История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО

Завершается работа над кратким справочником по архивным фондам, который будет раскрывать информацию о составе и содержании фондов архивов автономного округа и будет являться своеобразным путеводителем по архивным документам.

В сентябре 2009 года в целях организации обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, широкого круга доступа пользователей к ретроспективной информации на информационно-просветительском портале автономного округа открыт сайт «Архивы Югры» (http://www.eduhmao.ru/info/13/main/). О том, что данный сайт посещают, говорит то, что многие запросы стали приходить по электронной почте.

Была определена следующая схема размещения информации на сайте:

- нормативные документы по вопросам  архивного дела; Управление по  делам архивов Ханты-Мансийского  автономного округа – Югры (визитная  карточка Управления, контактная  информация);

- Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  (визитная карточка, контактная информация);

- органы управления архивным  делом муниципальных образований  автономного округа (контактная  информация);

- краткий справочник по фондам  архивов Югры;

- Югорский калейдоскоп событий 2009 год; -документы архивов Югры рассказывают;

- события, люди, факты в документах  архивов Югры;

- документ месяца;

- новости отрасли;

- анонсы.

С целью качественного и своевременного пополнения рубрик сайта создан коллегиальный орган – рабочая группа, состоящая из сотрудников Управления по делам архивов и Государственного архива автономного округа. К работе группы в качестве экспертов будут привлекаться и специалисты муниципальных архивов автономного округа. Наполняемость рубрик решено осуществлять по мере поступления повой информации, но не реже одного раза в месяц.

Управлению по делам архивов предоставлен удаленный доступ к разделам сайта, что позволяет Управлению заниматься наполнением сайта и его развитием самостоятельно.

В настоящее время Управлением ведётся активное формирование материалов для размещения на портале. В перспективе планируется открытие рубрик «Виртуальные выставки документов», «Календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», «Фотоархив»; размещение в электронном виде научно-практического журнала Управления по делам архивов автономного округа «Архивы Югории».

За время функционирования сайта значительно выросло количество обращений граждан в Архивную службу Югры по средствам электронной связи, улучшилось качество адресных обращений. Это говорит о посещаемости сайта и востребованности информации, размещенной на нем.

Кроме сайта, созданного на Информационно-просветительском портале автономного округа, Архивная служба Югры размещает материалы о своей деятельности на официальном веб-сайте органов государственной власти автономного округа в разделе «Исполнительные органы государственной власти» и на портале Администрации Губернатора автономного округа в разделе «Информация органов государственной власти».

Сайт Архивной службы Ханты-Мансийского автономного округа и информационная наполняемость позволяют выполнять задачи доступности, привлекательности архивной информации, использовать материалы сайта не только специалистам архивной отрасли, по и учёным, исследователям, краеведам, работникам образования, культуры, студентам и школьникам, широкой общественности.

Постоянно растёт востребованность архивной информации, как для ретроспективного воспроизведения, так и для подтверждения конституционных прав граждан. Пользователями архивной информации по ХМАО за 2011 год стали 57 тыс. человек. В читальных залах архивов автономного округа работают исследователи, учёные, преподаватели, студенты, журналисты.

За последние десять лет количество запросов, исполненных архивами автономного округа по обращениям граждан, возросло с 7 до 54 тыс. в год. Многим людям архивисты помогают ежегодно подтвердить северный стаж, годы работы и другие социальные льготы. Любые изменения в пенсионном законодательстве, приводят людей в архивы.

Что касается перспектив развития архивного отдела города Сургута, то после решения проблем с помещением, пожалуй, наиболее значимой и дорогостоящей является использование всех возможностей в области научной информации, создания современных и высокотехнологичных информационно-поисковых систем.

Так, планомерное внедрение информационных технологий архивного дела позволит многократно увеличить эффетивность работ по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, других заинтересованных учреждений, совершенствование их организации, и, в конечном итоге, качества предоставляемых информационных материалов.

Актуальным для сургутского архивного отдела является внедрение системы маркетинга предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, их рекламирование, при этом одним их основных информационных каналов является глобальная сеть Интернет.

По моему мнению, администрации архивного отдела следует обратить внимание на проведение мероприятий, посвященных юбилейным датам мировой, российской и региональной истории, а также мероприятий, включенных в окружную и федеральную программы патриотического воспитания граждан Российской Федерации (например, увековечения памяти российских и советских воинов и мн. др.).

На низком уровне в Сургуте находится подготовка и издание самых разнообразных путеводителей по фондам госархивов, справочников, указателей к фондам, тематических и пофондовых обзоров, редко проводятся выставки архивных документов сургутского архивного отдела, практически не слышно о подготовленных публикациях в средствах массовой информации, в т.ч. радио- и телепередач.

В рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры», по моему мнению, было бы уместным такое «модное» направление, как изыскание путей получения грантов, различной спонсорской помощи, направленной на поддержку данного архивного учреждения, реализацию их публикационных и выставочных проектов (что по моему мнению не является настолько дорогим удовольствием).

Как видим, достаточно много интересных и актуальных на сегодня направлений совершенствования работы архивного отдела администрации города Сургута, однако данный вопрос, как обычно, упирается в его своевременное финансирование. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе написания данной курсовой работы была проанализирована структура и основные виды архивов в России, а также теоретические основы их работы. Было выяснено, что архив – это учреждение, которое создаётся не только для обеспечения сохранности документов и благоприятных условий для их использования, но и для предоставления информации органам государственной власти и местного самоуправления, а также оказания информационных услуг населению.

Современная система архивов России представлена тремя основными типами, а именно – государственными архивами, ведомственнми архивами и негосударственными архивами. Государственные архивы представлены в свою очередь двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Ведомственные архивы представлены тремя видами: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: это архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.

Исполняемые российскими архивами запросы бывают тематическими,  генеалогическими и социально-правовыми.

Основные направления развития архивного дела, судя по обзору использованной литературы, справедливы как для России в целом, так и для  Сургутского архива в частности. Так, актуальным для сургутского архивного отдела является внедрение системы маркетинга предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, проведение мероприятий, посвященных юбилейным датам мировой, российской и региональной истории.

На относительно низком уровне в Сургуте находится подготовка и издание самых разнообразных путеводителей по фондам госархивов, справочников, указателей к фондам, тематических и пофондовых обзоров, по моему мнению редко проводятся выставки архивных документов сургутского архивного отдела, практически не слышно о подготовленных публикациях в средствах массовой информации, в т.ч. радио- и телепередач.

В рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры», по моему мнению, было бы уместным кроме государственного финансирования также изыскание грантов, различной спонсорской помощи, направленных на поддержку архивного учреждения, реализацию публикационных и выставочных проектов.

Но, пожалуй, основным перспективным направлением, пускай и дорогостоящим, является использование всех возможностей в области информатизации, создания современных и высокотехнологичных информационно-поисковых систем. Так, по мнению атвора настоящей работы, планомерное внедрение информационных технологий в архивном деле позволит многократно увеличить эффетивность работ по информационному обеспечению населения, органов государственной власти, местного самоуправления, других заинтересованных учреждений, совершенствование их организации, и, в конечном итоге, рост качества предоставляемых информационных материалов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993, с учётом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) // Российская газета. - №7 от 21.01.2009. - ст. 23, ст. 24. 
2. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (в ред. От 10.07.2012). // Собрание законодательства РФ. - №25 от 17.06.1996. - ст.ст. 137, 183. 
3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 №14-ФЗ (в ред. От 30.11.2011, с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012) // Собрание законодательства РФ. - №5 от 29.01.1996. - ст. 727.
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ (в ред. От 10.07.2012). // Российская газета. - №256 от 31.12.2001. - ст. 13.11.
5. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011) Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Российская газета. - №165 от 29.07.2006. - ст. 11. 
6. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011) Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Российская газета. - №165 от 29.07.2006. - ст. 11. 
7. Указ Президента РФ от 06.03.1997 №188 (ред. от 23.09.2005) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». - URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=55795  
8. Указ Президента РФ от 09.03.2004 №314 (в ред. От 22.06.2010) О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти // Российская газета. - №50 от 12.03.2004. 
9. «Основные правила работы архивов организаций». Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.. - URL: http://www.stroyplan.ru/docs.php?showitem=44229
10. Основные правила работы государственных архивов российской федерации (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 №16). - URL: http://www.zakonprost.ru/content/base/part/323544
11. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. - URL: http://www.stroyplan.ru/docs.php?showitem=37688
12. Инструкция о порядке исполнения поступающих из-за рубежа запросов по истребованию документов социально-правового характера, касающихся прав и законных интересов советских, иностранных граждан и лиц без гражданства. Утверждена приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 28.01.1983 г. - URL: http://gaspito.ru/index.php/npa/108-regserv 
13. Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 192 с.
14. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 2006. - 355 с.
15. Сайт «Архивы России». - URL: http://www.rusarchives.ru/state/hant.shtml 
16. Статья «Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». Сайт информационно-просветительского портала ХМАО-Югры. - URL:  http://www.eduhmao.ru/info/13/7124/  
17. Кошелева, Е.А. Использование документов по личному составу // Архивное дело. - 2004, №3. - С. 12 - 19 
18. Положение об архивном отделе администрации города Сургута. - URL: http://www.admsurgut.ru/state.php?ttop=120087&top=210265  
19. Разумовская, Т.В. Если вы пришли в архив… // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010, №1. - С. 22-24.

 

1 ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28. - URL: http://www.stroyplan.ru/docs.php?showitem=37688 

2 Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 2006. - С. 62.

3 «Основные правила работы архивов организаций». Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.. - URL: http://www.stroyplan.ru/docs.php?showitem=44229 

4 Алексеева Е.В. Архивоведение. - М.: ПрофОбрИздат, 2004. - С. 79

5 Там же. - С. 80

6 Статья «Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры». Сайт информационно-просветительского портала ХМАО-Югры. - URL:  http://www.eduhmao.ru/info/13/7124/ 

7 Сайт «Архивы России». - URL: http://www.rusarchives.ru/state/hant.shtml 

8 Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993, с учётом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) //    Российская газета. - №7 от 21.01.2009. - ст. 23, ст. 24.

9 Указ Президента РФ от 06.03.1997 №188 (ред. от 23.09.2005) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». - URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=55795 

10 Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (в ред. От 10.07.2012). // Собрание законодательства РФ. - №25 от 17.06.1996. - ст.ст. 137, 183.

11 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 №14-ФЗ (в ред. От 30.11.2011, с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012) // Собрание законодательства РФ. - №5 от 29.01.1996. - ст. 727.

12 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 №195-ФЗ (в ред. От 10.07.2012). // Российская газета. - №256 от 31.12.2001. - ст. 13.11.

13 Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011) Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Российская газета. - №165 от 29.07.2006. - ст. 11.

14 Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (в ред. от 27.07.2010) Об архивном деле в Российской Федерации // Российская газета. - №237 от 27.10.2004. - ст.ст. 24, 25, 26.

15 Основные правила работы государственных архивов российской федерации (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 №16). - URL: http://www.zakonprost.ru/content/base/part/323544  

16 Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011) Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Российская газета. - №165 от 29.07.2006. - ст. 11.

17 Кошелева, Е.А. Использование документов по личному составу // Архивное дело. - 2004, №3. - С. 12 - 13

18 Кошелева, Е.А. Использование документов по личному составу // Архивное дело. - 2004, №3. - С. 15

19 Инструкция о порядке исполнения поступающих из-за рубежа запросов по истребованию документов социально-правового характера, касающихся прав и законных интересов советских, иностранных граждан и лиц без гражданства. Утверждена приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 28.01.1983 г. - URL: http://gaspito.ru/index.php/npa/108-regserv