Деловой этикет

введение

Во все времена деловое  общение было одним из важнейших  составляющих любого бизнеса, главным  средством взаимодействия в его  рамках и мощным рычагом воздействия  одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые  переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или  иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской  деятельности. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.

В данной курсовой работе рассмотрены  требования к составлению делового письма.

Цель данной курсовой работы – изучить структуру современного делового письма.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1.  рассмотреть нормативную документацию;

2.  изучить функции и назначение делового письма;

3.  изучить требования к стилю изложения делового письма.

Объектом исследования в  дипломной работе является структура  типового делового письма.

Предметом исследования является изучение требований, предъявляемых  к составлению делового письма.

Метод исследования в данной курсовой работе – изучение нормативной  документации, позволяющей глубже понять структуру делового письма.

 

Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения.

В бизнесе, нарушение тех  или иных норм поведения, такие ошибки может привести к потере больших  денег и карьеры. Великий мастер и учитель в сфере деловых  отношений Дейл Карнеги утверждал, что успех человека в финансовых делах на пятнадцать процентов зависит  от его профессиональных знаний и  на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми.

В самом деле, любой бизнес - это скоординированные действия множества людей, и эффективность  этих действий прямо зависит от их способности налаживать отношения  друг с другом.

Деловому человеку в процессе его деятельности приходится поддерживать связь с деловыми партнерами, клиентами  и подчиненными. В век научно-технического прогресса для этого существует множество возможностей: телефон, электронная  почта, факс, телеграф и другие. Но, несмотря на широкое распространение средств  голосовой связи, деловая переписка  не утратила своей актуальности.

С помощью писем ведутся  предварительные переговоры перед  заключением сделки.

Выясняются отношения  между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения  принять участие в тех или  иных мероприятиях.

Преимущества писем не сводятся только к тому, что в  них можно более четко зафиксировать  необходимую информацию. Важен и  психологический фактор: хорошо оформленное  письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем  устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату.

В последние десятилетия  основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято деловому человеку в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем  даны для английского языка. Необходимо, однако, помнить о существенных различиях  в оформлении и языке писем, направляемых в Европу и США.

1.1  Определение, назначение и функции делового письма

Деловая коммуникация – процесс  обмена информацией, осуществляемый в  связи с решением административных, финансово-экономических, правовых вопросов с использованием устных и письменных форм речи. Но представленное определение  нельзя рассматривать как исчерпывающую  дефиницию. Если процессуальная сторона, связанная с движением информации в определении этого явления  не вызывает сомнения, то объем экстралингвистических  сфер, в рамках которых функционирует  информация, относимая к деловой, вряд ли может быть однозначно и исчерпывающе представлен. Выделение правовой, административно – хозяйственной и финансово – экономических сфер является своеобразной конденсацией, («сгущением» - в терминах нечетких лингвистических множеств), при которой, с одной стороны – за пределами анализа могут оказаться некоторые сферы деятельности, в рамках которых осуществляется деловая коммуникация; в то же время не все стороны коммуникации в условиях отмеченных сфер неминуемо предполагают тот тип обмена информации, который обязательно должен быть отнесен к деловой коммуникации (например, беседа адвоката с клиентом при подготовки к ведению дела). Использование устной и письменной форм речи в деловой коммуникации тоже требует оговорки, поскольку устный или письменный текст является в ряде случаев информационной основой для порождения коммуникативных единиц в машиночитаемых, табличных вторично-кодовых формах. Подобные явления отмечаются все чаще, в особенности – в области финансово-экономической коммуникации (компьютерные межбанковские сети, биржевая информация и пр.).

В восприятии понятия управленческой коммуникации доминантными являются референции, связанные с иерархичностью при  исполнении управленческих функций, а  также с высокой степенью ситуативной  обусловленности содержания коммуникативного воздействия. Кроме того, сопоставление  понятийной наполненности терминов деловая коммуникация и управленческая коммуникация дает основание полагать, что приведенные термины при  достаточно редкой контекстуальной  синонимичности все-таки принципиально  различаются: видовое понятие управленческой коммуникации относительно родового понятия  деловой коммуникации проявляется  в выделении жанровой группы управленческих документов среди общей совокупности деловых документов.

Документная или документальная коммуникация – термины, обозначающие процессы коммуникации с использованием письменной формы речи, письменных текстов, имеющих формальный статус документа, официальной бумаги. Доминантой этих терминов является целостности  официальность письменно оформленного текста как основного носителя информации в коммуникативном процессе.

Термины официальная коммуникация и официально-деловая коммуникация в подавляющем большинстве случаев  могут рассматриваться как синонимы. Их применение связано с необходимостью отметить статусно-ритуальную сторону коммуникации. Сопоставляя понятийную наполненность этих терминов и термина деловая коммуникация, можно говорить об отношениях типа часть – целое.

Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя  корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций. Прежде всего, это  – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и  мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной  функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях  организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных  вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного  уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус управленческого  персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе с  целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или  национальных языках в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств  фиксации деловой информации относятся  ручные пишущие средства, пишущие  машинки, диктофонная техника и  печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

 

 

 

1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

Под законодательной  и нормативно-методической базой  деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают  нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

• федеральные законы;

• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;

• нормативно-правовые акты субъектов РФ;

• государственные стандарты;

• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.

Законодательными  актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных  средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи»[1]Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем, почтовых карточек. Постановлением Правительства РФ от 28.08.1997 № 1108 утверждены Правила предоставления услуг телеграфной связи.

В Российской Федерации  созданы законодательные нормы  документирования и работы с документами, которые являются правовой основой  процессов информатизации. Так, принятый в 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[2] регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.

Отношения, возникающие  при передаче информации за пределы  Российской Федерации и получении  ее из-за рубежа, регулируются Федеральным  законом «Об участии в международном  информационном обмене»[3], принятым в 1996 г. Законом также установлены ограничения на вывоз за пределы Российской Федерации документированной информации.

Ряд заключительных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации»[4]. Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное  делопроизводство в государственных  органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном  языке Российской Федерации. Официальное  делопроизводство в республиках  ведется также на государственных  языках данных республик».

Увеличение доли электронных документов в общем  документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется  в электронной форме, сделали  актуальным вопрос об удостоверении  подобных документов. Разработанные  законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.

С целью обеспечения  правовых условий использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах в 2002 г. был принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[5]. Закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Из этого следует, что закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документа.

Отдельные законодательные  нормы документирования и работы с документами в РФ направлены на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности и установление единообразия их подготовки и оформления.

Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических  и физических лиц в процессах  предпринимательской деятельности, а также документирование различных  отношений, возникающих между ее участниками. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает понятие «юридическое лицо»: им признается организация, которая  имеет в собственности, полном хозяйственном  ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечает по своим  обязательствам этим имуществом и выступает  в суде, арбитражном суде, третейском суде от своего имени (ст. 48 ГК РФ). В  соответствии со ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства организаций не могут являться юридическими лицами.

ГК РФ определил  правовые основы деятельности юридических  лиц и взаимоотношений юридических  и физических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В процедуре заключения, выполнения, изменения и расторжения договоров  заметную роль играет деловая переписка. Кодекс дает определения некоторых  разновидностей деловых писем, например ст. 435 содержит определение оферты, аст. 438 – акцепта.

Вст. 52 ГК РФ приводятся требования к содержанию и оформлению таких документов, как устав и учредительный договор, которые являются основными видами учредительных документов юридического лица: «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Наименование юридического лица и место его нахождения принадлежат к числу сведений, которые обязательно включаются в бланк всех видов деловой переписки и не только придают ей официальный характер, но и влияют на ее юридическую силу.