Господарсько-претензійна документація англомовних країн

 

 

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ 

ЧЕРКАСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ  ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Факультет економіки та управління кафедра туризму та готельно-ресторанної справи

 

 

 

 

Захищено на кафедрі

з оцінкою _________________

«    » _________________20__

Підписи___________________                                          

 

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

 

ДОКУМЕНТУВАННЯ  ГОСПОДАРСЬКО-ПРЕТЕНЗІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

 

Студента Грона Андрія Вікторовича

Курс ІІ, група Т-14

 

 

Науковий керівник

к.філол.наук. доц..

П.І.П. Чепурда Г.М.

до захисту  допущений з оцінкою

___________________________

 

«23» травня 2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Черкаси 2013

 

Зміст

 

Вступ……………………………………………………………………………….3

Розділ 1 Теоретичні основи складання господарсько-претензійної документації……………………………………………………………………….5

1.1. Класифікація господарсько-претензійних документів………………...…..5

1.2. Вимоги до виготовлення та оформлення господарсько-претензійної документації……………………………………………...……………...………...7

Розділ 2 Особливості оформлення господарсько-претензійних документів………………………………………………………………………..14

2.1. Порядок складання та оформлення комерційного акту……………..........14

2.2. Порядок складання та оформлення протоколу розбіжностей..…..………17

2.3. Порядок складання та оформлення листа-рекламації………………….....20

2.4. Порядок подання та оформлення позовної заяви та відповіді на неї………………………………………………………………………………....24

Розділ 3 Господарсько-претензійна документація англомовних країн……………………………………………………………………………....33

3.1. Порядок складання та оформлення листа-рекламації в англомовних країнах……………………………………………………………………………33

3.2. Порядок складання та оформлення протоколу розбіжностей в англомовних країнах…………………………………………………………….36

Висновки…………………………………………………………………………39

Список використаної літератури………………………………………………..41

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

 

Управління  будь-яким об’єктом (галуззю, підприємством, підрозділом тощо) – це процес отримання, опрацювання і передачі інформації. Під інформацією розуміють відомості  про навколишній світ і про  процеси, які відбуваються в ньому, та їх сприйняття людиною або спеціальними приладами. З точки зору змісту або сфери діяльності, у якій використовується інформація, її умовно поділяють на управлінську, наукову, технічну, медичну тощо.

Управлінська  інформація – це інформація, якою послуговуються заклади, організації, підприємства з метою управління відповідними об’єктами. Управлінська інформація повинна бути повною, оперативною, достовірною. Повноту інформації характеризує ії обсяг, який має бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень. Брак інформації призводить до прийняття хибних рішень або знижує їх обґрунтованість, надлишок інформації, наслідком якого є збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності, пов'язаний з додатковими витратами праці і часу робітників-управлінців. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі й опрацювання стан об’єкта, до якого вона відноситься, не змінився. Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об’єктивного стану речей та явищ. Зростання масштабів виробництва, науково-технічний прогрес, збільшення кількості господарчих одиниць і зв’язків між ними, вироблених товарів та швидкість змін економічної, технічної і соціальної ситуації приводять до зростання обсягів інформації, необхідної для ефективного управління об’єктами промисловості.

Більшість інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент  управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати  і передавати інформацію можливо тільки за попередньої її фіксації.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних сферах людської діяльності. Вони є  об’єктом дослідження різноманітних  наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, де і для чого він використовується.

Процеси формування ринку  і ринкової інфраструктури, роздержавлення економіки розвиток вільного підприємництва пов’язані з виникненням та необхідністю вирішення складних правових проблем.

Претензією  оформляють обгрунтування вимог однієї організації до іншої, які стосуються порушення договірних зобов'язань. Згідно з чинним законодавством письмові претензії – засіб досудового врегулювання розбіжностей на добровільних засадах. Письмові претензії не є обов'язковою стадією, що передує подачі позову в господарський суд.

Таким чином, викладене вище зумовлює актуальність теми дослідження курсової роботи.

Об’єктом дослідження курсової роботи є діловодство.

Предметом дослідження  є документування господарсько-претензійної діяльності.

Метою курсової роботи є дослідження оформлення господарьско-претензійної документації.

Головними методами дослідження є метод теоретичного аналізу й систематизації.

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СКЛАДАННЯ ГОСПОДАРСЬКО-ПРЕТЕНЗІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

 

1. Класифікація господарсько-претензійних документів

 

 

Документування  та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання  й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють ЇЇ ідентифікувати. Носій – це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді

Разом із папером  нині широко використовуються й нові носії – жорсткі диски, флеш накопичувачі, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби. Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу [17].

Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов'язкових елементів укладання документа.

Держстандартом  установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність  їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні. Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації [3, с.22].

Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання). Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

- за найменуванням (Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.);

- за змістом і спеціалізацією (Загальні: з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, із питань підготовки та розподілу кадрів, спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної

та кредитної  діяльності та ін.);

- за призначенням (організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні; господарсько-договірні, обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні);

- за походженням (службові – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань; особисті – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань);

- за місцем укладання (внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено та зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами);

- за напрямом (вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми та

вихідні, що адресовані за межі установи, організації);

- за способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації й регламентації (стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо

регламентованій послідовності);

- за терміном виконання(термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства);

- за терміном зберігання (документи постійного зберігання, документи тривалого (понад 10 років) зберігання, документи тимчасового (до 10 років) зберігання) [3, с.23].

Господарсько-претензійні документи – це документи, що слугують засобом здійснення та регулювання досудових спорів. До господарсько-претензійних документів належать:

• комерційний акт;
• протокол розбіжностей;
• позовна заява;
• лист-рекламація.

 

 

1.2. Вимоги до виготовлення та оформлення господарсько-претензійної документації

 

 

Для виготовлення будь-якого  з господарсько-претензійних документів, необхідно керуватися правилами формуляра-зразка.

Формуляр-зразок — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, ви­моги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) [18]. Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та мають відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати  меті та завданням конкретного  закладу, установи тощо або  їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними [5, с.26].

Дотримування  цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, а також робить її уніфікованою, систематизованою та достовірною.

Оформлення  сторінки. У діловодстві діють  певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Господарсько-претензійні документи укладають на аркуші «форматом А4 (297x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм.

Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.

Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч. Текст і його оформлення

Головною складовою  документа є текст, який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи  текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку  друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на  чистих аркушах однакового з  бланком розміру, кольору й  ґатунку;

- підпис укладача  чи відповідальної (керівної) особи  можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;