Організація та управління зовнішньоекономічними операціями

Третій спосіб встановлення контактів з потенційним покупцем передбачає дії продавця у відповідь на запит покупця, тобто у даному випадку, як і в попередньому, ініціатива вступу у відносини виходить від покупця, зацікавленого у купівлі яких-небудь товарів у обраного ним можливого контрагента. Покупець направляє на адресу продавця запит - звернення до продавця з проханням вислати йому оферту. У запиті звичайно вказуються такі дані: точна назва товару, якість, сорт, кількість, бажаний термін поставки; при запиті пропозицій на машини та обладнання вказуються необхідні дані про їх виготовлення або бажані орієнтовні техніко-економічні параметри (потужність, продуктивність, кількість обертів, швидкість, витрати палива, електроенергії, вага, габарити). Ціна, як правило, не вказується, а обумовлюється лише спосіб фіксації ціни, бажаний для покупця, наприклад, ДАФ Чоп. Крім того, у запиті пропонується подати докладну інформацію про умови платежу та строк поставки, про те, які додаткові послуги будуть надані йому експортером. У запиті може бути зазначено, до якої дати покупець буде чекати оферту від продавця.

Звичайно запити надсилаються не одній, а декільком фірмам однієї чи декількох країн з метою одержання декількох конкурентних пропозицій, з яких, в результаті аналізу, вибирають найвигіднішу. Процес підтвердження згоди на запит (який може бути твердий) та укладання контракту аналогічний розглянутому вище, коли ініціатором був експортер.

Експортер може вивчити за відповідними джерелами інформації споживачів своєї продукції і направити їм комерційні листи з пропозицією провести переговори з приводу можливої угоди, а також направити проформу свого контракту з загальними умовами поставки. Це ще один спосіб встановлення контакту з можливим контрагентом, коли ініціатором є експортер.

Досить поширеним способом встановлення контактів є участь у торгово-промислових ярмарках та виставках, метою якої є не тільки демонстрація своїх досягнень, а й укладення комерційних контрактів. У цьому випадку угоди можуть бути двох видів:

1. угоди по виставлених зразках (моделях, кресленнях, каталогах) з наступною поставкою товару;
2. продаж самих експонатів (машин, обладнання, предметів широкого вжитку тощо).

При укладенні таких угод зазвичай обумовлюється, що покупець забирає придбаний товар після закриття виставки або ярмарку. Ці угоди укладаються зазвичай на умові франко-ярмарок. В окремих випадках продавець (експонент) може взяти на себе доставку товару покупцю. При укладенні таких угод встановлюється, яка з країн має оплатити мито, якщо товар не реекспортується з даної країни.

В залежності від загальних правил, встановлених на певній виставці чи ярмарку, або від міжурядових угод експоненти можуть завезти на територію виставки чи ярмарку та продати певну кількість товарів у межах встановлених контингентів. Розмір цих контингентів також установлюється в сумі, яка дозволяє експоненту покрити всі його витрати у місцевій валюті на оплату зайнятої під стенди площі, з транспортування, з перебування на виставці чи ярмарку його представників.

Продавець-експортер може організувати та провести рекламну кампанію на ринку країни імпортера. Рекламна кампанія - це здійснення комплексу рекламних заходів, склад та зміст яких визначається на стадії дослідження кон'юнктури ринку. До таких заходів належать:

- видання та доведення друкованої реклами до потенційних покупців, зокрема пряму поштову розсилку та інші методи;

- публікація реклами у періодичній та спеціальній пресі;

- проведення реклами через кіно, радіо, телебачення;

- участь у виставках, ярмарках, салонах тощо;

- проведення рекламних конференцій;

- вручення сувенірів та пам'ятних подарунків;

- спонсорство різноманітних змагань, ділових конференцій, культурних проектів тощо.

На цьому етапі важливо правильно вибрати методи здійснення рекламної кампанії. Якщо контрагенти (експортери та імпортери) знають один одного, здійснюють обмін товарами протягом тривалого часу, то доцільно рекламувати не тільки свій товар, а й своє підприємство як виробника високоякісної продукції, технічний рівень якого постійно зростає, а продукція - оновлюється. Рекламна кампанія у такому разі має носити цільовий характер, бути спрямованою на конкретних, відомих потенційних контрагентів.

Якщо контрагенти мали нерегулярні зв'язки у минулому, то при проведенні рекламної роботи слід показати старим споживачам сучасні технічні та організаційні досягнення своєї фірмиДЇ розвиток, надійність її фінансового стану, набутий досвід виконання великих замовлень для відомих на світовому ринку покупців. Для здійснення цього бажаним контрагентам направляється інформація про нову продукцію, а також пропозиції про відновлення комерційних зв'язків.

Якщо експортери та імпортери знають про існування контрагентів, проте не мали з ними ніяких зв 'язків, то найефективнішою буде реклама загального профілю виробництва, його технічного рівня, науково-дослідної бази, високоякісної продукції, надійності фінансового стану, досвіду роботи з відомими контрагентами.

 Якщо контрагенти не знають один одного, то проводиться маркетингове дослідження ринку з метою визначення обсягів, форм та засобів конкретної рекламної кампанії.

Експортери здійснюють рекламну кампанію з тим, щоб заохотити імпортерів установити зв'язки саме з ними, а не з їх конкурентами.

Імпортери проводять рекламні кампанії, щоб репрезентувати себе у ділових колах як значних покупців з надійним фінансовим станом. Це дозволяє загострити конкуренцію між потенційними постачальниками і виявити найпривабливіших з них.

Покупець-імпортер може відгукнутись на оголошення або інший вид реклами продавця шляхом направлення йому запиту на оферту або комерційного листа з уточнюючими запитаннями, які пропонує включити в оферту, а також з зазначенням строку, до якого він зацікавлений одержати товар.

Якщо покупець був ознайомлений з прейскурантом експортера та цінами на його продукцію, він може запитати згоди експортера на надання знижки з ціни і навіть запропонувати свій вид та розмір знижки. Покупці слаборозвинених країн широко використовують систему знижок при підготовці імпортних контрактів, особливо на поставку машин та обладнання через торги.

Встановлення ділового контакту з партнером супроводжується оформленням цілої низки згаданих вище документів: пропозиція (оферта), акцепт, контракт, замовлення та підтвердження замовлення, запит, рахунок-проформа - та деяких інших:

- замовлення на інструкції з поставки - документ, що видається постачальником з проханням до покупця повідомити інструкції відносно умов поставки замовлених товарів;

- тендер - пропозиція оферента, який бере участь у торгах, що відповідає конкретним вимогам замовника, викладеним у його технічних вимогах, та підтверджує згоду оферента взяти на себе виконання позначених у ньому робіт і містить запропоновану ціну або вартість робіт;

- лист про наміри - документ, за допомогою якого покупець інформує продавця про прийняття у принципі пропозиції та намір почати переговори щодо укладення контракту;

- тендерна документація - визначає вимоги замовника відносно змісту очікуваних пропозицій на торгах і містить тендерні умови, проформу тендера, умови проведення торгів, техніко-економічну документацію, перерахування видів та обсягів робіт тощо. Тендерні умови містять конкретні вимоги замовника до учасника торгів: назва та кількість товару, його техніко-економічні характеристики, основні комерційні та технічні умови. Проформа тендера — формуляр, який має бути заповнений та підписаний оферентом, якщо він згоден узяти на себе зобов'язання з виконання робіт відповідно до загальних і спеціальних умов тендерної документації.

 

3.4. Аналіз та проробка конкурентних матеріалів, складання конкурентного листа, розрахунок експортних/імпортних цін

 

Після того як контрагенти вибрали який-небудь спосіб укладення зовнішньоторгового контракту і здійснили усі передбачені цим способом кроки, вони переходять до третьої стадії першого етапу, яка передбачає передусім проробку запитів та пропозицій з такими цілями:

- визначити найкращого партнера по майбутній угоді;

- визначити оптимальний рівень ціни експортного/імпортного товару. Причому експортери повинні проявити максимум оперативності та чіткості у роботі, щоб не випускати із своїх рук ініціативи і вести справу до укладення контракту. Імпортери можуть дозволити собі певну затримку у відповідях, щоб не показати надто великої зацікавленості у роботі з конкретним продавцем, яка може стати причиною ускладнень в уторгуванні комерційних умов контракту.

На цьому етапі постачальник може звернутися до майбутнього покупця з проханням дати імена та адреси його фінансових гарантів і відомих поручителів, якщо перед тим у майбутніх контрагентів не було контактів. У такому разі замовнику необхідно послатися на партнерів, які працюють у тій самій галузі (комерційна відсилка), та на фінансистів (відсилка банківська) з метою переконати постачальника у платоспроможності партнера. Для перевірки платоспроможності майбутнього покупця продавець може звернутись із письмовим запитом про його фінансовий стан та платоспроможність до:

- фірм, що рекомендують покупця;

- свого уповноваженого банку. Банк надає конфіденційну інформацію про фінансовий стан свого клієнта тільки на запит від уповноваженого банку експортера або імпортера;

- спеціалізованих фірм з перевірки платоспроможності, які за винагороду надають накопичену ними інформацію про фінансовий стан потенційного клієнта.

Основним способом визначення експортних/імпортних цін на готову продукцію масового виробництва є використання конкурентних матеріалів, якими можуть бути такі:

1. прейскуранти провідних фірм-постачальників;
2. комерційні пропозиції фірм-постачальників;
3. раніше укладені зовнішньоторгові контракти.

Для визначення оптимального рівня ціни конкурентних матеріалів мають бути зведені до бази, яка при експорті являє собою характеристики та плановані умови поставок товару, що продається, а при імпорті - характеристики та умови поставок, які містяться у найбільш привабливій комерційній пропозиції продавців.

Зведення — це внесення поправок у ціни конкурентних матеріалів, які враховують їх відмінність від бази. Кількість поправок залежить від складності товарів та ступеня відмінності у базисних умовах поставок. Частина поправок може бути отримана в результаті підрахунку, але більшість носить експертний характер, тобто оцінюється на базі комерційного досвіду. Часто до визначення розміру поправок залучаються технічні працівники.

Конкурентний лист - внутрішній документ підприємства, що містить комерційні і технічні відомості про товар із одержаних від фірм пропозицій, і служить для порівняння їх основних показників та визначення орієнтовного рівня експортної/ імпортної ціни.

Нижче представлені найбільш поширені у комерційній практиці етапи зведення (внесення комерційних поправок) до цін конкурентних матеріалів та довідкової ціни з урахуванням умов майбутніх експортних/імпортних контрактів.

Першим етапом є опрацювання вихідної інформації, як база для порівняння відбираються конкурентні матеріали (джерела інформації) на аналогічні вибори.

Другим етапом є введення поправок на комерційні умови.

- зведення цін до єдиної валюти (С).Усі ціни конкурентних матеріалів перераховуються у валюту ціни майбутнього котракту за курсом кожної конкретної валюти до валюти контракту на дату конкурентного або довідкового матеріалу. Для комерційної пропозиції це може бути дата пропозиції, яка пролонгована на зазначений у ній термін поставки товару; для контракту, який не передбачає змінних цін, - дата поставки, а для такого, що передбачає змінні ціни, - дата підписання; для прейскурантів - це кінцева дата дії самого прейскуранта, яка зазначена на ньому або супроводжувальному листі. Якщо відомо, що з дати конкурентного або довідкового матеріалу курс валюти до валюти контракту змінився на незначну величину, то для перерахунку можна брати будь-який відомий курс, який є найближчим до дати конкурентного матеріалу.

- зведення цін за строками угоди. Ціни конкурентних та довідкових матеріалів, перераховані у валюту ціни майбутньої угоди, зводять до терміну передбачуваної угоди із врахуванням можливих змін цін (під впливом подорожчання товарів, світової інфляції тощо) у періоди, які пройшли з дати конкурентного або довідкового матеріалу, до планованої дати підписання майбутнього контракту. Для цього використовують індексні ряди цін на відповідний вид товару, які офіційно публікуються у національних довідниках країн конкурентних матеріалів або у довідниках ООН.

Індексний ряд для кожного виду товару - це табличний ряд, який складається на кожні десять років. При цьому ціна товару у перший рік десятиріччя приймається за 100 одиниць і кожного наступного року змінюється пропорційно зростанню або зниженню цін на цей товар.

Зведення цін за строками здійснюється за простою формулою ковзання:

 

         (3.8)

 

де Спл - ціна на планований рік укладення контракту;

Сt - ціна конкурентного матеріалу у рік t у єдиній валюті;