История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации,21 законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, Уставом города Сургута, иными муниципальными правовыми актами города Сургута, а также Положением об архивном отделе.22

Архивный отдел не является юридическим лицом, имеет печать с собственным наименованием, соответствующие штампы и бланки, необходимые для его деятельности. Начальник отдела – Кайдалова Анастасия Александровна.

Местонахождение отдела: 628415, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, город Сургут, улица Магистральная, дом 28.

Архивный отдел структурно разбит на 4 подотдела, расположенных в городе Сургуте по адресам: ул. Магистральная, 28 (административный корпус);   ул. Лермонтова, 5/2 (архив по личному составу); ул. Декабристов, 1 (здесь также расположен архив по личному составу); пр. Мира, 8 (находится архив по личному составу, а также осуществляется приём документов ликвидированных предприятий).

Финансирование расходов на содержание отдела осуществляется за счёт средств бюджета города в пределах утвержденных ассигнований. Архивный отдел был создан в целях:

а) реализации вопроса местного значения по формированию и содержанию муниципального архива;

б) информационного обеспечения органов местного самоуправления го-родского округа город Сургут, удовлетворения прав граждан и организаций на получение архивной информации.

История Сургутского архива началась с 1920-х годов, о чём свидетельствуют документы Сургутского райисполкома. Официально Сургутский районный архив образован в 1937 году, когда в стране шла организация архивных учреждений районного звена.

Свою историю архивная служба ведёт от даты назначения на должность первого архивариуса Сургутского райисполкома – Игнатова Василия Фёдоровича с 16 сентября 1937 года.

Начиная с 1920-х годов архивисты по крупинкам собирали документальные материалы о жизни населения края. В 1940-50-е годы в архиве было собрано до 1,5 тысяч дел, которые затем обрабатывались и отправлялись в окружной и областной архивы на постоянное хранение. Только с 1968 года решением Тюменского облисполкома Сургутский архив стал учреждением с постоянным хранением документов на месте.

Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города Сургута и объединяет фонд двух муниципальных образований городского округа город Сургут и Сургутского района.

В настоящее время Сургутский архив является одним из самых крупных архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры как по объёмам выполняемых работ, так и по составу документов. Фонд архива документов постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций составляет 98 000 единиц хранения, объединённых в 585 фондов.

Архивный отдел сотрудничает более чем с 200 предприятиями, учреждениями, организациями города и района. Желающим наладить делопроизводство, архив оказывает методическую и консультативную помощь в организации этой работы.

Специалисты отдела консультируют по самому широкому кругу вопросов: начиная с ознакомления с нормативными актами, ГОСТами, правилами оформления документов и заканчивая тем, как правильно подготовить дела на передачу в архив, на ведомственное хранение, каковы должны быть условия сохранности документов.

Основу работы архивного отдела по совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений составляет проведение комплексных и тематических проверок, в ходе которых не только и не столько дается оценка состояния делопроизводства и архива, сколько оказывается практическая помощь.

Архивисты поддерживают деловые контакты с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Опыт общения на коллегиях и семинарах, проводимых Управлением приносит свои положительные результаты. Годы работы архивного отдела с Управлением по делам архив ХМАО подтвердили, что эта отлаженная система взаимодействия является важным звеном, обеспечивающим правильное формирование, хранение и использование документов Архивного Фонда города и округа.

От правильной организации архивной работы зависит и документальное представление о деятельности органов местного самоуправления.

Архивный отдел активно сотрудничает с городской и районной администрациями, которые оказывают помощь в решении многих возникающих проблем архивного дела – материально-техническое снабжение, штаты.

Документы Сургутского городского архива представляют большой интерес для исследователей. Ежегодно с архивным материалом работают порядка 130 человек, в том числе учащиеся, преподаватели средних и высших учебных заведений, научные сотрудники музеев, библиотек, аспиранты, кандидаты и доктора наук, журналисты, краеведы, а также все те, кто интересуется историей Сургутского края.

Огромный интерес представляют документы дореволюционного периода – метрические книги Градо-Сургутской Троицкой и Юганской Богоявленской церквей, в которых отражены сведения о родившихся, сочетавшихся браком и умерших жителей Сургутского района с 1863 по 1928 годы. Уникальны документы периода становления и укрепления Советской власти в районе, среди которых фонды Сургутского уездного революционного комитета за 1919-1921 гг., земельный, коммунальный отделы, отделы социального обеспечения, народного образования при Сургутском уездном исполкоме 1919 – 1921 гг., Сургутского райисполкома с 1924 г. В них отражены деятельность местных органов власти, развитие культуры, здравоохранения, образования, отражены проблемные стороны жизни сургутян военного времени: размещении эвакуированных детских домов из блокадного Ленинграда; создании артелей, совхозов, колхозов.

Историю геологического поиска, открытие нефтяных месторождений на территории Сургутского района, строительство современного города Сургута можно почерпнуть из документов нового периода истории. Документальную историю города и района дополняют фонды личного происхождения: краеведов – Ф.Я.Показаньева, И.П.Захарова, коллекций документов участников Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг., работников народного просвещения, здравоохранения. Реальность прошлого передают фотодокументы, фонд которых насчитывает порядка 2000 единиц.

Сотрудники архивного отдела проводят по архивным документам школьные уроки, экскурсии, выставочные проекты совместно с учреждениями культуры. Нередко первоисточники архива становятся основой для информационных сюжетов и публикаций в средствах массовой информации.

В архиве ежегодно проходят практику студенты исторического факультета Сургутского государственного университета и специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» Сургутского государственного педагогического университета.

Наиболее значимой муниципальной услугой, оказываемой специалистами архивного отдела населению города является выдача архивных справок по запросам граждан и организаций. За последние 10 лет работа архива сводится в основном к исполнению социально-правовых запросов, которые увеличиваются с каждым годом: если в 2010 году архивом выполнено 7725 справок, то за 2011 год количество выданных ответов составляло 10764 справки. Несмотря на трудности с исполнением запросов, специалисты стараются всегда подготовить ответ за 3 – 4 недели.

Кроме того, отдел выполняет роль справочной архивной службы. Сотрудники знают и умеют быстро найти информацию не только по документам архива, но и хорошо разбираются в системе архивов федеральных, окружных, бывших министерств и ведомств. В день даётся около 20-30 таких консультаций по телефону.

Как правило, часто запрашивают следующие документы: решения исполкомов и сессий Сургутского городского и Сургутского районного Советов народных депутатов, основания для принятия решений по землеотводу, в том числе разрешения на строительство; документы по строительству и вводу в эксплуатацию зданий и сооружений, передачи права собственности на здания, предоставления жилья. 

Помимо органов власти архив исполняет запросы прокуратуры, суда, управлений внутренних дел, нотариальных контор, регистрационной палаты.

С 1992 года в Сургутский архив стали поступать документы обанкротившихся предприятий. В настоящее время в архив принято на хранение более 80 тысяч дел от более чем 1000 ликвидированных организаций. Это так называемые документы по личному составу работавших на этих предприятиях людей. Как известно, такие документы хранятся 75 лет и служат основанием для социально-правовой защиты граждан.

Благодаря своевременным действиям архивистов, городской и районной администраций Сургута удалось сохранить большую часть этой группы документов. Ежегодно архивный отдел принимает на хранение около 7 тысяч таких дел.

В настоящее время документальный массив архива сосредоточен в трёх помещениях общей площадью около 720 квадратных метров.

Заметим, что количество запросов социально-правового характера постоянно растёт. Ежемесячно специалистами архива исполняется около тысячи запросов о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о награждении и присвоении почетных званий, переименованиях и реорганизациях учреждений, предприятий.

Для розыска документов ликвидированных организаций архивным отделом ведётся огромная работа путем ведения адресной картотеки существовавших предприятий. Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

В какой именно архив следует при этом обращаться зависит от масштаба интересующей организации: если необходимы данные о человеке, который работал в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы, если в учреждении республиканского, краевого, либо областного подчинения, то в государственные архивы соответствующего региона, и, наконец, если сотрудник работал на предприятии городского и районного подчинения – следует обратиться в муниципальные архивы.

Например, если нам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. Заметим, что с коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.23

В последние годы заметно повысилось значение архивной службы города и района не только как центра организации архивного дела, но и как научного учреждения, располагающего широкими возможностями для изучения и популяризации исторических источников.

Сегодня сотрудники архивного отдела Администрации города успешно хранят и приумножают документальные богатства Сургутского края, собранные предыдущими поколениями архивистов.

Ежегодно в архивы Югры поступает более 40 тысяч документов постоянного срока хранения и по личному составу, носящих социально-правовой характер, от 1000 с лишним организаций – источников комплектования. Среди них документы Правительства и Думы автономного округа, администраций муниципальных образований, их отделов и управлений: образования, здравоохранения, статистики, внешнеэкономических и межрегиональных связей, налоговых инспекций, общественных организаций. По документам этих фондов можно проследить преобразования в обществе, которые происходили в перестроечный период, в том числе акционирование государственных предприятий, развитие индивидуальной предпринимательской деятельности, установление связей с иностранными фирмами.

Позитивные сдвиги происходят в области формирования Архивного Фонда Ханты-Мансийского автономного округа. Связано это с эффективной работой экспертно-проверочной методической комиссии Управления по делам архивов автономного округа.

С принятием в 2002 году специальной долговременной программы «Судьба моя – Югра», направленной на собирание и использование документов личного происхождения от граждан, активизировался сбор фотографий и материалов личного происхождения.

На качественно новую ступень поднялось в последние годы использование архивных документов в Югре. Управлением по делам архивов совместно с архивными отделами муниципальных образований автономного округа самостоятельно подготовлены и изданы документальные сборники, раскрывающие историю государственной власти и местного самоуправления, развитие системы образования, трагические страницы политической ссылки 1930-40-х годов и др. Ежегодно выходит научно-практический журнал «Архивы Югории».

Современные реалии ставят новые задачи, приоритетным направлением становится информатизация архивного дела, оцифровка научно-справочного аппарата, документов, ведение программных комплексов.

В целях улучшения информационного обслуживания органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, граждан за счёт расширения информационного потенциала Архивного фонда Югры разработана и утверждена ведомственная целевая программа «Документальное наследие Югры». Продолжена работа над проектом «Создание информационной системы «Электронный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», реализация его позволит создать фонд пользования на архивные документы в электронном виде, это обеспечит сохранность особо ценных документов.