История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

При подготовке ответов на запросы социально-правового характера следует помнить, что выдача информации, подтверждающей трудовой стаж и размеры заработной платы, осуществляется только собственнику информации (лицу, о котором данная информация), или другому лицу с согласия собственника по доверенности, оформленной в установленном порядке, если не истёк 75 летний срок с момента её создания, или наследнику согласно существующий на это право документов.16

По запросам адвокатов (адвокатских) контор выдается информация при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке от лица, которое они защищают.

Предоставление информации социально-правового характера, предназначенной для направления за рубеж, осуществляется в соответствии с порядком, установленным МИД РФ и Федеральным архивным агентством.

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержится неправильная или неточный записи о периодах работы заявитель обращается в архив.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится название должности, которую занимал гражданин структурного подразделения и период его работы.17

Имеющиеся в личных делах листки по учёту кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки проверке имеющихся в них сведений, на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетно-платежные или расчетный ведомости, расчетные книжки, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т-2; табели учёта рабочего времени и расчета оплаты труда и др. документы, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии.

В справку для назначения или пересчёта пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты на основании приказов по личному составу или основной деятельности.18

В справку об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается на каком курсе или в каком классе учился.

В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий или катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.

При исполнении повторных запросов или составлении справки по просьбе гражданина архив проверяет соответствующие сведения, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Срок исполнения запросов социально-правового характера, требующего обращения к документам архива не должен превышать 30 рабочих дней. При необходимости руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата составляет 15 дней со дня регистрации. Также запросы выполняются на основании просмотренных описей, каталогов без обращения к документам архива. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Архивы исполняют генеалогические запросы от граждан, генеалогических обществ и др. организаций на договорной основе. Такого рода запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.

Порядок исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа т.н. «консульских» запросов, осуществляется в соответствии с порядком, установленным МИД РФ, а также «Инструкции о порядке исполнения поступающих из-за рубежа запросов по истребованию документов социально-правового характера, касающихся прав и законных интересов советских, иностранных граждан и лиц без гражданства»,19 действующего до сего времени, не предусматривает фиксированного временного срока исполнения.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. При подготовке «отрицательных» ответов архивисты стараются избегать формулировок вроде «документы на хранение в архив не поступали», обычно заявителю даются рекомендации по поиску необходимой информации или разъясняется причина отсутствия архивных документов по теме запроса. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).

Все социально-правовые запросы государственные архивы выполняют безвозмездно. Но бывают и исключения:

- если нужно исполнить запрос срочно (в течение 1 – 5 дней с момента обращения);

- выдать дубликат или переоформить  архивную справку взамен утраченной  или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных  документально);

- изготовить несколько экземпляров  архивной справки по просьбе заявителя;

- сделать запрос о трудовом  стаже и заработной плате за  период свыше 5 лет (60 мес. подряд);

- сделать запрос об имущественных  правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берётся (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает её директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Таким образом, архив – не только государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения, ведь получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан, – наше неотъемлемое право.

В связи с проведенной в России административной реформой, произошли изменения и в организации управления архивным делом в стране. Согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»20 Федеральная архивная служба России переименована в Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 было утверждено Положение «О Федеральном архивном агентстве». По этому положению Федеральное архивное агентство утрачивает функции нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Современная система архивов России представлена тремя основными типами: государственные архивы, ведомственные архивы, а также негосударственные архивы, не имеющие на сегодняшний день чёткой организационной структуры. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.

Исполняемые российскими архивами запросы бывают трёх видов:

- тематические – запросы о  предоставлении информации по  определенной проблеме, теме, событию  или факту. Например, биографический  запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;

- генеалогические – запросы, выражающие  потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные  связи двух или более лиц, историю семьи, рода;

- социально-правовые – запросы  конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их  прав и законных интересов. Они  делятся в свою очередь на  три группы:

- служебного характера от органов  законодательной и исполнительной  власти;

- от физических и юридических  лиц;

- запросы от российских и  иностранных граждан и лиц  без гражданства, проживающих за  рубежом, так называемые консульские.

Наиболее «популярными» являются социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

- трудового стажа и размера  заработной платы;

- службы в воинских частях  и формированиях;

- о состоянии здоровья,

- награждении, присвоении званий;

- получении образования;

- применении репрессий;

- об актах гражданского состояния  и т.п.

ГЛАВА II. История становления, сегодняшний день и перспективы развития архивного дела в ХМАО

 

2.1 Исторический обзор Сургутского архива.

 

В 2012 году Сургутскому архиву исполняется 75 лет. 75 лет для архива – возраст большой с точки зрения возраста человека, но совсем небольшой с точки зрения истории. Однако, многое было сделано за это время, например, собраны и сохранены документы по истории города и района: первых организаций, колхозов, совхозов, органов государственной и исполнительной власти, фотодокументы и документы общественных деятелей. Определить настоящее достоинство, значимость и ценность этих документов, как и нашей работы, смогут только потомки через сотни лет, потому что всё, что мы собираем и храним в настоящее время, становится поистине историческим только в будущем.

Как уже говорилось выше, архивный отдел администрации города Сургута является структурным подразделением исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городской округ город Сургут – Администрации города Сургута.