Автор работы: Пользователь скрыл имя, 31 Мая 2015 в 16:59, реферат
В ходе многовековой дипломатической деятельности различных стран мира сложились определенные правила протокола, которые служат упорядочению и облегчению отношений между представителями различных государств и международных организаций. Эти правила основаны на принципах взаимоуважения и равноправия партнеров по международной деятельности и являются выражением вежливости и правил хорошего тона.
Деловой протокол включает в себя необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей как внешнюю, так и внутрикорпоративную сторону деловых контактов.
В государственных структурах и крупных компаниях общероссийского значения, как правило, сформированы службы протокола. В ряде других компаний, функции службы протокола возложены на иные департаменты (связи с общественностью, маркетинг и др.), а то и размыты в функциях различных отделов и служб.
Введение 3
Глава 1. Теоретические понятия 4
1.1. Понятие протокола 4
1.2. Визит 7
1.3. Протокольные документы 8
1.4. Организация приемов 9
Глава 2. Проведения конференций 13
2.1. Правила проведения конференции 13
2.2. Международная конференция «Цели устойчивого развития» 17
Заключение 19
Список литературы 25
При составлении меню рекомендуется учитывать вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции и другие моменты. Гостю - вегетарианцу, например, будет приятно, если ему подадут вегетарианское блюдо. С другой стороны, упущением была бы подача мяса в постные дни или свинины, если среди гостей находятся мусульмане.
На завтраке, обеде или ужине все блюда подаются официантами с рук. Вина также наливаются официантами в последовательности, зависящей от подаваемых блюд.
На завтраке, обеде или ужине, организуемых по официальному поводу, может иметь место обмен тостами или речами. Тосты и речи произносятся после десерта, когда он съеден всеми гостями, и после того, когда всем гостям налито шампанское. В зависимости от конкретного случая и местных традиций тост может произноситься стоя или сидя.
Протокольная служба указывает в приглашении форму одежды, предлагаемую для каждого конкретного мероприятия. Но в любом случае обычный костюм не должен быть спортивным (пиджак и брюки - разного цвета). Рекомендуется надевать костюмы темных расцветок, белую рубашку и черные ботинки (не лакированные). Носки должны быть обязательно в тон брюкам. Женщины на "бокал шампанского", завтрак или прием типа "а ля фуршет" надевают обычной длины платье или костюм, небольшую шляпу, которая во время этих приемов не снимается. Хозяйка не надевает шляпы. На обед, ужин, вечерний прием рекомендуется вечерний туалет.
Проведение конференций и прочих деловых мероприятий давно стало нормой делового общения. Организация и подготовка таких мероприятий зачастую ложатся на плечи секретаря или помощника руководителя. Тому, как организовать конференцию на самом высоком уровне, и посвящена наша статья
В последнее время конференции, симпозиумы, выставки, семинары стали неотъемлемой частью деловой, научной и культурной жизни. На таких мероприятиях за несколько дней можно пообщаться со многими коллегами и единомышленниками, обсудить текущие проблемы и обменяться полезной информацией.
Организация конференции. Конференция (от лат. confero — собирать вместе) — крупное собрание специалистов с целью обсуждения конкретных проблем и вопросов. Конференции могут быть деловыми и научными. Деловые конференции длятся 1–2 дня, научные — до недели, часто разбиваются на секционные заседания (по разной тематике).
Частота проведения конференций тоже может быть разной: раз в два года, ежегодно, ежеквартально и т. д. Количество участников конференций, например, — от 50 и до 300 человек. В ходе конференции участники могут выступить с докладами по заявленной проблеме и поделиться своим опытом с коллегами.
Основная цель конференции, как для организаторов, так и для участников, — получение новой полезной информации, обмен мнениями и опытом, а также общение с партнерами. Чтобы конференция прошла гладко, необходимо тщательно все подготовить и организовать.
Организовать конференцию можно как самостоятельно, так и с помощью специализированных агентств, предлагающих конференц-сервис. Если вы собираетесь проводить конференцию без привлечения специалистов, начните подготовку как можно раньше, ведь процесс займет немало времени.
Практика показывает, что удобно и выгодно проводить спаренные мероприятия, к примеру, конференцию и специализированную выставку. Затрат будет больше, но и эффективность обоих мероприятий несомненно возрастет.
Совет. Особое внимание стоит уделять открытию и закрытию конференций. Именно эти составляющие мероприятия должны проходить торжественно и ярко.
Этапы подготовки Планируя конференцию, стоит продумать все нюансы и детали, тщательно спланировать программу и как следует провести подготовительную работу. Выделим основные этапы подготовки:
— Определение темы, концепции и формата конференции.
— Заявка о проведении (место, время и условия участия). Заявка делается заблаговременно, за 4–6 месяцев, чтобы привлечь как можно больше участников. О проведении крупных международных конференций участникам объявляют приблизительно за год.
Совет. Место проведения и длительность конференции обычно зависит от количества участников. Нужно позаботиться о поселении, питании и трансфере, а также обеспечить встречу, регистрацию и культурную программу для участников.
— Составление программы конференции (последовательность докладов, регламент выступлений).
— Формирование организационного и программного комитетов конференции (выбор председателя и четкое распределение обязанностей). Состав комитетов зависит от количества участников конференции. Обычно в комитеты выбирают от 2 до 5 человек. Если конференцию устраивают несколько компаний, в комитеты выбирают несколько представителей от каждой стороны.
Обратите внимание. Программный комитет обычно формируется для серьезных научных конференций. Комитет рецензирует и отбирает для выступлений присылаемые доклады. Участники комитета определяют последовательность выступлений (в зависимости от ранга и ученой степени докладчика). На деловых конференциях этим занимается организационный комитет и докладчиков приглашают специально. В обязанности членов данного комитета входит:
— Выбор партнеров и спонсоров.
— Рассмотрение заявок участников.
— Рассылка приглашений и программы.
— Организация культурной программы для участников.
Место проведения. Для проведения мероприятия необходимо выбирать светлое и просторное помещение с хорошей акустикой. Это может быть большой конференц-зал в отеле, где разместятся все участники. Если предполагаются секционные заседания, залов должно быть несколько, чтобы участники могли выбирать себе секцию и время докладов. Также необходимо позаботиться о необходимом техническом оборудовании.
Составление сметы мероприятия. Составляя смету мероприятия, необходимо учитывать затраты и прибыль (взносы участников, оплата рекламных докладов и т. п.).
Наиболее важными являются начальные затраты (презентационное оборудование, плакаты и щиты, сборник тезисов и материалов конференции, реклама, сувенирная продукция) и затраты текущие (аренда зала, организация кофе-брейков, обедов, фуршетов, обслуживание VIP-персон, транспорт, зарплата персонала, фотосъемка).
Приглашения, информационные буклеты. В приглашении обязательно должны быть указаны: название конференции, место и сроки проведения мероприятия, организаторы. В информационных буклетах еще указывают цель и тему конференции, тематические разделы (для секционных заседаний, если это научная конференция), условия участия (размер взносов и сроки подачи докладов), состав оргкомитета, список основных докладчиков или почетных гостей, программу проведения мероприятия по дням (включая культурные и вечерние мероприятия).
Не забудьте о фирменном стиле. Логотип и символика мероприятия используется в оформлении помещения, информационных буклетов, пригласительных, сувенирной продукции, блокнотов, портфелей, бейджей для участников.
Рассадка и другие организационные вопросы. Сотрудникам компании, ответственным за организацию конференции, будут полезны следующие сведения:
— План рассадки делегаций должен быть заранее согласован и утвержден секретарем каждой стороны.
— Отведенные для делегаций места обозначаются карточками с названием компании и именем участника (при необходимости указывают страну).
— При участии только делегаций, представители размещаются по обе стороны стола лицом друг к другу. Руководители сидят в центре стола (переводчики чуть сзади слева), секретари располагаются в торцах.
— Порядок рассадки нескольких делегаций зависит от планировки зала. Во всех случаях делегации располагаются в алфавитном порядке, определяемом правилами процедуры конференции или обычаем, принятым в данной организации. Разумно оставлять одну сторону зала свободной для прохода участников и для удобства распространения документов во время заседания.
— По правилам делового этикета, пост председателя конференции занимает представитель той страны, на территории которой проводится мероприятие.
— Если конференция созывается какой-либо международной организацией (например, Международная фармацевтическая федерация), избрание председателя сессии предусматривается внутренними правилами этой организации.
— Следует позаботиться об организации устного синхронного перевода, если это нужно, и обеспечении переводчиков всем необходимым (на подобных конференциях может быть задействовано 2–3 переводчика).
Совет. Необходимо заранее принять меры предосторожности, чтобы ни одна из делегаций не распространяла информацию, огласка которой нежелательна. Для этого важно договориться о том, чтобы члены обеих делегаций воздерживались от незапланированных заявлений.
Цель мероприятия - обеспечение сотрудничества органов государственной власти, местного самоуправления, общественных организаций, науки и бизнеса в решении экологических проблем, а также разработка рекомендаций для комплексной охраны окружающей среды.
Также большое внимание будет уделяться реализации «чистых», ресурсо-и энергоэффективных технологий во всех отраслях экономики, экологически сбалансированной системы природопользования и сохранения экосистем; обеспечения экологической безопасности для здоровья и жизни населения, содействие международному сотрудничеству, внедрения принципов устойчивого развития в РФ.
Также в ходе мероприятия состоится заседание Национального экологического совета и семинар-практикум «Состояние полигонов и свалок: проблемы и пути их решения». Ожидается презентация Национального проекта «Чистый город» и открытая дискуссия «Проблемы и перспективы развития природоохранной отрасли».
В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:
1. Возникновение идеи
Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции, праздник творчества дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.
Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.
Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.
2. Определение состава участников.
Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.
3. Оповещение о предстоящем
Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.
4. Встреча участников мероприятия.
Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.
При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.