Отношения с занятыми

 Коммуникации с занятыми могут иметь синергический эффект. Часть сотрудников нередко одновременно входит и в другие группы общественности — местных жителей, политических партий. Поэтому внутренний имидж организации проецируется на внешнее восприятие организации.

Строя коммуникации, следует учитывать, что занятые в первую очередь лояльны своей команде, затем — отделению, и только потом компании в целом. Чем более отдален топ-менеджмент, тем более он безличен для занятых. В крупных организациях коммуникации должны решать проблемы отдаленности, «дистанции» занятых от топ-менеджмента как центра управления жизнедеятельностью компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Сферы и задачи внутриорганизационных коммуникаций.

О значимости внутриорганизационных  коммуникаций свидетельствует существование в корпорациях позиции директора внутренних коммуникаций — internal communications director [DiFonzo et al (1998), p. 298].

Результативность  внутренних ПР определяется тремя основ-bh.imii факторами:

• Открытый менеджмент;
• Осознание менеджментом ценности и необходимости коммуникаций с занятыми;

• Квалифицированный  и опытный менеджер коммуникаций, 
обладающий современными техническими ресурсами.

Внутриорганизационные коммуникации по направленности можно разделить на три основных вида:

1) нисходящие  — от работодателя к занятым;

2. восходящие — от занятых к работодателю;
3. горизонтальные — между самими занятыми. Согласно данным американской Opinion Reserch Corporation, исследующей мнение занятых об организационных коммуникациях с 1950 года, восходящие коммуникации — слабое место большей части компаний 
   организации мало расположены слушать точку зрения занятых 
   [Cutlip et al., (1999), р. 289].

Основными задачами  внутриорганизационных  коммуникаций менеджмента и занятых являются:

1. Формирование корпоративной общности. Занятые должны чувствовать себя членами одной корпоративной команды. Люди ощущают себя частью целого, когда у них есть общее информационное поле, которое их объединяет, и на котором каждый из них -игрок. Задача формирования и поддержки корпоративной общности особенно актуальна для территориально распределенных компаний, глобальных и мультинациональных компаний, а также компаний конгломератов,   включающих  несколько   разных  отраслей деятельности и/или созданных в результате слияния или поглощения.

2. Поддержка и развитие корпоративной культуры — корпоративных ценностей и норм поведения. Занятые должны знать  -что такое хорошо и что такое плохо в компании и почему.

Корпоративная   культура  для того,   чтобы   существовать и управлять событиями в компании «невидимой рукой», не может просто декларироваться топ-менеджментом раз в год на ежегодном собрании. Культурные ценности необходимо постоянно транслировать в историях о текущей деятельности подразделении, о маленьких шагах отдельных сотрудников и компании в целом на пути к большому успеху. Внутриорганизационные коммуникации должны продвигать частные достижения, показывать их факторы роль и значение для компании. В компании должны быть свои герои, которыми можно гордиться и которые служат примером для подражания.

3. Информационная поддержка управленческих решений. Для того, чтобы управленческие решения были адекватными и были реализованы на практике, они нуждаются в информационной поддержке. Адекватность решений требует сбора и анализа информации. Занятые выступают в этом случае экспертами — они знают ситуацию изнутри и эта информация важна для правильности решения.

B коридорах компании могут устанавливаться «ящики идей» — аналоги почтовых ящиков. В эти ящики занятые кладут листки с предложениями по совершенствованию работы компании, а также заполненные анкеты. Компания IBM более 30 лет проводит программу «Speak up» (говори), обеспечивая двусторонний канал коммуникации занятых и менеджмента во всех своих 80-ти место расположениях. Любой занятый может выслать свои жалобы, пожелания или одобрение корпоративных решений, задать вопрос администрации через службу коммуникаций IBM, не раскрывая всего имени для администрации. Роль таких ящиков в эпоху Интернет могут также играть виртуальные «коробки» на сайте компании.

Реализация  управленческих решений предполагает участие занятых и уж по меньшей мере отсутствие сопротивления и саботажа с их стороны. Поэтому менеджмент должен объяснять занятым политику компании и то, как компания управляется. I Управление изменениями (реструктуризация компании, сокращение занятых, освоение новых технологий, слияние бизнесов) — та сфера, где коммуникации — критический фактор успеха. Недостатки коммуникаций менеджмента с занятыми при проведении изменений вызывают в компании атмосферу неопределенности, нелепые слухи, падение уровня доверия и морали, высокий уровень беспокойства, широко распространенное чувство бессилия и недостаток контроля над ситуацией. Такая ситуация — результат промедления в объявлении изменений; сокрытия информации, относящейся к изменениям и отсутствия комментариев о причинах сокрытия. Негативный фон создают также закрытый для занятых процесс планирования изменений, противоречивость и неожиданность представляемой им информации.

       Коммуникационные   стратегии    при   проведении    изменений  предполагают:

      • раннее объявление изменений  даже в случае неполноты информации;

• установление графика информирования;
• комментарии причин невозможности представления большей 
  информации;
• установление отрытого и коллективного процесса планирования на основе максимального участия тех, кого затрагивают эти изменения;
• прояснение полезности и схемы решений об изменениях;
• информирование занятых прежде чем СМИ;
• адаптация объявления к заботам каждой аудитории.

4. Объяснение финансовых результатов. Занятые ожидают от своих компаний информации о финансовых результатах рабов ты.  Они ожидают результативной работы менеджмента  и  прибыльной работы компании. Они хотят знать, как деньги компании зарабатываются и тратятся. Хорошо объясненные финансовые результаты   могут  стать   открытием  для   занятых.   Коммуникации должны содержать толкование данных квартальных и ежегодных отчетов. Для такого объяснения используются Интернет-сайт компании и электронная рассылка, внутренняя пресса, видеофильмы.

5. Выявление коммуникационных и управленческих проблем 
компании. Многие проблемы в компании могут носить скрытый, латентный характер. Занятые могут выступить ценным источником  
информации, позволяющим найти неожиданные варианты решения проблем. Организация Интернет-конференций, или чатов но 
теме позволяет выявить спектр позиций занятых в режиме дискуссии.

6. Мобилизация ресурсов сотрудников и общественного мнения для решения корпоративных задач. Вовлечение занятых в 
процесс обсуждения корпоративных задач активизирует их участие 
в решении этих задач. Представив свою позицию по проблеме, coтрудник берет на себя некоторую ответственность в поиске решений, а значит и в самом решении проблемы. Иногда сотрудникам для более активного участия в решении проблемы нужна поддержка общественного мнения. Это мнение может быть представлено в средствах корпоративных коммуникаций.

 

Глава 2. Средства внутриорганизационных коммуникаций

В любой организации — даже самой небольшой, используются  как минимум два коммуникативных средства — устные коммуникации и заметки-записки. В более крупных организациях также используются: внутренние газеты — листки новостей,  публикации    для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео, Интернет и Интранет, встречи с руководителями, слухи. Каждая конкретная компания может использовать свой набор средств внутриорганизационных коммуникаций, который оптимален для нее и зависит от сферы деятельности, типа и спектра персонала, расположения рабочих мест.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Печатные средства коммуникаций

Развитие Интернет и  Интернет обуславливает вытеснение печатных средств коммуникаций электронными. Тем не менее печатные средства еще остаются актуальными для внутриорганизационныхx коммуникаций, особенно там, где они более доступны.

К печатным средствам  организационных коммуникаций относятся периодические новостные издания (листки новостей, газеты и журналы), управленческие публикации, брошюры, методические инструкции, книги, письма, вкладыши и приложения, репринты речей и выступлений, доски объявлений.

Выпуск печатных средств организационных коммуникаций имеет следующие цели:

1. Поддержка информированности занятых об основных направлениях бизнеса, ориентирах и целях организации.

2. Предоставление занятым информации, необходимой им для 
   профессионального выполнения своих функций.
3. Поощрение занятых поддерживать и улучшать организационные стандарты качества, эффективности и социальной ответственности.
4. Признание достижений и успехов занятых.

Листки  новостей, газеты и журналы

Периодические новостные публикации организации  могут иметь форму простого листка новостей, малоформатной газеты ими издания, объединяющего формат газеты со стилем журнала.

Новостные издания  могут содержать рекламу —  для поддержки издательских затрат. Некоторые промышленные компании Великобритании продают свои организационные журналы вместо того,

чтобы отдавать их бесплатно. Считается, что издание воспринимается занятыми как более ценное, если оно имеет денежную 
стоимость. Два из каждых трех британских шахтеров покупают малоформатную газету Coal News (Угольные новости), издаваемую 
National Coal Board.

Целями внутриорганизационных  публикаций являются:

1. Официальное объявление позиций организации по ряду вопросов.

2. Сообщение информации, значимой для достижения организационных целей.

3. Донесение сообщений до специфических целевых групп 
   общественности.
4. Передача организацией своих сообщений своими собственными словами, без интерпретации или изменений сторонними участниками. Собственные новостные издания — средства контролируемых коммуникаций организации.

Редакционная  политика и направленность новостных изданий могут быть разными. Издания могут обслуживать узкие интересы спонсоров. Они могут быть предназначены для освещения вопросов, значимых для занятых и других групп. Чаще всего публикации комбинируют редакционное содержание, отстаивающее точку зрения спонсора, и отражение интересов целевых групп общественности. Очевидно, что если издание не затрагивает интересов общественности, у него не будет аудитории читателей за пределами узкого круга топ-менеджмента.

Организационные издания ориентированы на несколько групп общественности,   однако* большинство  изданий  используется  Л коммуникациях с занятыми. Занятые — приоритетная аудитории организационных  публикаций.   Преимуществом  организационных публикаций является их способность довести специфическую Л детализированную информацию до узко определенных целевых аудиторий. Многие организации имеют несколько изданий для занятых; каждое разработано так, чтобы соответствовать информационным потребностям конкретных групп занятых. Многие между народные компании и организации публикуют свои издания на двух и более языках. Так, например, газета Еврокомиссии — EUR-OP News издается на 11 языках Евросоюза.

Издание организационной  газеты требует поддержки топ менеджмента и его сотрудничества с редакционной командой. Лис ток должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Ton-менеджмент должен представлять редакции часть материалов (давать интервью, отвечать на вопросы читателей, делать официальные сообщения) Toп-менеджмент должен участвовать в формировании миссии и определении целей издания, его задач и редакционной политики, санкционировать бюджет.

Важно, чтобы  листок также обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджмента, но и мнении  других сотрудников. Двусторонний поток информации может строиться так: издание предлагает тему, задает вопросы для обсуждения, проводит исследования, а затем публикует результаты. Двусторонние коммуникации предполагают доверие. Занятые часто не склонны задавать вопросы или писать в редакцию, если не верят, что их мнение значимо и способно внести свой вклад в решение проблем.

Внутренние  газеты, или листки новостей (newsletters) — одно из наиболее распространенных средств коммуникаций. Небольшой листок — достаточно доступное средство коммуникаций. Благодаря настольным издательским системам он относительно просто и быстро готовится, а также не дорого печатается. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса. Лис-шок газета может издаваться полиграфическим способом. Работа над листком традиционна для новичка в ПР и предполагает решение вопросов: