Корпоративные мероприятия как средство пиар

Если  информация пользуется доверием со стороны  СМИ, можно продвигаться дальше. Выбираются некоторые издания, с которыми заключается  «джентльменское соглашение» на определенных взаимовыгодных условиях – первичность в предоставлении информации, бартер и т.п. Возможности  сотрудничества могут быть различными, что зависит от рода деятельности организации, осуществляющей PR. Возможно издание собственного информационного источника – печатного издания, каталога, телепрограммы, интернет-портала и т.п.

Организация, осуществляющая PR, может иметь пресс-центр для оптимизации отношений с прессой. Задача пресс-центра заключается и в проведении пресс-конференций или в подготовке выпуска новостей и передаче его в средства массовой информации.¹³ Принятие средствами массовой информации таких выпусков наиболее вероятно, если запланированные передачи действительно содержат что-то новое. Готовя такой материал, каждый рекламодатель должен поставить себя на место журналиста, стремящегося сделать выпуск новостей интересными для своих читателей.

В обязанности PR входит и составление пресс-релизов. Пресс-релиз – это сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории.¹⁴ Хорошо воспринимаются пресс-релизы, иллюстрированные для наглядности фотографиями.

1.2.2 Пресс-конференции, приемы и  другие мероприятия с участием  журналистов

Образ фирмы как достойного члена  общества обязательно должен включать в себя проявление гостеприимства. Для этого устраиваются так называемые приемы. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни  организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами PR для совместного проведения времени представителей фирмы, хозяина и гостей. Распространены текущие и представительные приемы. Текущий осуществляется на регулярной основе в рамках повседневной деятельности фирмы. Работа с посетителями ведется как руководством фирмы, так и ее сотрудниками. Представительский прием- это организационная форма общения сотрудников фирмы с гостями, носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий, юбилейных дат и т. д. Практика мирового опыта PR проведения приемов ориентируется на нормы дипломатического протокола и этикета. Приемы могут быть дневные, вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием гостей и без рассаживания. Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед» и т. д. После приема часто практикуется показ рекламного фильма, ролика, раздается полиграфическая продукция, содержащая информацию о компании.

В отдельных случаях сотрудниками PR организуются брифинги. Это короткая, инструктивная встреча руководства компании или коммерческой фирмы с журналистами, часто с приглашением представителей органов государственной власти.

Пресс-конференция – это встреча  журналистов с представителями  государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая  целью предоставить СМИ фактическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте¹⁵. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации из первых рук, возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

При организации и проведении пресс-конференций  важное значение имеет не только явка журналистов, но и выбор соответствующего места. В ряде случаев для организации  и проведения пресс-конференций  требуется специальное оборудование (звук, свет, прочее оборудование). Поэтому  знание площадок для проведения пресс-конференций  и их технических возможностей может  сыграть важную роль в успехе мероприятия¹⁶.

Существуют некоторые вполне обоснованные традиции касательно порядка и времени  проведения пресс-конференций. Например, считается, что наиболее подходящие часы для пресс-конференций –  с 14.30 до 16.30, день лучше выбирать в  середине недели¹⁷. Необходимо заранее оповестить приглашаемые СМИ о мероприятии, причем первый анонс делается за неделю до события, напоминание дается за два дня до него. Нелишней будет рассылка факсов или электронных сообщений с напоминанием о событии. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон с напоминанием, уточнениями и т.п.

В отношении проведения пресс-конференций  существуют следующие правила¹⁸:

1. В первую очередь, необходимы  четкое определение темы, цели  и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Важна содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Если для журналистов подготовлен  какой-либо раздаточный материал, он должен максимально простым  и доступным. Считается, что  чем проще будут терминология  и понятнее суть, тем легче  будет достигнуть рефлексии со  стороны журналистов.

3. Необходимо продумать «драматургию»  хода пресс-конференции: кто что  скажет, кто какую роль, какую  партию и когда будет играть? Это особенно важно в том  случае, когда число участников  пресс-конференции достаточно велико.

4. Необходимо в меру доброжелательное  приветствие в адрес журналистов  ведущим пресс-конференции. Желательно  представить участников и огласить  предлагаемый план конференции. 

5. Со стороны участников пресс-конференции  необходимо обеспечить предельно  короткие доклады и столь же  краткие демонстрации любого  наглядного материала. Будет лучше,  если в емких фразах выступления  журналисты услышат заголовки  для своих статей и сообщений.

6. В выступлении необходимо быть  логичным, пользоваться только последовательной  аргументацией, без двусмысленностей  и противоречий.

7. Следует запланировать достаточно  времени для вопросов и ответов  на вопросы журналистов.

8. Максимальная плановая продолжительность  пресс-конференции не должна составлять  более 30, максимум - 40 минут. После  этого лучше обеспечить возможность  и условия для работы журналистов  с отдельными участниками.

9. Важно четко и уверенно презентовать  пользу идеи или продукта для  третьих лиц. Лучшим вариантом  будет тот, когда ясно будут  видны и польза для репрезентанта,  и для широкой общественности.

10. Необходимо выдерживать паритет  по отношении ко всем журналистам,  как и у всех творческих  людей, у них могут быть обострены  чувства несправедливости и собственного  достоинства. 

Следует отметить, что организация  и проведение пресс-конференций  целесообразны только в тех случаях, когда её организаторы готовы сообщить такую новость, по которой у журналистов  могут возникнуть дополнительные вопросы, и найдется, что на них ответить. Если информация представляет собой  малозначимую новость, то она может  быть передана в СМИ посредством  пресс-релиза, и необходимости в  пресс-конференции нет.

Кроме того, организация и проведение пресс-конференции может сыграть  важную роль, если важен личный контакт  официальных лиц компании с представителями  СМИ.

Брифинги отличаются от пресс-конференций  только своей продолжительностью. Если пресс-конференция длится около 30-40 минут, то брифинги не превышают 30 минут, в остальном же пресс-конференции  и брифинги можно отнести к  одному типу мероприятий.

Организация и проведение пресс-туров  также является одной из формой взаимодействия со СМИ наряду с пресс-конференциями, брифингами и другими мероприятиями. Пресс-тур обычно носит менее  официальный характер, чем пресс-конференция¹⁹.

Проводить пресс-тур целесообразно  в случае, если есть что показать журналистам. Это может быть демонстрация новых достижений, привлечение внимания общественности к сложившимся условиям и т.п. Они могут представлять собой экскурсии на производство или в офис компании. В этом случае пресс-туры могут занимать только один день. Иногда такое мероприятие предполагает длительную поездку на несколько дней. Организация подобных пресс-туров практикуется в случае, если необходимо представить СМИ объекты, находящиеся в других регионах или даже в других странах.

корпоративный мероприятие выставка презентация

ГЛАВА II. Выставки, презентации и их роль в PR

2.1 Специфика  выставочной деятельности

2.1.1 Выставки и их организация

В наше время  выставки имеют самый большой  удельный вес в комплексе PR-мероприятий. Именно выставки привлекают в компанию самый большой поток клиентов, потому что традиционно представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Компания, участвующая в выставке, обычно демонстрирует свои новые разработки, презентует услуги, то есть пытается заинтересовать покупателя наглядно, в режиме «здесь и сейчас»²⁰. Вообще, выставка – это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании-экспонента – завлечь своей продукцией или услугами потенциального клиента.

Яркая событийность выставочных мероприятий, привлекающая множество СМИ, является главным  маркетинговым и PR-фактором, определяющим позиционирование выставки в системе  глобальных общественных коммуникаций. Во время выставки на ее площадке и  вокруг нее в короткий промежуток времени максимально сконцентрированы лучшие интеллектуальные и материальные ресурсы²¹.

При этом организация выставки требует немалых  усилий и значительных финансовых инвестиций. Выставочная деятельность любой  компании это и обмен научным  опытом, и налаживание деловых  связей, и демонстрация последних  разработок, достижений. Выставки оказывают  существенное влияние на объем продаж компаний-экспонентов, вне зависимости  от того, в какой области они  осуществляют свою деятельность. Именно на выставках заключаются самые  выгодные контракты, приобретаются  партнеры и заводятся ценные знакомства, ведь главной функцией выставки все  же остается общение²².

Планируя  участие в выставке, необходимо определиться, каковы ваши цели этого затратного мероприятия, к какой целевой  аудитории мы обращаемся, как использовать результаты от проведения выставки и  т.п. Участвовать в экспозиции нужно, например, если есть необходимость  объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования  производственного процесса, открыть  дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу. Важно начинать подготовку к выставке не менее, чем за 5 – 6 месяцев до события. Нужно продумать все до мельчайших деталей, грамотно распределив ресурсы и спланировать бюджет.

Цели  организации выставки могут быть разными. Для развивающихся компаний – это повышение узнаваемости, возможность заключить контракты  и заявить о себе. Для уже  укрепившихся на рынке – способность  доказать свою состоятельность и  конкурентоспособность, а для лидеров  рынка не явиться на выставку просто непростительно – для них она  служит элементом поддержания уже  сформировавшегося имиджа.

Проблему  может представлять и выбор площадки для выставки. Для начала надо составить  список подходящих по тематике выставок. Затем следует выяснить, сколько  участников и посетителей они  собрали в прошлые годы. Солидная выставочная компания охотно предоставит  статистику, пришлет программу мероприятия, сопроводительные документы, расскажет, где и как оно будет рекламироваться²³.

Выставка  должна представлять из себя красочное, яркое событие, оформление должно быть продумано до мелочей. В ходе подготовки выставки осуществляется подготовка и  рассылка пресс-релизов о выставке. Оформляется стенд с материалами. На выставке распространяются плакаты, пресс-пакеты и другие материалы, происходит общение с посетителями, их информирование в отношении продвигаемого товара или услуги.

Штат, занятый  на выставке также должен соответствовать  целям выставки. Необходимо определиться, будут ли присутствовать на выставке технические специалисты, которые  могут рассказать о продуктах  и услугах более подробно, или  топ-менеджеры, чья задача – общение с высокопоставленными посетителями. Именно персонал несет основную ответственность за эффективность выступления на выставке. Поэтому необходимы ежедневные совещания по итогам дня. Нужно напоминать каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах, сообщать, какие успехи уже достигнуты. И, самое важное – не уставать поддерживать энергию и хорошее настроение у своих сотрудников²⁴.

Желательно  создать такой алгоритм беседы с  посетителями, чтобы по одной - двум первым фразам можно было определить, к какой группе они относятся, и соответственно строить свою дальнейшую беседу и взаимодействие с ним. Это значительно повышает эффективность контактов. Важно помнить, что не всегда на выставку приходят сами первые лица, часто туда посылаются те, кто собирает информацию для принятия решения. Соответственно, задача – получить от них максимум информации, а для этого надо предусмотреть технологию работы с такими посетителями.

Итак, выставка является PR-практикой компании, сконцентрированной в пространстве и во времени. Поэтому хорошо проведенная выставка дает новый импульс развитию бизнеса и приносит огромное удовлетворение всем участникам команды.