Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайна актуальна в настоящие время. Взрыв «документационной активности» общества приходиться на 1960-1970г.г.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации – внедрение технических средств в управленческий труд: в 60-х г.г. – множительной техники, а с 70-х г.г. – электронно-вычислительной. Соблазнительная возможность легкого тиражирования, а затем и создание документов дала свои результаты – объем документации и соответственно расходования бумаги  резко увеличился.

Следующая объективная причина заключается в свойстве документации -  при использование возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно производит и использует, что приводит к возникновению новой информации и т.п.

 Имеется еще ряд причин  возрастания документопотоков на  настоящее время: недостаточная разработанность законодательной база; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации и возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них – несвоевременное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышение исполнительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это отражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что не ясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписке немотивированных персональных обращений и выражений благодарности т. д. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста рассмотрены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов».

Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова». 

Уменьшение физического размера документов – существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать на форме А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписке данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения  документов; введения строго контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологи основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

3.2. Средства регулирования  документопотоков

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-97 принят Госстандартом России в 1997 г. и введен в действие с 1 января 1999 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшим ГОСТ 6.38-90. При разработке стандарта были учтены изменения в законодательстве, опыт применения ранее действовавших стандартов на организационно-распорядительную документацию, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций по совершенствованию стандарта, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» (ст.7) требования, устанавливаемые государственными стандартами для обеспечения технической и информационной совместимости, являются обязательными для соблюдения государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности.

Внедрение ГОСТ Р 6.30-97 в конкретной организации предполагает приведение форм документов в соответствие с требованиями стандарта. Эта работа требует внимательного изучения положений стандарта, подготовки методических материалов и проведение занятий с управленческими работниками, участвующими в создании документов.

3.3. Информационные системы в управлении документооборотом

Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно в поисках нужной информации, а также на работу с устаревшими или ошибочными данными, невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, чем крупнее организация и чем больше количество подразделений она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.

Информационные системы на уровне подразделений.

Практически любое подразделение в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы создает для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, дает средства для создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых процессов на уровне отдела.

Например, канцелярия может использовать базы данных для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения электронных архивов. Отдел кадров сможет использовать их для ведения электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных правилах и процедурах.

Инженерный и технический персонал сможет использовать данные в качестве средства  для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг.

Информационные системы на корпоративном уровне.

Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями организации не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие производственные отделы, бухгалтерия и дт., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений.