Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. №5154-1 "О стандартизации", а также государственные стандарты системы "Государственная система стандартизации" (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92;

ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ Р 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В соответствии с ГОСТ Р 1.0-92 стандарт - нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон и утвержденный признанным органом (или предприятием), в котором могут устанавливаться для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов стандартизации, и который направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, относятся: государственные стандарты Российской Федерации; применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей;

стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

Важными средствами информационного обеспечения прежде всего в таких видах деятельности, как статистика, финансовая деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

ЕСКК состоит из общероссийских классификаторов, средств их ведения, нормативных и методических документов (ПР 50-733-93;

ПР 50-734-93; ПР 50-735-93 и др.). Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами, включающими систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. В соответствии с областью применения классифицируемых объектов классификаторы подразделяются на общероссийские классификаторы (ОК); отраслевые классификаторы; классификаторы предприятий.

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия. Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

Создание документов в автоматизированных системах осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на информационные технологии: ГОСТ 34.201-89, ГОСТ 34.602-89, ГОСТ 34.003-90 и др. Признание юридической силы машиночитаемых документов (называемых также электронными документами или документами на машинных носителях) закреплено в ГОСТ 6.10.4-84. Применение электронной подписи регламентируется ГОСТ Р 34.10-94 и ГОСТ Р 34.11-94.

При работе с управленческой документацией находят применение отдельные положения стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), например ГОСТ 7.62-90. "Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования", ГОСТ 7.64-90 "Представление дат и времени дня".

Применение международного, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г № 299. Код по ОКУД должен проставляться на документе.

В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к следующим унифицированным системам:

организационно-распорядительной документации;

первичной учетной документации;

банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговой документации.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой. В раздел, посвященный организационно-распорядительной документации, изменения и дополнения не вносились с 1993 г., поэтому за рамками ОКУД остались многие формы документов, введенные в действие Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.

Федеральные органы исполнительной власти в соответствии со своей компетенцией устанавливают требования к оформлению различных групп документов, проводят работу по унификации документации, утверждают формы документов. Например, с января 1998 г. в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах" введены новые унифицированные формы первичной учетной документации и их электронные версии, использование которых обязательно для всех предприятий и организаций независимо от форм собственности. Госкомстат России утвердил формы первичного учета в составе трех альбомов.

В составе унифицированных систем документации существуют элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу в ОКУД отнесен к организационно-распорядительной документации (код 0281151), а в соответствии с постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71 а приказ (распоряжение) о приеме на работу (Т-1, код 0301006) -к первичным учетным документам.

Формы документов, включенные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов. Альбом унифицированных форм УСОРД, инструктивные и методические материалы к ним издавались в начале 1980-х годов. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации (2-я очередь): унифицированные формы, инструктивно-методические материалы по их применению" была утверждена Росархивом в 1993г., но не опубликована. Ведение альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации, внесение в него изменений и дополнений в настоящее время не осуществляются, что серьезно затрудняет работу с организационно-распорядительной документацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Деятельность специалистов, связанных с документационным обеспечением управления  современных организаций (секретарей, референтов, офис-менеджеров, делопроизводителей и др.), включает в себя широкий круг задач, функций и должностных обязанностей. Наряду с обработкой документов работникам служб документационного обеспечения управления (управлений делами, канцелярий, общих и организационных отделов, секретариатов) приходится много внимания уделять бездокументному обслуживанию работы управленческого аппарата: приему посетителей; организации переговоров, совещаний и собраний; подготовке служебных командировок руководителя; телефонным переговорам и т.п. Однако именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб документационного обеспечения управления, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т.д.

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

• информационную - являются источником и носителем информации;
• управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;
• правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;
• коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;
• учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
• социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
• культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;
• историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе,  с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

 

Цель

 

 

 

 

Задачи

 

 

 

Общие принципы

 

 

 

 

 

 

 

Принципы унификации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Принципы

стандартизации

 

 

 

 

 

 

 

 

Создание системы документов, внедрение которой взамен применяемой даст максимальный экономический эффект в народном хозяйстве, с одновременным ростом творческих элементов в составе управленческого труда, повышение его культуры

Совершенствование требований к содержанию документа

Совершенствование формы документов

Сокращение избыточности информации в документах

Создание общей модели построения документов

Применение единой терминологии в документах

Типизация и трафаретизация текстов

 

Соответствие документов решаемым задачам

Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания

 

Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах

Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов