Господарсько-претензійна документація англомовних країн

Протоколи розбіжностей складають у випадках виникнення суперечки з тексту договору і доданої до нього специфікації. Протокол розбіжностей виступає в якості найважливішого документу за для досягнення консенсусу між сторонами. Часто виникають суперечки, пов'язані з термінами відвантаження або постачання продукції, сумою договору, формами розрахунків між сторонами тощо. Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, підписує його в разі згоди з новою редакцією спірних умов. В результаті - відповідне умова договору буде діяти в редакції протоколу розбіжностей, а не договору. Якщо частина запропонованих умов не влаштовує контрагента, то на протокол розбіжностей складається протокол узгодження (врегулювання) розбіжностей [7].

Протокол розбіжностей використовується, як правило, у двох випадках: 
- безпосередньо для відображення розбіжностей у вигляді документа, що дозволяє вести листування не просто «записками» факсом, електронною поштою або надіктовиваніем тексту по телефону;

- при використанні «типового» договору протокол розбіжностей дозволяє в особливих випадках виділити індивідуальні умови для даного контрагента.

Протокол узгодження розбіжностей оформляється наступним чином:

• Протокол узгодження розбіжностей має бути викладений тією ж мовою, що й договір, до якого він складений;
• Документ в обов'язковому порядку повинен мати посилання на договір, до якого він вносить зміни, наприклад: Протокол узгодження розбіжностей До договору поставки № 10 від 31. 08. 2010 р. ;
• У протоколі має бути зазначена дата його укладення. Відсутність дати в протоколі не спричинить його недійсність, хоча може призвести до негативних наслідків (даний реквізит розташовується в правому верхньому кутку формуляру, число і рік уладання договору  записується за домогою цифрових знаків, місяць – прописним літерами);
• протокол узгодження розбіжностей повинен містити перелік пунктів, у зв'язку з якими у сторін виникли заперечення, а також узгоджена редакція цих пунктів - змістовна частина протоколу;
• Протокол повинен містити найменування сторін, які його уклали. Сторони в протоколі і в договорі повинні бути ідентичними (в данному реквізиті повинні міститись тільки повні назви суб’єктів, не допускається жодних скорочень);
• Оскільки, протокол узгодження розбіжностей є документом, який змінює текст договору, він повинен бути підписаний сторонами та скріплений печатками. Без наявності підписів та печаток, який або з сторін, протокол узгодження розбіжностей буде вважатися неукладеним;
• при укладенні протоколу узгодження розбіжностей потрібно зробити відповідне попередження в договорі. Зазвичай таке попередження розташовується в кінці договору перед або за підписами сторін. Попередження може виглядати наступним чином «Договір не є дійсним без протоколу узгодження розбіжностей» або «З протоколом розбіжностей». В іншому випадку, договір може бути виданий як узгоджена сторонами редакція [19].

Змістовна частина  протоколу розбіжностей відображає позицію незгодної сторони. Для  цього обов'язково наводиться номер  і формулювання спірного пункту в редакції проекту договору і в редакції сторони, що склала протокол розбіжностей. Часто змістовна частина оформляється у вигляді таблиці. У першій колонці вказується спірне - умова договору, в другій – змінене формулювання, що підлягає узгодженню. Нижче змістовної частини ставляться підписи осіб, уповноважених на підписання договору і протоколу розбіжностей.

Реквізити:

- назва документа;

- назви сторін, між якими виникли розбіжності за договором, із зазначенням номера договору і його дати;

- формулювання заперечуваних пунктів специфікації та договору в редакції постачальника, які пишуться з лівого боку;

- формулювання заперечуваних пунктів специфікації та договору в редакції, запропонованій покупцеві, які пишуться з правого боку;

- підпис покупця (внизу справа);

- дата, підпис і печатка покупця;

- підпис постачальника (внизу зліва);

- дата, підпис і печатка постачальника [5, c.32].

 

Зразок оформлення протоколу  розбіжностей до договору (мал.1)

ПРОТОКОЛ РОЗБІЖНОСТЕЙ  

 

до Договору № ____ про ________________________ “___” _________  2010 року 

 

м. Київ        «__» ________ 2010 року 

 

     Товариство з обмеженою відповідальністю «______» (надалі – Продавець), в особі ______________., що діє на підставі Статуту, та  

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «____»  (далі – Покупець) в особі ____________ , що діє на підставі Статуту, уклали Протокол Розбіжностей  про наступне: 

 

 

 

Редакція Продавця	Редакція Покупця
Пункт 2.1.3. Договору	Пункт 2.1.3. Договору доповнити реченням наступного змісту: «___________________________________».

 

  

 

       Продавець:      Покупець:    

           ТОВ «___________»                       ТОВ «___________»    

 

Директор                                Директор  

 

 

  

 

_____________________ (П.І.Б.)                         _________________ (П.І.Б.)

 

 

 

2.3. Порядок складання та оформлення  листа-рекламації

 

 

Претензійні листи — листи, що оформляють обґрунтування  вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань (див. мал. 3). Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є обов'язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж. Претензійні листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити в усному спілкуванні - очно чи телефоном. Виклад тексту  листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим и коректним. Факти и події слід висловлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання вікладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. [7]

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа, в залежності від його тематичної ознаки - прохання, пропозиція, повідомлення тощо. Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо використання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів. Претензійні листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу лише з одного боку. Якщо лист складається з декількох аркушів, то на бланку виконується лише перша сторінка, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє —16 — 19мм [13].

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких , однак їх зміст визначається видом претензії. Документи оформляються на бланку організації. Претензійний лист містить такі реквізити:

— адреса організації (підприємства), куди передається претензія (справа вгорі);

— адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (зліва вгорі);

— текст;

— банківські реквізити заявника(розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил);

– дата; дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом; на бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва;

— додатки із зазначенням кількості аркушів;

— підписи директора  та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.

Текст листа  про нестачу товарів може мати такий зміст: 
— повідомлення про прибуття товару із зазначенням станції (порту) відправлення і станції (порту) призначення, дата прибуття, назва пароплава або номер вагона, договору, згідно з яким прибуває партія продукції;

— назва одержаного вантажу і його документація (номер  і дата рахунку платіжної вимоги);

— стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік недоотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні);

— привід (підстава) для подання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена;

— можливі причини нестачі  товарів;

— конкретні  вимоги сторони, що потерпіла, щодо задоволення  її претензій; 
— порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом.

Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із фрази «у зв'язку з недопостачанням (Вами) у...».

Повідомлення про ушкодження товару може починатися «повідомляємо, що». Обов'язковим є зазначення підстави для задоволення претензії виразами на зразок «на підставі пункту 1.2 договору, підписаного 11 грудня 2004р. Ви зобов'язані сплатити нам недотримку (неустойку)» або «на підставі § 3 контракту ми маємо право на знижку з фактурної вартості» тощо. Конкретні вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так: «Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок», «Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін на наш розрахунковий рахунок», «Просимо розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога коротший термін» [11].

Додатками, що є підтверджувальними документами із повною доказовою  силою для обох сторін, за нестачі  товарів повинні бути комерційний  акт (посвідчує нестачу), транспортні  документи (накладні, квитанції про  перевезення вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та ін.

До рекламацій на якість товарів слід додавати акт державної  експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару, транспортні  накладні, комерційні акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.

Зразок оформлення листа-рекламації (мал. 3)

 

(Фірмовий бланк або штамп  із зазначенням повного найменування, 
 поштових і платіжних реквізитів заявника претензії) 
_________________________________________ 
(повне найменування особи, якій  
пред'являється претензія)  
_________________________________________ 
(поштові реквізити, телефон)

Дата "___" _______________ 200_ р.  
                                                                                                                                          

 
ПРЕТЕНЗІЯ N ___  
про ___________________________

Сума цієї претензії складає ____________________________________ грн. 
(зазначити суму претензії, до претензії додати розрахунок суми претензії)

"___" ____________ 200_ р. між _______________ та _________________ був укладений Договір N ___ про спільну діяльність (надалі іменується "Договір"), згідно з п. ___ якого ___________________________________________ (вказати заявника претензії) передав вам ___________________________________ (приміщення, торговельну точку (обладнання)), розташоване _________________, загальною площею ________________ для спільної діяльності. 
У відповідності до п. ___ Договору ви повинні були сплатити __________ всі витрати по оренді та інші витрати, пов'язані з утриманням ___________ до "___" ____________ 200_ р. в сумі ________________ грн. Порушивши умови Договору ________________ (найменування одержувача претензії) не вніс жодних з вищезазначених платежів.  
Згідно з п. ___ Договору за несвоєчасну сплату передбачених у п. ___ Договору платежів нараховується пеня у розмірі ___ % від простроченої суми за кожний день прострочення, яка станом на "___" ____________ 200_ р. становить _________________________ грн. 
На підставі вищевикладеного, керуючись ст. ст. ___ Цивільного кодексу України, ст.ст. ___ Господарського кодексу України, ст. 5, 6 Господарського процесуального кодексу України, просимо перерахувати суму основного боргу ___ грн., три проценти річних від простроченої суми, а саме _________, та пеню у розмірі ___ грн., що разом складає ___________ грн. на наш поточний рахунок __________________________________ у _______________________. 
У разі невиконання заявлених у цій претензії вимог до "___" ____________ 200_ р. у повному обсязі ми будемо змушені звернутися до господарського суду за примусовим задоволенням наших вимог, що призведе до збільшення вашого боргу на суму встановленого індексу інфляції та відшкодування судових витрат, пов'язаних з розглядом справи в суді. 

Директор _______  
Головний бухгалтер _____

 

 

2.4. Порядок подання та оформлення  позовної заяви та відповіді  на неї

 

 

Позовна за’ява — документ, який пред’являється позивачем до суду в установленій процесуальним законом формі та містить вимогу про примусовий захист порушеного права чи інтересу [17].

Позовна заява подається  до суду в письмовій формі і підписується позивачем або його представником. Позовна заява повинна містити:

- найменування суду, до якого подається заява (вгорі з правого боку);

- ім’я (найменування) позивача, поштова адреса, а також номер засобу зв’язку, адреса електронної пошти, якщо такі є (в правому верхньому кутку);

- ім’я (найменування) відповідача, посада і місце служби посадової чи службової особи, поштова адреса, а також номер засобу зв’язку, адреса електронної пошти, якщо такі відомі (в правому верхньому кутку під реквізитом «позивач»);

- зазначення  ціни позову, якщо позов підлягає  грошовій оцінці (розташовуеться під реквізитом «відповідач»);

- зміст позовних  вимог; якщо позов подано до  кількох відповідачів, — зміст позовних вимог щодо кожного з них;

- виклад обставин, на яких ґрунтуються позовні  вимоги;

- зазначення доказів, що підтверджують позов;

- обґрунтований  розрахунок сум, що стягуються  чи оспорюються; законодавство,  на підставі якого подається  позов;

- відомості  про вжиття запобіжних заходів;

- перелік документів  та інших доказів, що додаються до заяви (додатки – розташовуються в лівому нижньому кутку).

У позовній заяві можуть бути вказані й інші відомості, якщо вони необхідні для правильного  вирішення спору.

Зміст позовної заяви. Позовна  заява умовно поділяється на 3 частини. Перша частина – обставини позову. В даному розділі пред’являються вимоги позивача. У дургому розділі – підстави позову зазначаються факти, та відбувається аргументація пред’явлених вимог. У третьому розділі зазначаються шляхи вирішення проблеми, які вбачає в данному випадку позивач [7].

Зразок оформлення позовної заяви (мал. 4)

 

Вищому  адміністративному суду України

м. Київ, вул. Московська, 8/6 

 

ПОЗИВАЧІ:

Єрьоменко Володимир  Миколайович, прож.:

02094, м. Київ, пр-т Гагаріна, 14а кв.103 

 

Шепетько Володимир Іванович, прож. 82100,

Львівська обл., м. Дрогобич, вул. Стрийська, 419/7 

 

Николаїшин  Богдан Никифирович, прож. 82100,