Коммерческая тайна

Глава 2. Работа с коммерческой информацией, способы ее защиты.

Регулирование отношений, связанных  с использованием конфиденциальной информацией должно начинаться с  основного документа – устава, в котором дается понятие коммерческой тайны и устанавливается ответственность за ее несоблюдение.

Для более эффективной организации  работы по защите коммерческой информации весьма целесообразно разработать  и утвердить Положение о коммерческой тайне на предприятии (фирме). Этот документ основывается на действующем законодательстве и отражает специфику данного субъекта предпринимательства. Он включает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, степень конфиденциальности информации, порядок доступа к информации и круг работников предприятия, допущенных к информации той или иной степени конфиденциальности.

Раздел 1. Коммерческая тайна и персонал, работа с конфиденциальными документами

В деле защиты предпринимательской  деятельности от различного вида угроз  значительное место занимает персонал предприятия, который может стать как объектом, так и субъектом таких угроз. Это процесс предполагает проведение превентивных и текущих мер, направленных на работу с кадрами. Важность работы с персоналом определяется тем, что в случае желания сотрудника разгласить сведения (в силу корыстных или других мотивов), являющиеся коммерческой тайной, воспрепятствовать этому не смогут никакие, даже дорогостоящие средства защиты. Западные специалисты по обеспечению экономической безопасности считают, что сохранность конфиденциальной информации на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала¹⁰.

Конфиденциальная информация, в  том числе коммерческая тайна, как  правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся  на три категории: входящие, исходяшие  и внутренние. Первым шагом в обеспечении  защиты информации является выявление  из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими  коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: “Общие положения” - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; “Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну” - определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; “Организация работы с документами” – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, а также 2 - инструкцией о порядке передачи информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации органам государственной власти и контрагентам¹¹.

Процесс обеспечения сохранности  информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями “жизненного” цикла документа. Этими  стадиями являются:

1. Получение (отправка) документа.  Документ, поступающий в фирму  и содержащий гриф конфиденциальной  информации, должен быть передан  только секретарю-референту или  инспектору закрытого делопроизводства  и зарегистрирован. Далее, он  передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы,  содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально  отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или  ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система  доступа сотрудников, не имеющих  соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные  документы, утратившие практическое  значение и не имеющие какой-либо  правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с  оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

Раздел 2. Коммерческий шпионаж

Одним из наиболее опасных для нормального  осуществления предпринимательства  видов незаконной деятельности является коммерческий шпионаж. Коммерческий шпионаж  – это действия лиц, направленные на незаконное получение коммерческой информации, находящейся под защитой. Коммерческий шпионаж включает в себя промышленный шпионаж, производственный, научно-технический и т.п. Объектом коммерческого шпионажа является информация, составляющая коммерческую тайну. Как уже отмечалось, к ней относится информация: деловая, научно-техническая, производственная, организационно-управленческая, маркетинговая, финансовая, о персонале фирмы, программное обеспечение.¹² Утечка этой информации может привести к реальным потерям для фирмы, либо к упущенной выгоде или к обоим последствиям сразу.

Чаще всего коммерческий шпионаж  осуществляется:

конкурентами,

криминальными структурами,

лицами, стремящимися получить доход  от перепродажи полученных незаконным путем сведений,

лицами, стремящимися получить доход  от перепродажи полученных в силу занимаемого служебного положения  сведений

Конкуренты, получив информацию о  секретах производства (“ноу-хау”), новейших научных разработках, планах других фирм, могут использовать ее для получения преимуществ в конкурентной борьбе, выпуска аналогичной продукции, либо для непосредственного воздействия на успех деятельности своих “противников” (срыв сделок, недопущение объединения конкурентов и пр.). Криминальные структуры чаще всего используют информацию для шантажа в целях получения незаконных доходов.

В условиях острой конкурентной борьбы каждая фирма, действующая на рынке, неизбежно сталкивается с необходимостью решения двух проблем.

Первая связана с получением информации о деятельности конкурентов, причем как можно более полной, точной и своевременной. Без наличия такой информации невозможно строить производственную, научно-техническую, финансовую, рыночную стратегии и тактику поведения фирмы. Особенно важна информация, составляющая коммерческую тайну. Зачастую получение такой информации позволяет фирме экономить огромные суммы на научно-исследовательских работах и опытно-конструкторских разработках. Если способы получения информации выходят за разрешенные законом рамки (например, с помощью подкупа, незаконного доступа к компьютерной системе), то эта деятельность может считаться коммерческим шпионажем.

Вторая проблема – защита конфиденциальной информации. Как сама фирма стремится  узнать секреты других, так и ее конкуренты делают то же самое. Следовательно, каждая фирма может являться одновременно как объектом, так и субъектом коммерческого шпионажа, или, если использовать более “мягкий” термин – экономической разведки.

Субъектом коммерческого шпионажа в развитых странах все чаще становятся не сами фирмы-конкуренты, а специализированные коммерческие организации, основной целью деятельности которых как раз и является изъятие или защита конфиденциальной информации. В этих странах даже государственные спецслужбы вынуждены обеспечивать защиту наиболее важной коммерческой информации частных фирм от международного экономического шпионажа, поскольку потери от утраты информации такого рода достигают сотен миллиардов долларов.

Объектом преступных посягательств  являются люди (персонал фирмы), документы, технические средства. Непосредственным носителем информации могут быть бумажные документы, планы, отчеты, финансовые документы, чертежи, техническая документация, дискеты, кассеты.

Наряду с названными выше используются технические средства коммерческого шпионажа. К ним относятся: направленные микрофоны, минирадиозакладки (“жучки”), звукозаписывающая аппаратура, специальные системы наблюдения, фотоаппаратура, приборы для съема информации с телефонных аппаратов, приборы для съема информации через стекло здания.

Борьба с угрозами данного вида может быть эффективной, как правило, на основе:  
во-первых, соблюдения общих требований режима безопасности,  
во-вторых, создания собственной службы безопасности,  
в-третьих, обращения предпринимателей в соответствующие специализированные фирмы, агентства, оказывающие услуги по охране информации,  
в-четвертых, своевременного информирования правоохранительных органов¹³.

Раздел 3. Защита коммерческой информации

Защита коммерческой информации как  часть деятельности по обеспечению безопасности предпринимательства в целом, предполагает, что возможные противоправные посягательства на коммерческую информацию могут идти по различным направлениям. В связи с этим эффективная защита информации должна предусматривать целую систему направлений деятельности, каждому из которых соответствует свой способ защиты.

Кроме того, следует учитывать мировой  опыт по защите коммерческой информации. В разных странах существуют различные  приоритетные направления защиты коммерческой информации (коммерческой тайны). Так, в Германии преобладают законодательные меры, в США и Франции, наряду с ними, предпочтение отдается организации собственных служб безопасности фирм, для Японии характерен корпоративный дух и долгосрочная занятость в фирме, в Великобритании защита обеспечивается договорными обязательствами.¹⁴ (подробнее см.: Шлыков В.В. Комплексное обеспечение экономической безопасности предприятия. – СПб: “Алетейя”, 1999, с. 78-82).

Принимая во внимание российскую специфику, выделяются следующие основные способы защиты информации, которые могут использоваться предпринимателями:

Законодательный. Основан на соблюдении тех прав предпринимателя на конфиденциальную информацию, которые содержатся в российском законодательстве. При обнаружении нарушения прав предпринимателя как собственника, владельца или пользователя информации должно быть обращение в соответствующие органы (МВД, ФСБ, прокуратуру, суд) для восстановления нарушенных прав, возмещения убытков и т.п.

Физическая защита - охрана, пропускной режим, специальные карточки для посторонних, использование закрывающихся помещений, сейфов, шкафов и пр.

Организационный. Он включает: 
- введение должности или создания службы, ответственной за отнесением определенной информации к категории конфиденциальной, соблюдением правил доступа и пользования этой информацией;  
- разделение информации по степени конфиденциальности и организация допуска к конфиденциальной информации только в соответствии с должностью или с разрешения руководства; 
- соблюдение правил пользования информацией (не выносить за пределы служебных помещений, не оставлять без присмотра во время обеда, включить сигнализацию при уходе); 
- наличие постоянно действующей системы контроля за соблюдением правил доступа и пользования информацией (контроль может быть визуальный, документальный и др.).

Технический. Используются такие средства контроля и защиты как сигнализирующие устройства, видеокамеры, микрофоны, средства идентификации, а также программные средства защиты компьютерных систем от несанкционированного доступа.