Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

 

 

2.5. Классификатор документации

 

Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов является их классификация.

Разработке классификатора производственного подразделения предшествует основательная предварительная работа:

• изучение объема и специфики документально-информационного потока;
• оптимизация директивной, распорядительной и нормативной документации «нисходящего» (на подразделение) потока;
• оптимизация и рубрикация документов «восходящего» (от подразделения) потока;
• определение способов обработки и хранения документов (традиционные, т.е. «ручные», предмашинные и машинные способы);
• определение мест хранения первичных (оригинальных) и вторичных (копий, аннотаций, рефератов) документов.

 

 

2.6. Стандартизация и технология обработки документов

 

Под унификацией документной информации понимается установление и применение согласованных форматов и процедур с целью упорядочения управленческой деятельности. Цель унификации документов - достижение оптимальной экономии средств пни реализации необходимых функций.

В системах качества вполне оправдали себя стандарты предприятия, представляющие собой нормативно-технический (организационно-методический)  документ,   устанавливающий требования и правила, обеспечивающие разработку, производство и применение продукции или требования к другим объектам стандартизации в границах предприятия.

Решение задач по унификации и типизации документации регламентируется, как правило, специальными стандартами предприятия, имеющими следующую структуру:

• Общие положения.
• Технология обработки документной информации.
• Организация рабочего места, условия труда.
• Контроль исполнения документов.
• Ответственность и стимулирование.
• Взаимодействие.

Содержание стандарта должно обеспечить получение однозначной информации для реализации необходимых и достаточных операций по обработке документации, в сущности, он должен представлять собой своеобразный алгоритм технологии обработки документной информации.

Технология должна учитывать рост объема документооборота, сокращение числа обслуживаемых структурных подразделении, изменение условий работы, появление прогрессивных технических средств, повышение квалификации работников, введение новых нормативных и методических материалов и др.

Технология выполнения работ может документироваться путем описания технологических процессов и составления операционных карт. При разработке новых технологий могут применяться карты организации трудового процесса, разрабатываемые индивидуально для каждого конкретного сотрудника управления.

Технической базой реализации прогрессивных технологий в сфере документационного обеспечения управления служат средства механизации и автоматизации, повышающие эффективность управленческого труда на 10-20%., а комплексное оснащение служб документационного обеспечения управления современной микропроцессорной и копировальной техникой увеличивает производительность труда вдвое.

Внедрение современных средств оргтехники и компьютерных снегом имеет следующие цели:

• создание новых информационных целей;                 
• сокращение трудозатрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;
• улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;
• надежное хранение документов;
• повышенно производительности и улучшение условий труда управленческого персонала.

Наибольший эффект достигается при совместном применении организационной и электронной вычислительной техники. Основное требование к техническим средствам - их совместимость и возможность объединения в единую систему. Состав комплектов применяемых технических средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами.

 Внедрение технологий с применением  технических средств должно осуществляться на основе упорядоченной системы документирования, рационально организованного документооборота, усовершенствования централизованной службы документации. Разумеется, автоматизация процессов документационного обеспечения оправдана в крупных организациях с большим объемом документооборотов.

Выбор номенклатуры и количества технических средств рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

• подбор и группировка задач, подлежащих выполнению;
• определение объемов работ за установленный период по видам выполняемых работ;
• примерный подбор технических средств по видам работ;
• расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.

При выборе технических средств следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и внедрения, уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями  оперативного ремонта.

 

 

2.7. Регламентация подготовки и оформления документов в организации

 

Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.

В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентируют Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации. Например, раздел 2 "Подготовка служебных документов" Инструкции по документационному обеспечению Мэрии Москвы (1993) включает ряд подразделов, раскрывающих:

общие требования к оформлению документов;

особенности оформления документов, направляемых за рубеж;

порядок подготовки, оформления и выпуска организационно-распорядительных документов Мэрии;

оформление протоколов заседаний Правительства Москвы;

оформление протоколов совещаний, проводимых Мэром, Премьером Правительства и другими руководителями.

В приложениях к инструкции приводятся образцы бланков документов и унифицированных форм документов.

Положения Инструкции по делопроизводству конкретизируются в правилах оформления документов. Например, Правила оформления документов (утверждены распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997г. №102) содержат общие требования к оформлению документов, требования к оформлению отдельных видов документов (проектов законов, указов и распоряжений Президента, распоряжений Администрации Президента, писем, телеграмм, протоколов и др.), образцы документов, справочный материал по написанию дат, чисел, часто употребляемых сокращений слов.

Табель форм документов разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Он содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В табель включаются все создаваемые в организации документы.

Табель оформляется в виде таблицы на листах формата АЗ и включает следующие графы:

1) Наименование документа.

2) Правовое основание (наименование, дата и номер нормативного акта, в соответствии с которым установлена и введена в действие форма документа).

3) Периодичность (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т. д.),

4) Составитель (указывается структурное  подразделение или должностное лицо, которое готовит проект документа).

5) Согласование (указывается должность  лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности при необходимости включается наименование организации или структурного подразделения).

6) Подпись (указывается должность  лица, подписывающего документ).

7) Утверждение (графа заполняется  для документов, подлежащих утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ, или наименование соответствующего документа).

8) Печать (графа заполняется в случае проставления на документе печати).

9) Резолюция (указывается должность  лица, имеющего право резолюции для данного вида документов).

10) Адресат (указывается наименование  организации, структурного подразделения, куда направляется документ Если документ не выходит из создающего его структурного подразделения, проставляется отметка "внутренний").

11) Ограничение доступа (графа заполняется  для документов с ограниченным доступом).

12) Ответственный за контроль (указывается  наименование структурного подразделения, в котором контролируется документ и/или должность лица, ответственного за контроль).

13) Место хранения (указывается  наименование структурного подразделения, осуществляющего оперативное хранение документа).

14) Имя файла (например, может состоять из обозначений соответствующей функции организации, вида документа и порядкового номера 0D\ust1, где 0D - обозначение функции "организация деятельности", ust - обозначение вида документа "устав", 1 - порядковый номер

Принятые в организации бланки документов включаются в Альбом бланков Формы документов, создаваемых в деятельности организации, включаются в Альбом унифицированных форм документов, который формируется на основе Табеля документов организации и содержит формы наиболее часто создаваемых документов (актов, договоров, представлений, писем и т.д.).

В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы

Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам (например, раздел, включающий формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений, раздел типовых хозяйственных договоров и т.д.).

Существенный эффект дает использование Альбома форм документов в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющий оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов.

 

 

2.8. Документирование управленческой деятельности

 

Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и другие аспекты. При создании документов решаются такие проблемы, как:

• выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций;
• определение видов и разновидностей управленческих документов, требующихся в данной ситуации:
• разработка проектов документов с учетом действующих нормативных правовых актов;
• оформление документов в соответствии с требованиями государственных стандартов и методических рекомендаций о порядке придания документам юридической силы.

Потребность в документировании управленческих ситуаций обусловлена, прежде всего, наличием законодательных актов, прямо указывающих на необходимость письменного подтверждения тех или иных фактов.

Трудовой и Гражданский кодексы Российской Федерации содержат наименования некоторых управленческих документов, отсутствие которых недопустимо при документировании определенных ситуаций (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, график отпусков, договор подряда и др.).

Обязательному документированию подлежат единоличная распорядительная деятельность руководителя организации, коллективная деятельность комиссий, работа собраний, совещаний, заседаний и т.п.

Документируются управленческие действия по реализации функций управления и взаимоотношения между организациями и физическими лицами.

 Особенно остро в  сфере документирования стоит  проблема сокращения излишних, дублирующих друг друга документов, повышения информативности и информационной емкости документов, разумного перехода к бездокументному общению (особенно во внутрифирменном управлении).