Деловой этикет

В ряде статей Трудового  кодекса РФ (ТК РФ) установлены нормы  документирования – требования и  к форме, и к содержанию документа, т. е. составу его информации. Например, ст. 184 ТК РФ определяет, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности.

Уголовный кодекс РФ (ст. 324, 325) относит к правонарушениям  приобретение или сбыт официальных  документов, похищение или повреждение  документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13.20) к числу правонарушений относится  несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Административная ответственность  при этом может выражаться в вынесении  предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на должностных лиц – от трех до пяти МРОТ.

Практически все  законодательные акты, которыми определяется создание организаций различных  организационно-правовых форм и форм собственности, наряду с правовыми  нормами их создания, реорганизации, ликвидации, управления значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления  и оформления ряда документов.

Так, ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах»[6] ист. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»[7] определяют состав документов и обязанности этих организаций по хранению документов. Законодательно установлена не только обязательность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа организации, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Для всех, кто по роду своей профессиональной деятельности занят деловой перепиской, чрезвычайно важно знать, что переписка наряду со всеми остальными официальными документами должна храниться установленные сроки (обычно 5 лет), так как она сопровождает все процедуры, связанные с деятельностью (коммерческой, управленческой и др.) той или иной организации.

Федеральное законодательство определяет нормы оформления отдельных  реквизитов документов. Так, Федеральный  конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует изображение Государственного герба на документах. Закон допускает изображение герба в многоцветном, одноцветном вариантах и без геральдического щита. Постановление Правительства РФ[8] регламентирует порядок изготовления и использования бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба.

Законодательно  установлено использование товарных знаков при оформлении документов. Так, Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»[9] определяет порядок регистрации эмблемы  предприятия, которая используется при оформлении бланков деловых  писем.

Порядок переписки, связанной с обращениями граждан  в государственные структуры, основывается на положениях законодательного акта 1980 г.[10] и принятых позднее федеральных законов[11].

Переписка, связанная  с депутатскими запросами, регламентирована Федеральным законом от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»[12].

При оформлении деловой  переписки используются Общероссийский классификатор промышленных объединений  и предприятий (ОКПО), в соответствии с которым на бланке проставляется  код организации – автора документа, и Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД), по которому в бланк письма должен вноситься  код вида документа. ОКУД представляет собой номенклатуру унифицированных  систем документации и унифицированных  форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и  их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются  в бланках.

В числе национальных стандартов действует целый ряд  стандартов, устанавливающих правила  оформления документов.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет  унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически  все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входи т. д.кументация:

• по созданию организации, предприятия;

• реорганизации организации, предприятия;

• ликвидации организации, предприятия;

• приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

• распорядительной деятельности организации, предприятия;

• организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

• оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

УСОРД включает в  себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и  инструкции по их заполнению и применению[13].

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию – ГОСТ Р.6.30 – 2003[14] содержит основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Стандарт определяет правила оформления официальных писем, некоторые требования к тексту этих документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.

Кроме унифицированных  форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время  утвердил еще ряд государственных  стандартов, обязательных к применению в работе с документами.

ГОСТ Р 51141-98[15] нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включено 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании и организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, в инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Почти полвека  действует стандарт на размеры бумаги[16], который установил основные форматы  для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и  т. п.), подготовки документов.

Для подготовки писем  используются стандартные форматы  бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Это форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)[17]. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 х 297 мм). Международной организацией по стандартизации разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной. Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

В управленческой практике документы оформляются  главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

С изменением в 1990-е  гг. законодательной базы, техническим  переоснащением организации и внедрением новых информационных технологий обработки  документов возникла необходимость  разработки нормативной базы документационного  обеспечения управления. Таким нормативным  документом является инструкция, разработанная  в 2000 г.[18] для министерств и ведомств. Инструкция утверждена приказом Росархива и зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 № 2508, что, несомненно, повышает ее статус как нормативного документа. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства.

Порядок работы с  перепиской, составляющей обращения  граждан, определяется специальным  нормативным актом, утвержденным правительством в 1981 г.[19]

Деловая переписка  составляет большую часть документооборота любой организации. Она используется для обмена информацией между  разными организациями, структурными подразделениями одной организации  и сопровождает практически все  этапы управления, установления и  поддержания деловых связей. Переписка  содержит важную информацию о процедурах заключения, выполнения, расторжения гражданско-правовых договоров, поэтому в спорных случаях может рассматриваться судебными и арбитражными органами как доказательство. При этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т. е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации нормами. 

1.2  Общие требования к оформлению и стилю изложения делового письма 

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим  нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Письмо оформляют как  минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и  отсылают адресату, второй (его называют копией) -печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Большое количество документов составлено так, как будто их составители  никогда раньше не писали деловых  писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это  конечно, следствие отсутствия разработанных  типовых документов.

Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой уже  стандартизованный.

Какая необходимость в  составлении письма, удостоверяющего  личность сотрудника в его служебной  командировке, если существует форма  командировочного удостоверения? Нет  никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском  или паспортом, а необходимую  информацию изложить устно.

Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В  этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным  системам мотивировок. В связи с  тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим  письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что  уже трачено в индексах, дате отправления  и теме письма. Нет необходимости  указывать наименование предприятия  рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано  на бланке или в прямоугольном  штампе, поставленном в верхнем левом  углу письма.

Несмотря на появление  таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между  организациями, организациями и  частными лицами. Значит, при ее составлении  следует учитывать сложившиеся  правила. Во-первых, это обеспечит  юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам  действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные  письма, телеграммы, телефонограммы, докладные  записки и т.д.

Самый распространенный вид  деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой  цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и  оформления, которые обязательны  для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует  разделять их на правила, относящиеся  к форме документа, т.е. правила  оформления, и на требования к содержанию.

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках  для писем. Это стандартные листы  бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации - автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации - авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании  и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций  государственной формы собственности  и регулируется Федеральным конституционным  законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также  законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может  помещаться на бланках предприятий  и организаций всех форм собственности.

Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).