бухгалтера, таксировщика, учетчика горючего и других производственных структур перевозчика, грузоотправителя, грузополучателя и т.д.).

В этом случае все операции по выписке, заполнению путевого листа, обработке транспортных накладных, включая оформление платежных поручений  в банк, осуществляются на персональных компьютерах, в памяти которых содержится банк справочно-информационных данных перевозчика и обслуживаемой клиентуры.

Время автоматизированной обработки документов в автотранспортном предприятии составляет 2-3 часа вместо нескольких рабочих дней при ручной обработке. Предъявление платежных поручений в банк и счетов заказчикам за выполненную транспортную работу производится на следующие за рабочим днем сутки.

В результате ускоряется оборачиваемость денежных средств, улучшается финансовое состояние автотранспортного  предприятия, клиентуры и качество транспортного обслуживания.

Преимуществом автоматизированной системы является также использование  ее в качестве инструмента надежной архивации и хранения документов в базе данных, что для перевозчика  делает информационную систему первичного учета более "открытой", т.е. позволяющей накапливать исходную информацию, развивать современный менеджмент, расширять сферу информационного взаимодействия с клиентурой и партнерами по перевозке.

Обработка путевых и  перевозочных документов включает в  себя расчеты следующих итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя:

• время в наряде, исчисляемое с момента выхода автомобиля из гаража на автомобильные дороги общего пользования до его возвращения на предприятие, организацию, в гараж за вычетом времени на обед и отдых (по данным путевого листа);
• время простоя, которое складывается из времени простоя под погрузкой-разгрузкой (по данным транспортных накладных), времени простоя на линии по техническим неисправностям автомобиля и прочим эксплуатационным причинам (по данным путевого листа);
• время в движении составляет разницу между временем в наряде и временем в простое;
• общий пробег (по данным путевого листа), его величина представляет разницу между показателями спидометра при возвращении на предприятие, в гараж и при выезде из гаража;
• пробеге грузом, исчисляемый суммированием расстояний перевозки грузов, указанным в транспортных (товарно-транспортных) накладных и других сопроводительных к грузу документов;
• пробег без груза составляет разницу между общим пробегом и пробегом с грузом;
• фактический расход горючего (по данным путевого листа).

Количество израсходованного автомобилем горючего равно количеству, находящемуся в баке автомобиля в  момент выезда на работу, плюс количество горючего, выданного в натуре или в виде талонов, и минус остаток, с которым возвращается автомобиль на предприятие, в гараж. Наряду с фактическим расходом горючего формой путевого листа предусматривается также фиксация расхода горючего по нормам, установленным для отдельных марок автомобилей. Сопоставление фактического расхода горючего с расходом по норме позволяет определить:

• размер экономии или перерасхода горючего по каждому автомобилю и водителю и в соответствии с этим производить доплату или удержания из заработной платы;
• количество перевезенного груза в тоннах определяется по фактическому весу (масса-брутто) перевезенного груза на основе накладных и других сопроводительных к грузу документов.

Штучные, длинномерные, а  также объемные грузы (дрова, лесоматериалы, песок, глина, известь и т.п.) могут быть переведены в весовое выражение путем применения установленных для этой цели переводных коэффициентов; тонно-километры определяются путем умножения количества (массы) перевезенного груза на расстояние перевозки грузов.

Путевая и перевозочная документация является также основанием для определения стоимостных показателей перевозок грузов по результатам работы за день (смену, рейс).

К ним, в частности, относятся:

• заработная плата водителя, которая рассчитывается по данным путевого листа и прилагаемых к нему транспортным накладным. Она включает: оплату за количество перевезенного груза, отработанное время, выполненные при перевозке транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, доплату (удержания) за экономию (перерасход) горючего, за качество обслуживания потребителей, штрафы за нарушения условий выполнения задания и другие выплаты и удержания в соответствии с законодательными актами и нормативными положениями, действующими на предприятии;
• стоимость выполненной транспортной работы, которая рассчитывается по каждой транспортной накладной. Основными составляющими итоговой стоимости являются стоимость перевозки грузов, доплаты за транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, сумма налогов и сборов.

Из общей стоимости определяется плата, которую должен получить перевозчик от заказчика-плательщика за выполненные перевозки грузов и сопутствующие перевозке транспортно-экспедиторские операции и услуги.

Результат расчетов стоимости транспортной работы фиксируется в соответствующем разделе транспортной накладной и служит основанием для выписки платежного документа заказчику-плательщику.

После обработки путевого листа  и транспортных накладных третий экземпляр накладной вместе с  платежным поручением направляется заказчику-плательщику, а четвертый экземпляр передается вместе с путевым листом в архив перевозчика.

Обработка информации по данным путевых  и перевозочных документов обеспечивает проведение оперативно-технического учета, контроля и анализа деятельности перевозчика, а также составление статистической и бухгалтерской отчетности для органов государственного управления и контроля.