Пути повышения эффективности функционирования информационных сетей и систем

Значительная часть проблем  проектов внедрения обусловлена  довольно типичными ошибками, которые  известны, но тем не менее часто повторяются:

• проектирование систем без учета стратегии развития бизнеса — необходимо представлять структуру и масштабы бизнеса в перспективе как минимум на 3 года .
• нарушение принципа построения системы «сверху-вниз» и, как следствие, отсутствие информационной поддержки принятия управленческих решений на верхних уровнях управления;
• чрезмерное увлечение реинжинирингом бизнес-процессов и порой неоправданное их подчинение требованиям стандартной функциональности базовой ERP-системы;
• кардинальная переработка базовой функциональности ERP-системы;
• нереалистичные ожидания вследствие неверной оценки экономической эффективности внедрения ERP-системы.

 

В то же время накопленный  опыт внедрения  информационных систем свидетельствует о наличии  устойчивой группы факторов успеха таких проектов и, как следствие, о возможности формирования технологии успешного управления проектом внедрения с учетом этих факторов (рис. 2). Рациональная организация проектов внедрения информационных систем описывается в стандартах (международных, государственных, корпоративных), которые часто называют методологиями внедрения.

 

Рис. 2 Факторы успеха проекта внедрения

2.2 Назначение и состав методологий внедрения

Методологии внедрения обычно разрабатываются ведущими производителями  информационных систем с учетом особенностей их программных продуктов, а также  сферы внедрения. Положительная  сторона таких стандартов — их практическая направленность. Они представляют собой глубоко проработанные, проверенные, многократно апробированные рабочие  инструкции и шаблоны проектных  документов. Такие стандарты обычно далеки от теоретических абстракций, ориентированы на особенности конкретных систем, содержат наилучший опыт. Но у стандартов есть и отрицательные  стороны: даже методологии, предназначенные  для систем, близких по классу, не взаимозаменяемы. Например, методология  внедрения системы Microsoft Axapta направлена во многом на управление настройками модулей и доработками; а при внедрении функционально подобных модулей SAP или ORACLE EBS превалирует идеология бизнес-реинжиниринга, при котором организации предлагается изменять свои бизнес-процессы, адаптируя их под «лучший опыт», зафиксированный в системе. В качестве наиболее известных примеров методологий можно привести следующий, далеко не исчерпывающий перечень:

• разработки компании Microsoft — методологии «OnTarget», «MSF (Microsoft Solutions Framework)», «Business Solutions Partner Methodology»;
• разработки компании SAP — методологии «Процедурная модель SAP», «ASAP (Accelerated SAP)»;
• разработки компании Oracle — комплекс методологий «Oracle Method».

Такое разнообразие стандартов позволяет организациям выбрать  на их основе рациональную стратегию  и сформировать собственные процедуры  внедрения, т. е.  не «изобретать велосипед» и в то же время обеспечить конкурентные преимущества. Адаптация  методологий  к нуждам конкретного предприятия  заключается не столько в переводе текстов и шаблонов документов на русский язык, сколько в корректировке  подходов с учетом российских условий. При этом обычно пересматриваются рекомендуемые  стандартами  сроки и последовательность задач, создаются методики сбора, верификации  и преобразования исходных данных, разрабатываются решения по интеграции с унаследованными системами.

Для Заказчика информационной системы основными результатами использования методологии являются:

• создание решения, оптимально соответствующего требованиям клиента;
• максимально эффективное использование ресурсов проекта;
• минимизация сроков и затрат на внедрение;
• уменьшение рисков проекта.

В то же время организация  работы в соответствии с документально  зафиксированной методологией оказывается  полезной и для разработчика системы:

• появляется методическая база для обучения новых сотрудников стандартным методам внедрения;
• сокращаются внутренние расходы на организацию и реализацию проектов;
• улучшается взаимодействие и взаимопонимание между членами проектной группы;
• повышается эффективность совместного использования ресурсов между проектами, командами.

Несмотря на разнообразие существующих методологий, их содержание включает в себя следующие стандартные  компоненты: описание состава и структуры комплекса работ проекта внедрения, правила управления таким проектом, организационную структуру команды внедрения.

Структурирование комплекса  работ заключается прежде всего в выделении фаз (этапов) проекта. Разбиение проекта на фазы (длительностью 3-4 месяца) обусловлено высокой сложностью проектов и значительными затратами времени на внедрение информационных систем, позволяет получить значимые результаты в более сжатые сроки и реализовать следующие преимущества в организации проекта:

• данные проектной документации не устаревают;
• после выполнения каждой фазы проекта появляется возможность уточнить или скорректировать задачи к решению на последующих фазах;
• снижаются проектные риски, обусловленные организационными изменениями на предприятии Заказчика в ходе проекта;
• оптимизируются бюджет проекта и график платежей.

Состав этапов проекта  и распределение работ по этапам зависит от конкретной методологии, однако можно выделить типовой состав этапов, которые в той или иной степени присутствуют во всех методологиях  и определяются самой логикой  внедрения. Это этапы определения  проекта, обследования объекта автоматизации, анализа результатов обследования и разработки дизайна системы, создания (настройки) системы, запуска системы  в эксплуатацию, сопровождения системы.

Следующим шагом является выделение процессов (комплексов работ), выполняемых на различных этапах проектов. Состав и последовательность исполнения процессов определяются конкретной методологией и служат основой  для планирования проекта — для  построения иерархической структуры  работ .

Таким образом, методология  внедрения строится как пересечение  двух различных областей знаний: специфической  технологии создания продукта — информационной системы — и достаточно универсальной  технологии управления проектной деятельностью (рис.3).

 

 

Технология  создания продукта

Технология управления проектом

Корпоративная методология внедрения

 

Рис. 3 Составляющие методологии внедрения

 

Исходя из этого  внедрение информационных процессов достаточно сложный и  трудоемкий процесс требующий постоянной модернизации обслуживания. Состоящий из множества факторов и аспектов игнорируя которые можно нарушить структуру всего производства и привести если не к разорению предприятия то как минимум к ненужным затратам.

 

 

 

 

 

 

3. Оценка эффективности информационных систем

Одной из проблем  определения эффективности общесистемного и офисного программного обеспечения (ПО) является выбор методики оценки. В классической литературе, посвященной  вопросу оценки эффективности, она  рассчитывается по формуле:  ,

Затраты – совокупные затраты на приобретение, установку и конфигурирование, сопровождение и поддержку, а также затраты связанные с простоем оборудования во время техническое обслуживание или устранения неисправностей.

Эффект – эффект, достигаемый при внедрении ПО. Однако из-за специфики использования общесистемного и офисного ПО определить прямой эффект от их внедрения (во временных или финансовых показателях) затруднительно. Вследствие этого возникает задача выбора метода оценки, все множество которых можно разделить на:

 

1.        Затратные методы. Оценка производится не на основе измерения конечного продукта или результата, а на основе затраченных ресурсов или сил.

 

2.         Методы оценки прямого результата. Методика оценивает прямой измеримый результат, например, снижение стоимости владения, повышение функциональности системы, снижение трудозатрат или появление побочного продукта основного трудопроизводства.

 

 

3.        Методы, основанные на оценке идеальности процесса. Такие методики базируются на статических или динамических сравнительных алгоритмах. Базовым показателем выбирается объект рассматриваемой системы, тогда идеальной считается информационная система с лучшими для отрасли показателями затрат на единицу выхода. Популярны также подходы на базе сравнения с альтернативным решением.

 

4.       Квалиметрические подходы. Такие методики комплексно рассматривают информационную систему, организуют ее измерение и обрабатывают полученные результаты статистическими, социологическими и/или экспертными методами. 
   

3.1 Затратные методы оценки

Котловой метод. Метод основан на определении соотношения объемов вложений в программное обеспечение, включая внедрение и сопровождение, с размерами предприятия и направлениями его бизнеса. Часто данное соотношение задается в виде максимально-допустимого объема вложений по отношению к годовому обороту компании, например не более 1% для небольших компаний и не более 3% для крупных.

Метод функциональной точки. Данный метод используется для приблизительной оценки стоимости создания и внедрения информационной системы (ИС) в зависимости от требований пользователя. Каждое такое требование оценивается как по шкале трудности (легкие, средние и трудные), так и по шкале важности для пользователя. Требования представляются в виде вектора (функциональной точки) в многомерном пространстве. Далее в соответствии с гипотезой «компактности» предполагается, что чем ближе функциональные точки проектов друг к другу в пространстве требований, тем их параметры, включая и эффективность, более схожи. Соответственно в базе ранее внедренных проектов находится такой, чья функциональная точка ближе всего находится к проектируемой ИС, и предполагается, что их эффективности максимально близки.

Total cost of ownership (ТСО – совокупная стоимость владения). Данный метод предполагает количественную оценку на внедрение и сопровождение программного обеспечения, рассчитываемую по формуле:  ,

где   – оценка интегрированных затрат по проекту в момент  ; Е – норма дисконтирования, отражающая временной характер финансовых ресурсов;   – дисконтированная сумма фактически произведенных интегральных затрат на момент ; Т – период жизненного цикла системы;   - оценка интегральных затрат на проект в периоде t.

Модель ТСО позволяет  разобраться в структуре расходов, связанных с ИС, и открывает  широкие перспективы для их сокращения, также способствует выявлению текущих  проблем, обеспечивает постоянную обратную связь в управлении затратами.

 

 

 

3.2 Методы оценки  прямого результата

 

Потребительский индекс (Customer index). Этот метод предполагает оценку результатов внедрения ПО в виде совокупности индексов, отражающих положительные изменения в работе компании (увеличение доходов, снижение затрат, увеличение оборотов, увеличение клиентской базы и т.п.).

Applied information economics (AIE – прикладная информационная экономика) – методика аналогична потребительскому индексу, но в отличии от нее также предполагает оценку различных субъективных показателей, например, простота работы с системой, удовлетворенность клиентов и т.п.

Economic value sourced (EVS – источник экономической стоимости). Представляет собой оценку того, какую пользу ПО приносит компании при его использовании, оценивается по четырем показателям: увеличение доходов, повышение производительности труда, сокращение времени выпуска продуктов, снижение рисков.

Economic value added (EVA – экономическая добавленная стоимость). Данная методика предполагает определение эффекта как фактическую прибыль от использования ПО, которая равна чистой операционной прибыли за минусом стоимости капитала. Применительно к ИТ проектам EVA означает, что:

 

• при использовании капитала в ИТ проектах, необходимо учитывать его стоимость, за него необходимо платить также, как и за труд работников;
• предполагается, что ИТ-специалисты продают свои услуги другим подразделениям по рыночным расценкам.

Это позволяет рассматривать  ИТ как центр прибыли, а не затрат, при этом четко отображая, как увеличиваются доходы.

 

3.3 Методики, основанные  на идеальности процесса

Данные методы основаны на сравнении результатов внедрения  ПО с уже существующими хорошими (идеальными) примерами. И предполагается, чем ближе мы приближаемся к этим примерам, тем выше эффективность внедряемого ПО. К таким методам относятся: