Назначение и методы связи пресс-службы со СМИ

Оглавление

Введение

Глава 1. Назначение и методы связи пресс-службы со СМИ

§1.1 Структура современной пресс-службы

§1.2 Приемы связи пресс-службы со СМИ

§1.3 Основные информационные документы

Глава 2. Пресс-службы в государственных  и общественных структурах

§2.1 Особенности политических PR

§2.2 Работа современной пресс-службы с  общественностью на правительственном  уровне.

§2.3 Пресс-службы федеральных органов  власти

§2.4 Непосредственная работа пресс-службы политический партии

§2.5 Работа современной пресс-службы в  области фандрайзинга

Глава 3. Опыт работы правительственных пресс-служб  в США

§3.1 Задачи и тактика в деятельности правительственных пресс-служб в  США

§3.2 Распорядок дня правительственных  пресс-служб в США

§3.3 Регламент общение по телефону в  работе правительственных пресс-служб  в США

§3.4 Правильное распределение рабочих  ресурсов в деятельности правительственных  пресс-служб в США

§3.5 Необходимость в координации  работы правительственных пресс-служб  в США

Заключение

Список  литературы

Введение

В последние годы роль пресс-службы заметно  повысилась. Организация, которая не считает нужным развивать собственную  пресс-службу, может стать средством  для достижения чужих целей. "Мир  есть отпечаток слова", - говорил  Генрих Гейне. В ХХI веке средства массовой информации стали неотъемлемой частью жизни людей. Информационные потоки обрушились на человечество, сделав газетные статьи и телевизионные материалы  сильным и эффективным оружием, способствующим социально-экономическому развитию общества.

В настоящее время нет ни одной  сферы жизни, которая бы, так или  иначе, не соприкасалась с деятельностью  средств массовой информации. А потому создание компетентной и сильной  пресс-службы приобретает особое значение. Ведь именно пресс-служба является важной структурной частью связей с общественностью, посредником между фирмой, учреждением, организацией и обществом.

Пресс-служба в каждой конкретной организации  имеет свое назначение и функции. Пресс-служба может заниматься социально-экономическими задачами, т.е. планирование работы со средствами массовой информации на основе выверенной и продуманной структуры  целей и соответствующих средств  их достижения. Также возможно решение  управленческих задача, в результате чего пресс-служба становится органом  управления информационными потоками на основе поставленных целей, мониторинга  существующей ситуации, а также финансово-экономического анализа способов осуществления  данного управления.

Важно умение использовать различные методы взаимодействия пресс-службы со СМИ, общественностью  и политическими организациями  для более эффективного достижения поставленных целей.

Актуальность  темы обусловлена тем, что на примере  работы пресс-службы с СМИ, общественность и политическими организациями  можно рассмотреть особенности  каждого из подходов к взаимодействию и выявить базовые компоненты, которые являются основой для  успешного функционирования пресс-службы. Также пресс-служба является как  способом взаимодействия с общественностью, так и способом формирования общественного  мнения у населения и важно  знать базовые особенности ее функционирования.

Цель  работы: рассмотреть формы и методы работы современной пресс-службы со СМИ, общественностью и политическими  организациями.

Задачи  исследования: рассмотреть работу современной  пресс-службы в различных сегментах  общества и выявить особенности  в каждом; выявить для каждой из категорий (СМИ, общественность, политические организации) алгоритм и основные принципы работы; выявить особенности практической работы пресс-службы на примере западного  опыта.

Объект  исследования: процесс работы современных  пресс-служб в правительстве США.

Предмет исследования: формы и методы взаимодействия правительственной пресс-службы США  со СМИ, общественностью и политическими  организациями.

В курсовой работе использованы результаты исследований следующих авторов:

Ворошилов В.В. Современная пресс-служба. М., 2009.

Почепцов Г.Г. Паблик рилейшенз для профессионалов. М.: Рефо-бук, 2001.

Кочеткова А.В., Тарасов А.С. Современная пресс-служба. М., 2009.

Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М.: Издательство "Дело", 2006.

Азарова Л.В., Гусева Н.В., Иванова К.А. Связи  с общественностью в некоммерческих организациях: учеб. пособие. СПб.: Издательство СПбГЭТу "ЛЭТИ", 2003.

Андреев С.А., Мельниченко Л.Н. Основы некоммерческого  маркетинга для политических партий, властных структур, некоммерческих организаций, физических лиц. М.: Прогресс-Традиция, 2000.

Степень изученности проблемы: изучением  данной проблемы занимались такие ученые как С. Блэк "Паблик рилейшнз. Что это такое?" - 1990г, С. Катлип, А. Сентер, Г. Брум "Эффективные паблик рилейшнз" - 1994г, А. Чумиков "Связи с общественностью: учебное пособие для вузов" - 2000г., В. Ворошилов "Современная пресс-служба" - 2009г, Почепцов Г.Г. "Паблик рилейшенз для профессионалов" - 2001г и др.

Глава 1. Назначение и методы связи  пресс-службы со СМИ

§1.1 Структура современной пресс-службы

"Пресс-служба - группа людей, занятая сбором  информации, хранением, обработкой  и распределением информации". Такую характеристику работе  пресс-служб дал еще С. Блэк. [1]

На  данный момент пресс-службы, пресс-центры и различные их модификаций воплощают  организационные формы отношений  государственных, общественных, бизнес-структур.

В зависимости от объема работ связи  со СМИ могут выполняться следующими специалистами:

пресс-специалистом (пресс-секретарем);

пресс-бюро;

отделом по работе с прессой;

пресс-службой  или пресс-центром;

службой PR (непосредственно ее руководителем);

внештатным  работником или внешней консультативной  фирмой.

Штат  пресс-службы может колебаться от одного-двух до 20 человек и более. В крупных  организациях пресс-службы чаще являются подразделениями отделов PR. Желательно, чтобы все запросы прессы направлялись через пресс-офис - двусторонний канал  связи с прессой. В обычных  случаях ответственный за связь  с прессой выступает от имени  организации. Однако необходимо, чтобы  по вопросам, представляющим жизненно важный интерес для организации, выступал ее руководитель. Основная функция  пресс-службы, пресс-группы или пресс-центра - информирование общественности через  средства массовой информации. Эта  работа должна строиться на основе пресс-стратегии, которая, в частности, координирует пресс-конференции, пресс-релизы, редакционные статьи, проведение встреч с потребителями, электоратом, избирателями.

Пресс-служба решает две задачи:

обеспечивает  полноту и оперативность информации о деятельности представляемой ею организации;

создает оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.

Также цель пресс-службы как структурного подразделения заключается в  передаче "нужной" информации в "нужное время" на самых разных уровнях. [2]

На  местах актуальных событий пресс-служба может создавать субпресс-центры, иметь пресс-атташе. Такую картину можно видеть на Олимпийских играх, которые проходят в различных городах страны-устроителя. Пресс-атташе есть и в организациях, имеющих выход на международные контакты, зарубежные представительства (часто это советники, эксперты по связям с иностранными СМИ).

В числе важных функций пресс-службы - разработка стратегии по отношению  к прессе, информационные консультации, подготовка информационных бюллетеней, текстов и опубликованных документов. Важнейшим условием эффективности  работы любой организации сегодня  является своевременная и достоверная  информация, и информационный центр  становится ядром любой фирмы  или учреждения, обеспечивая согласованность  действий, выработку планов и достижение целей. Причем мало наладить документооборот  или приобрести оргтехнику, а необходимо целенаправленно работать с информацией. Работа пресс-службы станет продуктивной при следующих условиях:

наличие информационной базы и доступе к  необходимой информации;

контакте  с руководителями и ключевыми  фигурами, участии в выработке  стратегических решений;

получение всей официальной информации;

возможности привлечения аналитиков;

адекватном  материально-техническом обеспечении.

Крупная пресс-служба международной организации  отличается солидным техническим оснащением. Она имеет телефоны, телетайпы, факсы, компьютеры, электронные банки данных, внутреннюю телевизионную и радиосеть; библиотеку текущей печати; автоматизированные информационно-справочные пункты; может  издавать бюллетени, пресс-релизы и  другую печатную продукцию; должна быть налажена работа службы сервиса (питание, экспедиция, транспорт и пр). Во время длительных мероприятий (конференций, симпозиумов, фестивалей и т.п.) в пресс-службе устанавливается автоматический информатор - телефонная аппаратура многоцелевого назначения, выдающая по запросам абонентов справочную информацию (программу мероприятий на текущий день, хронику прошедшего дня, экстренные объявления, изменения в составе жюри или президиума, официальные решения в самом кратком изложении и пр., а также сведения о погоде, точном времени, сервисных службах).

Группа  аккредитации выдает журналистам аккредитационные карточки, а также документы, обеспечивающие работу творческих бригад телевидения, фотокорреспондентов и т.п.; вручает информационный пакет документов и, наконец, ключ от личного пресс-бокса, закрепленного на какое-то время за представителем СМИ (если, разумеется, служба может предоставить такие возможности). Квоты аккредитации представителей СМИ определяются руководством администрации, директором пресс-службы с учетом общего числа редакционных заявок и технических возможностей помещений (рабочие места журналистов, "мощность" средств связи и пр). Аккредитационная анкета полагается для заполнения журналистам, контрольный список которых составляется в соответствии с заявками и квотами редакций СМИ.

Для журналистов руководители пресс-службы проводят пресс-конференции и организуют культурную программу.

Творческая  группа пресс-службы включает собственных  корреспондентов, ТВ-репортеров и операторов, способных самостоятельно подготовить  материалы для редакции СМИ.

Пресс-центры по масштабу деятельности уступают пресс-службам, хотя и решают те же задачи (аккредитация, освещение деятельности "своей" структуры, организация пресс-конференций, подготовка информационных материалов, выпуск бюллетеней т.п.). Они создаются  на ведомственном уровне (министерство, государственный комитет, управление), а также в структуре местного управления (пресс-центр городской  или областной администрации).

Близки  к пресс-центрам по функциональному  назначению ведомственные структуры, ориентированные на PR, на поддержание  оптимальных связей не только со средствами массовой информации, но и ос всеми  социальными институтами, с общественностью  в целом.

§1.2 Приемы связи пресс-службы со СМИ

Умение  работать с журналистами, своевременно сообщать им точную, важную для общества, правдивую и объективную информацию является одним и важнейших требований к PR профессии, поскольку СМИ предлагают наиболее эффективный и экономичный  способ передачи информации. Для того чтобы сделать отношения с  журналистами продуктивными и доверительными, профессионалы PR должны многое знать  и уметь (понимать роль информации и  важность СМИ для ее распространения, быть корректными и открытыми  при общении с журналистами).

Любая пресс-служба фирмы, учреждения организации  имеет полный список средств массовой информации, он зависит от профиля  фирмы или организации характера  СМИ, на заинтересованность которых  в информации можно рассчитывать. Такой список с краткой характеристикой  каждого средства информации используется обычно при рассылке ньюс-релизов и других информационных материалов и при приглашении на пресс-конференцию.

В числе основных методов обращения  к средствам массовой информации можно назвать устные контакты (телефонные переговоры, встречи, интервью), публикацию материалов информационного пакета и пресс-конференцию.

Телефонный  разговор с журналистом дает подчас большую надежду на положительное  освещение в прессе или эфире  важной для вас информации, чем  рассылка пресс-релизов, так как  в этом случае существует обратная связь и по тону, уровню заинтересованности, типу вопросов, задаваемых журналистом, можно определит степень вероятности  появления публикации.

Личная  встреча с журналистом по инициативе PR-специалиста может оказать еще  боле многообещающей, поскольку вы к ней специально готовитесь, знакомясь  с его предыдущими публикациями, передачами или программами и  выясняя интересы и узкую специализацию  журналиста, стиль в котором он пишет и задает вопросы. Но если этот журналист вам знаком или даже ваш друг, не рассчитываете на принятие им ваших оценок и видения ситуации, не надеетесь на объемную публикацию или большую передачу, например, частная встреча может закончиться  несколькими строчками в газете или парой фраз в эфире.

Интервью  представляет собой совершенно особый вид личной встречи с журналистами. Участие в интервью (не важно по чьей инициативе оно проводится, вашей  организации или средств массовой информации) требует от вас особенно тщательной подготовки. Со стороны  организации в интервью обычно принимает  участие либо директор отдела по связям с общественностью, либо первое или  второе лицо в организации - в зависимости  от серьезности причины проведения интервью: чем серьезнее причина (авария катастрофа, пожар), тем выше должно быть положение лица, его  дающего. И задача специалиста по PR, подготавливающего этих первых лиц  к интервью, - собрать для них  все необходимые материалы, предусмотреть  типичные вопросы, которые могут  быть заданы и предложить варианты ответов.