Господарсько-претензійна документація англомовних країн

- у складних  документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого  опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація  – це поділ тексту на логічні  складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього  використовують також заголовки, систему  нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку  виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим  видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює  тему абзацу – зміст);

- фраза (містить  основну інформацію абзацу);

- коментар (підсумок  усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена  в межах одного абзацу, повинна  виражати закінчену думку. Типовий  абзац має бути із 4–5 речень.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації [5, с.27].

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень має  бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

 

Комбінована (традиційна)	Нова
А.Б.В.Г. Д…. Розділ І І. II. III. IV. V…. Частина 1 1. 2. 3. 4. 5…. Частина 2 1); 2); 3); 4); 5);… пункт 1 а); б); в); г); д);… § 1 § 2 пункт 2 Частина 3 Розділ II і т. д.	1 1. 1 1. 2 1. 2. 1 1. 2. 1. 1 1. 2. 1. 2 1.2. 2 1.3 2 і т. д.

 

Згідно з  ДСТУ 3008–95, слід пам'ятати, що для системи  буквеної рубрикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують [http://document.ua/dokumentacija.-zviti-u-sferi-nauki-i-tehniki.-struktura-i-pr-nor2746.html].

Ця система  вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну  будову й до однотипних рубрик застосовувати  однорідні засоби нумерації або  лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має  бути лаконічним, але логічно повноцінним  – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати  змістові документа або його частини.

Система арабських  цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів.Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки: 1,2,3 й т. д. Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою. Після номера підрозділу крапку не ставлять: 1.1, 1.2 й т. д. Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу. Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять: 1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д. Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту  складається з номера розділу, порядкового  номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д. Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:1.1.3, 1.2.1 й т. д. Після номера підпункту крапку не ставлять [5, с.28].

Якщо розділ або підрозділ складається з  одного пункту, або пункт складається  з одного підпункту, його не нумерують.

Реквізити. При оформленні господарсько-претензійних документів використовується такий склад реквізитів:

• Фірмовий бланк або штамп із зазначенням повного найменування, поштових і платіжних реквізитів заявника претензії;
• повне найменування особи, якій пред’являється претензія;
• поштові реквізити адресата
• дата документа;
• реєстраційний індекс (вихідний номер документа);
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
• місце складення чи видання;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• підпис;
• гриф погодження документа;
• відбиток печатки;
• і т.д.

Правила стандартизації оформлення англомовної документації розробляють національні    служби    стандартизації    в    межах Міжнародної організації  зі стандартизації (ISO – International Organization for Standardization). На сьогодні в цій організації представлено національні органи 130 держав. Міжнародні стандарти ISO не мають статусу обов’язкових. Будь-яка країна світу має право застосовувати їх або не застосовувати.

Крім стандартів ISO, оформлення міжнародної документації регулюють й інші міжнародні нормативні документи, зокрема міжнародні договори, інструкції та рекомендації міжнародних організації (наприклад, Усесвітнього поштового союзу).

Термінологію у сфері  документації на міжнародному рівні  регламентують стандарти ISO серії «Документація й інформація»(ISO 5127–1:1983, ISO 5127–2:1983, ISO 5127–3:1988 та ін.) [6].

Стандарти ISO   визначають   загальні   правила   підготовки й оформлення документів, зокрема встановлюють:

1) формати паперу для виготовлення документів (ISO 216: 1975 «Папір письмовий і деякі види друкарської продукції. Споживчі форми рядів А і В» та ISO 353: 1975 «Ділова документація і деякі види бланків. Спосіб відображення розмірів»);

2) міжрядкові інтервали і крок листа (ISO 4882: 1979 «Канцелярські машини й обладнання для обробляння даних. Відстань між рядками і знаками»);

3) формуляр-зразок і конструкційну сітку для створення бланків та основні вимоги до бланків документів (ISO 3535: 1977 «Формуляр-зразок і конструкційна сітка», ISO 8439: 1990 «Розроблення бланків. Основні положення»).

Бланки торгової (комерційної) документації виготовляють відповідно до ISO 6422: 1985 «Типові бланки для торгової документації».

Вимоги до оформлення комерційного листування викладено  в частині 2 «Конвенції ООН про  договори міжнародної купівлі-продажу товарів» (прийнята 11 квітня 1980 року на VI спеціалізованій сесії Генеральної Асамблеї ООН).

В англомовних країнах  оформлення реквізитів міжнародного ділового листа регулюють такі стандарти  й міжнародні нормативні документи:

1) оформлення адреси  – ISO 11180: 1993 «Адресування поштове»  і рекомендації та Докладна  інструкція Всесвітнього поштового  союзу;

2) оформлення  дати  листа  –  ISO 8601: 1898  «Подання  даті часу»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2 АНАЛІЗ ОСОБЛИВОСТЕЙ ОФОРМЛЕННЯ ГОСПОДАРСЬКО-ПРЕТЕНЗІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

 

 

2.1. Послідовність складання та структура оформлення комерційного акту

 

 

Комерційний акт (див. мал. 1) складають представники залізниці з метою посвідчення обставин, які можуть бути підставою для встановлення вини за порушення договору перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності на працівників залізниць, вантажовідправників і вантажоодержувачів.  
        Комерційні акти складають у разі невідповідності між фактично отриманим вантажем і зазначеними у перевізному документі даними (назва, маса і кількість місць), псування чи ушкодження вантажу, виявлення вантажу без документів і документів без вантажу, повернення залізничному транспортові викраденого вантажу, затримки передачі залізницею на залізничну під'їзну колію вантажу протягом 24 годин після оформлення документів про видачу вантажу у товарній конторі (касі).

В комерційному акті зазначаються вид, характер, обсяги виявленої невідповідності фактичного стану вантажів до показників, зазначних  у документах товаровідвантажувача, транспортувальника чи товароодержувача. Комерційний акт складається товароодержувачем за участю представника транспортної організації, а в окремих випадках — у присутності відповідних експертів або представників незацікавлених організацій — державних адміністрацій, санепідемстанцій, міліції тощо [11].

В комерційному акті зазначається:

- номери відправки  вагона;

- рід вагона кількість пломб (ЗПП) і відбитки на них;

- кількість місць і маса вантажу за документами та виявлені перевіркою. У разі визначення маси на вагонних вагах зазначаються маса брутто, тари (з бруса або перевірена) вагона та нетто вантажу. При необхідності ці відомості зазначаються у додатку, який є продовженням комерційного акта. Додаток підписують ті ж особи, які підписали комерційний акт. Комерційні акти складаються у трьох примірниках на бланках установленої форми і заповнюються на друкарській машинці або чорнилами чітко, без будь-яких виправлень. На кожному акті проставляється штемпель станції. Другий примірник акта видається одержувачу на його вимогу [11].

У комерційному акті детально описуються стан вантажу  або багажу і обставини, за яких виявлена незбереженність, а також обставини, які могли бути причиною виникнення незбереженості вантажу, багажу чи вантажобагажу. Ніякі припущення та висновки про причини незбереженості або про вину відправника і залізниці до акта не вносяться.

Усі графи  бланка акта мають бути заповнені. Не дозволяється проставлення рисок та лапок замість повторення необхідних даних. Оформляється на загальному бланку формату А4 (якщо є внутрішнім документом) або на спеціальному бланку акта (якщо він вихідний), який може містити й уніфіковану форму тексту (для актів з постійно повторюваною інформацією) з обов'язковим нанесенням наступних реквізитів:

- назва документа;

- номер, дата і місце складання;

- швидкість перевезення вантажів;

- номер і дата накладної; 

- назва пунктів відправлення і призначення;

- назва відправника і одержувача;

- відомості про засоби транспорту та відповідні відмітки в накладній;

- результати перевірки вантажу;

- опис ушкодження і стан вантажів із виділенням нестач або надлишків; 
- висновки експертизи;

- додаткові відомості та відмітки;

- підписи осіб, що склали комерційний акт.

Структура тексту. Текст складається з трьох частин:

- вступна;

- основна (констатуюча);

- заключна.

В першій частині вказується підстава для складання акту, перераховуються особи, що укладають акт (можуть бути зазначені і присутні при цьому особи). Починається ця частина словом "Підстава" і зазначенням найменування розпорядчого документа в Ім. пад. , Його дати, номера і заголовка до тексту. Далі пишуться слова "Складено" або "Складений комісією" і перераховуються прізвища та ініціали укладачів. Прізвища членів комісії розташовуються за алфавітом.

В другій частині викладаються цілі, завдання і суть роботи, виконаної укладачами акту, її результати. Результати можуть бути оформлені таблично.

В третій частині Робляться висновки або даються рекомендації. Ця частина необов'язкова. В кінці акта зазначається кількість складених примірників та їх місцезнаходження. Кількість примірників акта визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін або нормативними документами. Після відмітки про кількість примірників слід відмітка про наявність додатків (якщо вони є) [16].

 

Зразок оформлення комерційного акту (мал. 1)

 

КОМЕРЦІЙНИЙ АКТ  № 01373

Складено 15 квітня 1991 р.           Форма 4-22

ст.Київ-Московський                 1. Пломби:

Південно-Західної з.                 а) залізниці_______ шт.

Як доповнення до акту               б) відправника ____ шт.

№___від ''__''_______19__р.          в) митниці ________ шт.

(про що) __________________       2. Копія акту експерти-___________________________       зи від 15 квітня 1991 р. ___________________________       3. Технічний акт №___ ___________________________       4. Розшукове листування (про що)____________________       на _______ аркуш ______ ___________________________       5. Вагонний лист арк.__

6. Пломби і інші 

документи додатки 

до акту №___________ по відправленню ____________

 

На відправлення вантажної швидкості  за накладною № 590305 від 9 квітня 1991 р.

 

Ст.відправлення Єлець Південно-східної_________________________________________

Ст.призначення Київ-Московський Південно-Західної залізниці

Відправник Єлецький механічний завод 

Одержувач Київський завод "Точелектроприлад"

 

 

2.2. Послідовність складання та структура оформлення протоколу розбіжностей

 

 

Протокол розбіжностей (див. мал. 2) - документ, складений стороною, що отримала проект договору (оферту), згідної укласти договір, але на інших умовах (всіх або частини), що відрізняються від тих, які містилися в проекті договору. Розглядається в якості нової оферти.