Проектирование протокольной программы организации международных переговоров в конференц-зале гостиницы

Федеральное агентство по образованию Российской федерации

Сочинский государственный университет

Факультет туризма и сервиса

Кафедра управления и технологий в туризме и сервисе

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине «Основы международного протокола»

 

на тему: «Проектирование протокольной программы организации международных переговоров в конференц-зале гостиницы»

 

 

 

Выполнил студент

2 курса  ОФО

группа 13-РД

Махарадзе Роман Михайлович

  Научный руководитель –

к.и.н, доцент Р.А. Гюламирян

 

 

 

Сочи 2014

 

 

                                                                   Содержание

 

 

 

Введение

В ходе многовековой дипломатической деятельности различных стран мира сложились определенные правила протокола, которые служат упорядочению и облегчению отношений между представителями различных государств и международных организаций. Эти правила основаны на принципах взаимоуважения и равноправия партнеров по международной деятельности и являются выражением вежливости и правил хорошего тона.

Деловой протокол включает в себя необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей как внешнюю, так и внутрикорпоративную сторону деловых контактов.

В государственных структурах и крупных компаниях общероссийского значения, как правило, сформированы службы протокола. В ряде других компаний,  функции службы протокола возложены на иные департаменты (связи с общественностью, маркетинг и др.), а то и размыты в функциях различных отделов и служб. 

В ситуации отсутствия протокольной службы, организация протокольного обеспечения мероприятий с участием высших должностных лиц компании, осуществляется либо силами специально созданных проектных групп либо  отдается на аутсорсинг.

Цель работы – проектирование протокольной программы организации международных переговоров в конференц-зале гостиницы.

Предмет исследования – проектирование протокольной программы.

Объект исследования - международных переговоров в конференц-зале гостиницы.

 

 

Глава 1. Теоретические понятия

1.1. Понятие протокола

Понятие «Протокол» не следует путать со словом «протокол», т.е. документом, который составляется по итогам встречи, переговоров или какого-либо другого события. Протокол – это совокупность определенных традиций, условностей и правил, соблюдаемых при осуществлении различных мероприятий международного и межрегионального характера. Слово «протокол» происходит от греческого «protokollon» («protos» - первый, «kolla» - клеить).

 

Рис. 1 – Основные виды протокольных мероприятий

 

 В средние  века под этим термином понимались  правила оформления документов и ведения архивов. Позже слово «протокол» стало употребляться применительно к дипломатии и дипломатической службе. Расширялось его содержание: помимо правил оформления дипломатических документов к дипломатическому протоколу стали относить вопросы этикета и церемониала. Современное понимание термина «протокол» относится к практике первых английских парламентов середины XVI в. Протокол понимался как кодекс правил, предписывающих строгое следование этикету (правилам или процедурам, требуемым правильным воспитанием или предписываемым властью, для соблюдения в общественной или официальной жизни) и старшинству (понимаемому как преимущественное право на почести, церемониальное или формальное предпочтение). Таким образом, возникло современное понятие «дипломатический протокол». Его отдельные нормы называются церемониалом – организация встреч и проводов официальных делегаций. Правила протокола основываются на принципе «международной вежливости» (лат. comitas gentium), под которым понимается соблюдение почтительности и уважение всего, что символизирует государство. Протокол – не изобретение какой-то одной страны или группы дипломатов; это категория историческая, итог многовекового общения народов, накопления и отбора тех правил поведения, которые в наибольшей степени отвечали интересам поддержания и развития межгосударственных контактов. Нормы дипломатического протокола основаны на общепризнанном международно-правовом принципе суверенного равенства государств, независимо от политического строя, размера территории и количества населения, экономической мощи и реального влияния среди других государств. Основными видами протокольных мероприятий являются: визиты, приемы делегаций, церемонии подписания официальных документов, встречи, переговоры.

Понятие «Протокол» не следует путать со словом «протокол», т.е. документом, который составляется по итогам встречи, переговоров или какого-либо другого события. Протокол – это совокупность определенных традиций, условностей и правил, соблюдаемых при осуществлении различных мероприятий международного и межрегионального характера. Слово «протокол» происходит от греческого «protokollon» («protos» - первый, «kolla» - клеить).

Международная практика кроме организации торжественных приемов позволяет устраивать встречи и в менее официальной обстановке — за чайным или кофейным столом. Такие маленькие приемы проводят с деловыми людьми.

Решая вопрос организации приема, необходимо принимать во внимание следующее:

выбор вида приема;

составление списка приглашаемых на прием (с учетом субординации, пола, языка, членов семьи и т.п.);

способ рассылки приглашений, порядок рассадки за столом (почетный гость — справа от хозяина, дама — всегда справа);

составление меню (с учетом национальных особенностей приглашенных);

подготовку помещения для приема, цветов, обслуживания, тостов; »   разработку программы проведения приема.

Как правило, любое протокольное мероприятие начинается с получения (или направления) приглашения. В приглашении четко указывается, кто организует данное мероприятие (т.е. от чьего имени оно дается), в связи с чем, где и в какое время оно проводится, кто лично приглашается на мероприятие.

Не принято передавать приглашение другому лицу, но если это необходимо, то следует заранее оповестить об этом устроителей мероприятия.

На приемы типа "Обед" и "Завтрак" приглашения необходимо рассылать, по крайней мере, за полторы две недели.

При соблюдении этого условия будет:

Во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно,

Во-вторых, возможность, если кто-либо откажется, заменить его другим лицом.

На приглашение правильнее ответить письмом или открыткой, а не визитной карточкой. В некоторых странах ответ визитной карточкой расценивается как бестактность.

Одежда участников. Требования к одежде участников внешнеэкономических приемов более демократичные, чем к одежде участников дипломатических приемов. Однако для любого приема необходимы однотонный костюм, однотонная рубашка и темные закрытые туфли. Галстук обязателен.

 

1.2. Визит

Согласно сложившейся в Российской Федерации практике визиты принято подразделять на официальные, рабочие (деловые), неофициальные и визиты проездом.

Официальный визит. Официальный визит является высшей категорией визитов в Костромскую область по приглашению губернатора Костромской области. Он проводится, как правило, при первом посещении Костромской области и отличается особой политической значимостью. В качестве приглашенных могут рассматриваться: высшие должностные лица законодательных и исполнительных органов государственной власти, главы субъектов Российской Федерации, руководители субъектов иностранных государств.

При официальных визитах предусматривается осуществление следующих протокольных мероприятий:

- церемония встречи (проводов);

- проведение официальных  переговоров;

- подписание совместных  документов;

- пресс-конференция;

- обмен памятными подарками  и сувенирами;

- представительские мероприятия(приемы - официальный обед, ужин, ознакомление  с достопримечательностями области, культурная программа).

Рабочий визит. Рабочий визит имеет целевой характер, поэтому церемониальная часть, характерная для официального визита сводится к минимуму, остальные протокольные мероприятия проводятся аналогично официальному визиту.

Неофициальный визит. К неофициальным визитам относится приезд официальных лиц с целью отдыха, лечения, туризма, по частным делам или в качестве гостей. При таких визитах со стороны Костромской области протокольных мероприятий не проводится.

Визит проездом. Визит проездом - это визит транзитом через территорию. Требований к проведению протокольных мероприятий при визите проездом не предусмотрено.

 

1.3. Протокольные  документы

В число документов протокольного характера при подготовке официальных и рабочих визитов входят: 

Рис. 2 – Протокольные документы

 

программа визита, которую готовит принимающая сторона с учетом пожеланий гостей. Программа визита печатается на русском языке, при необходимости на английском или немецком языках. При разработке программы визита действует протокольная практика страны пребывания (субъекта Российской Федерации). При официальном визите, в случае, если глава делегации прибывает с супругой, принимающая сторона предусматривает специальную программу для супруги главы делегации;

информационно-справочные материалы: информация о сотрудничестве с регионом, делегация которого посещает регион, информационная справка о целях визита делегации, тезисы обсуждаемых вопросов, информация о достигнутых ранее договоренностях и их реализации, проекты документов для подписания;

списки участвующих во встрече, (переговорах), которые при необходимости печатаются на двух языках согласно установленной форме;

повестка дня проведения встречи (переговоров) печатается согласно установленной форме;

протокол по итогам встречи (переговоров) печатается согласно установленной форме;

порядок подписания официальных документов.

 

1.4. Организация приемов

Любой прием должен быть подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входит: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде, ужине), составление меню, подготовка помещений, сервировка столов и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей, составление схемы (порядка проведения) приема.

Выбор вида приема. В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, избирается вид приема. В случае визита в республику делегации, возглавляемой российским официальным лицом на уровне Федерального министра, либо иностранной делегации, возглавляемой лицом аналогичного уровня, следует планировать проведение приема в виде обеда или ужина. Всегда необходимо учитывать традиции, установившиеся в стране, откуда прибывают гости. Не рекомендуется устраивать прием в дни национального траура у гостей или дневной прием с приглашением гостей - мусульман в период Рамадана.

Составление списка гостей носит политический характер, поэтому оно поручается ответственному лицу и список утверждается руководителем организации, устраивающей прием. Прежде всего составитель списка должен определить общее количество гостей, которых предполагается пригласить на прием. При этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые не смогут или откажутся быть на приеме, с особой осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц с резко противоположными друг другу политическими взглядами. Тщательная проверка протокольной службой списка приглашенных должна исключить ошибки, вроде посылки приглашения с неправильным указанием служебного положения или посылки холостяку приглашения прийти на прием с супругой.

Приход на прием и уход с приема: на завтрак, обед или ужин следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно или с обидой. Если из одного ведомства приглашено несколько представителей и они являются на прием не вместе, принято, чтобы первыми приходили младшие по должности, а затем старшие. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые указывается время начала и конца приема (например 17.00 - 19.00), можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени. Считается, однако, что приход на такой прием в начале и уход с него в конце является выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приема. Во всех случаях официальным лицам рекомендуется не уходить с приема раньше старших гостей.

Рассадка за столом на официальных завтраках, обедах или ужинах осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами. Главным правилом рассадки на официальных приемах является строгое соблюдение старшинства служебного или общественного положения гостей. Соблюдаются следующие правила рассадки: ближайшие места к хозяину или хозяйке считаются самыми почетными. Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почетно. Место по правую руку почетнее, чем место по левую руку. Рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. Женщину не сажают рядом с женщиной, а мужа - с женой. Женщину не сажают на конец стола, если на его торце не сидит мужчина. Замужняя женщина имеет старшинство мужа. Место напротив хозяина может быть предложено самому почетному гостю. Иностранным гостям в равном ранге с гостями из республики или России дается преимущество в рассадке. При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями. Во время завтрака или обеда, устраиваемых в связи с двусторонним совещанием, возможна рассадка одной делегации напротив другой. В российской протокольной практике места переводчикам предоставляются за столом между гостями. Для того, чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, в приемной выставляется план рассадки. Кроме того на каждое место за столом кладется карточка с именем и фамилией приглашенного.