История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ	2
ГЛАВА I. Архивное дело в России	4
1.1 Виды архивов, их основные задачи	4
1.1.1 Ведомственные архивы	5
1.1.2 Государственные архивы	10
1.2 Информационное обеспечение пользователей  архивов	13
1.2.1 Виды запросов и информационных документов	15
1.2.2 Теоретические основы исполнения  запросов	17
ГЛАВА II. История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО	25
2.1 Исторический обзор Сургутского  архива	25
2.2 Перспективы развития архивного  дела в ХМАО и Сургуте	31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	37
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ	39

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Архивы являются важнейшей частью социальной памяти, культурного наследия человечества. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивный документ.

В настоящее время далеко не все имеют достаточно чёткое представление о работе архивов. А между тем их деятельность представляет как для общества в целом, так и для любого гражданина значительный интерес. Знакомясь с архивным документом, мы испытываем особое чувство прикосновения ко времени. Листая архивное дело, мы как бы переворачиваем живые страницы далекой и одновременно близкой истории нашей родины, ведь архивный документ – это историческая память народа.

Актуальность темы настоящей курсовой работы «Пользователи и архивы города Сургута: проблемы и перспективы» очевидна. В настоящее время усиливается внимание к документам, отражающим историю, общественную жизнь, судьбу нашей страны, области, города и конкретного человека. Мы не сможем сделать свою Родину великой, если не будем знать её истории, ведь, как говорится «не зная прошлого, нельзя построить будущее». Поэтому сохранению архивных учреждений и материалов, хранящихся в них, необходимо уделять большее внимание.

Так, например, документированные богатства, собранные в Сургутском архиве, представляют собой огромную культурную, научную и практическую ценность, постоянно используются в политических целях, для удовлетворения социально-культурных потребностей общества, о чём свидетельствуют ежегодно увеличивающееся число запросов, поступающих в архив.

Итак, целью настоящей курсовой работы является изучение основных проблем, связанным с работой Сургутского архива и его пользователей, а также перспектив его развития.

В связи с поставленной целью в ходе написания курсовой работы мной решались следующие задачи:

1. Проанализировать структуру и  основные виды архивов в России, теоретические основы их работы;

2. Показать основные направления  развития архивного дела в России, ХМАО-Югре и, в частности, Сургутского архива и сделать выводы.

Объектом исследования в курсовой работе является архивная отрасль, а в качестве предмета исследования примем архивный отдел администрации города Сургута.

ГЛАВА I. Архивное дело в России

 

1.1. Виды архивов, их основные задачи.

 

Документы играют большую роль в жизни любого общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, – так называемый документальный фонд. Однако, хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них – с исторической, научной, культурной и иных точек зрения. Для хранения документального фонда в России (т.е. общего объёма архивной документации) предназначен Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части Архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами.

 

1.1.1 Ведомственные архивы.

 

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт видовое понятие ведомственного архива. Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.1

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Рассмотрим основные виды ведомственных архивов. Кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Вышеуказанный ГОСТ 51114-98 даёт определение понятия «ведомственный архив». Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что даёт определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесённые к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации. В целях своевременного приёма архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учёта, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создаётся архив.

В зависимости от объёма документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (службы делопроизводства, или ДОУ), осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью их  использования.

Как было сказано выше, ведомственный архив – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив всё равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

Ведомственные архивы в зависимости от компетенции (функций) организации могут быть таких видов (всего они подразделяются на 5 групп):

- архив организации;

- центральный архив;

- центральный отраслевой архив;

- объединённый ведомственный архив;

- объединённый межведомственный  архив.

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчинённости независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединённый архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, производственные и хозяйственные подразделения организации.

Объединённые ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учёта и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Как следует из многолетнего опыта, централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает её качество.2

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

Ведомственные архивы федерального уровня состоят из важнейших архивов «силовых» ведомств Российской Федерации, таких как:

- Центральный архив Министерства  обороны Российской Федерации (ЦАМО);

- Центральный музей Великой  Отечественной войны 1941—1945 гг. на  Поклонной горе;

- Архив военно-медицинских документов  при Военно-медицинском музее  Министерства обороны Российской  Федерации;

- Центральный военно-морской архив  Министерства обороны Российской Федерации (ЦВМА);

- Филиал Центрального военно-морского  архива Министерства обороны  Российской Федерации;

- Центральный пограничный архив  Федеральной службы безопасности  России (ЦПА ФСБ России);

- Центральный архив Федеральной  службы безопасности России (ЦА ФСБ);

- Главный информационный центр  МВД России (ГИЦ МВД);

- Центральный архив внутренних  войск МВД России (ЦАВВ).

К ведомственным архивам относятся также:

- архивы органов записи актов  гражданского состояния (ЗАГС) в  субъектах Российской Федерации;

- архивы железных дорог (по региональным  управлениям железных дорог). 

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- архив управленческой документации;

- научно-технический архив;

- аудиовизуальный архив;

- архив документации на электронных  носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчинённых ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в их состав копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива. Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных (не государственных) архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций».3

В заключение рассмотрим задачи ведомственных архивов. Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учёт и обеспечение сохранности  документов;

- создание научно-справочного аппарата  к документам архива;

- использование хранящихся в  архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.