Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

В негосударственных организациях номенклатуры дел чаще всего отсутствуют, что является грубым нарушением правил ведомственного хранения документов и приводит ко многим ошибкам при ведении архивной части делопроизводства:

• исполненные документы не сразу подшиваются в дела;
• при формировании дел смешиваются в одном деле документа разных видов и сроков хранения;
• вместе с оригиналами документов подшиваются их копии, проекты, дубликаты;
• в одно дело формируются документы разных лет и т.п.

Еще хуже обстоят дела с формулированием заголовков дел, которые не только не соответствуют предъявляемым требованиям, но и просто не позволяют понять, какие документы подшиты в данное дело.

Многие практики не владеют информацией о государственном регулировании сроков хранения документов, не знают, какие нормативные акты  должны использоваться при решении данного вопроса. Следствием  этого зачастую становится уничтожение документов до истечения сроков их хранения.

Но даже если документы хранятся в организации в соответствии с установленным сроком, сами условия и способы их хранения не отвечают принятым правилам:

- документы  находятся в скоросшивателях. а  не переплетаются;

- документы  дела формируются в обратном. а не в прямом хронологическом  порядке;

- листы  дела не нумеруются, не описываются и не заверяются;

- описи  дел не составляются.

С другой стороны, в организации постоянно накапливаются документы с истекшими сроками хранения, которые можно и нужно периодически уничтожать по соответствующему акту. Однако решение вопросов хранения и уничтожения документов должно находится в ведении специальной экспертной комиссии организации, о необходимости создания которой знают далеко не во всех организациях.

За все эти нарушения персональную ответственность несет первый руководитель организации. В Положении об Архивном фонде Российской Федерации установлено, что негосударственные и общественные структуры являются собственниками своих документов в период деятельности организации. Они обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или в структурных подразделениях организации. Эти документы не могут  быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов они должны информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение  в учреждения архивной службы.

 

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ.   ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ

 

 Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

--       сбор и обработку  документной информации;

--       подготовка решения;

--       принятие и  документирование решения;

--       доведение решения  до исполнителей;

--       исполнение решения;

--      контроль исполнения;

--      сбор информации  об исполнении;

--       передача информации  по вертикальным и горизонтальным  связям;

--      хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

 

 

3.1.Учет количества и  качества документов организации.

Сокращение объема документооборота.

 

Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течении года и другую интересующую статистику.

Для этого, чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.

Объем выполняемым машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведению работ по микрофильмированию документов.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.  

Качественный, всесторонний анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группе сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов проводится в местах их регистрации по регистрационным формам;

нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год по руководством и при участии службы документационного обучения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:

количество сопроводительных документов, не несущих смысловой нагрузки;

количество документов, присланных для сведения «на всякий случай»;

количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документационного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организации.

Подсчет документооборота целесообразно, особенно при больших объемах документов, проводить раздельно по каждому структурному подразделению, а внутри подразделений – по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов наиболее эффективным является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на вопрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики поведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенно) и номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм.

В этом случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений организации в целом.

При подсчете общего количества документов возможно применение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например, формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж документов, например, в 3-5 листов.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например, по системам документов, используемым в работе; оп адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т.д.

Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотрудниками в рамках самого структурного подразделения.

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями – неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолировано.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов – создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.