Отношения с занятыми

1. целевая аудитория;
2. тип помещаемых статей;
3. размер бюджета издания;
4. формат;
5. периодичность выпуска;
6. процесс одобрения и утверждения листка;
7. тираж;
8. способ распространения.

Листки могут  быть тематическими, выпуск по конкретной тематике («новости рынка», «новые проекты», «персонал») может окрашиваться в свой цвет. Формат листка определяется его назначением. Формат А-4 удобен для кратких сообщений, однако мал для обзоров, очерков, историй и аналитических статей.

Дизайн, или  планировка листка требуют от редактора  определения длины статей, мест размещения фотографий, формулировок заголовков. Редактор должен построить процесс выпуска так, чтобы в последний момент в издание не попало что-то ложное или лишнее. И, конечно, редактор проводит критический анализ листка, с тем, чтобы следующее издание было лучше.

Структура и  содержание листка новостей — важное решение. Отбop историй, например, должен фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо освещать организационные события и изменения — реструктуризацию, новые назначения, поглощения и показывать их причины. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, так же как и показывать различные типы людей, занятых в организации. Редактор должен рассматривать с каждым автором желаемый тезис или идею, которую несет статья.

При отборе фотографий следует учитывать, что внутреннему изданию трудно конкурировать с яркими газетами и журналами, выполненными  высокотехнологичными   методами    полиграфии Преимуществом корпоративной газеты должна быть ее близость к повседневным профессиональным интересам сотрудников, их участие в формировании газеты. Здесь должны быть интервью не только с топ-менеджерами, но и с менеджерами среднего и низшего уровней, а также с занятыми; должна присутствовать их точка зрения. В газете можно разместить указание о том, что позиции авторов не обязательно совпадают с позицией редакции. На послед ней странице могут размещаться объявления (на платной основе) и реклама, имеющие отношение к интересам читателей. Так, на пример, в газете Университета Джорджа Вашингтона, которую читают в основном студенты и сотрудники, а также стажеры и гости университета, на последней странице размещались объявления (Я вакансиях и местах стажировок для студентов, а также из серии «занимаюсь с отстающими», «даю уроки», «найдено—потеряно»* «куплю—продам», «сдаю—снимаю».

Одной из проблем  корпоративной газеты является низкий интерес к ней занятых. Занятые могут относиться в газете как к чему то далекому от них. Решением проблемы является превращение газеты в достаточно открытую трибуну, в дискуссионный ринг, в ярмарку идей. Редактор должен уметь сам писать захватывающе и  требовать того же от других. Занятые должны хотеть читать о том, что происходит в организации.

Распространение листков по подписке позволяет выявить заинтересованность занятых в информации, содержащейся в листках. Листки могут распространяться также по принципу «почитал -передай другому»,  или адресно руководителям подразделений. Экземпляры также могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, — на первом этаже у лифтов, у переходов в другие корпуса, — где занятые могут их свободно разбирать. Так раскладываются газеты, предназначенные для студентов и занятых, в Университете Джорджа Вашингтона и других университетах США.

Листок может  выходить с периодичностью от 1 до 8 раз в месяц. Так, например, одна из газет в Университете Джорджа Вашингтона в США выходит 2 раза в неделю, другие — реже. Периодическое издание американской компании NCR — Central & East Europe News, газета в журнальном стиле (magapaper) — несколько лет назад выходила ежеквартально. Периодическое издание должно выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны ждать его с нетерпением. Выдержка сронит выхода листка позволяет сохранить уважение к изданию.

Корпоративная газета, или хотя бы сводка новостей, могут размешаться на корпоративном Интернет-сайте. Здесь же могут быть представлены официальные документы, дискуссионные материалы, опросные формы и контакты для обратной связи. Доступ к газете можно сделать в режиме персональной регистрации, если внутренняя информация не предназначена для тех, кто не работает в компании.

Управленческие публикации.

Менеджерам необходимо знать достаточно подробно то, что

происходит  в организации, поскольку они  должны постоянно обеспечивать взаимодействие её отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров служат этой цели.  Многие компании публикуют частые бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании.       По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компании или других событий выпускаются специальные бюллетени.

Существуют  и более формальные публикации —  такие как журналы для менеджмента. Они более сложны и специализированы Так, например, компания может идентифицировать свою корпоративную миссию для всех занятых через листок новостей и при этом раскрыть конкретные цели прибыльности на уровне цифр

только в  журнале для управленцев. Вопрос конфиденциальности

здесь также  должен учитываться. Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а Репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих занятых.

Поскольку менеджеры  персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех у своих читателей и должны использоваться топ-менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа.

Ежегодные отчеты для занятых

Относительно новым  и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для занятых, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами дня акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для её будущего Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма занятых.

Годовой отчет  для занятых может быть столь  же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года для компании.

Типичный  отчет включает:

1. Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее 
   благодарность занятым за их помощь в достижении результатов.
2. Описание компании. Простое графическое объяснение тот, 
   что организация представляет собой и где расположены её отделения, филиалы.
3. Организационная политика. Обсуждение текущих задач - 
   по поводу которых менеджмент имеет серьёзное мнение и в решении которых он ищет поддержки занятых.
4. Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается график, описывающий, как компания использовала каждый 
   доллар, который она привлекла.
5. Финансовое положение компании с описанием активов, задолжностей компании и собственности акционеров в динамике.
6. Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли 
   организации в решении социальных задач общества — финансовая поддержка и участие занятых в течение года.
7. Освещение финансовых аспектов оплаты штата — общее 
   описание, нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и 
   других затрат, имеющих отношение к штату.
8. Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие профили конкретных занятых, комментарии специалистов об их работе и зарисовки, эссе о людях на работе.

Годовой отчет  — это средство признания достижений занятых, которого они ждут. Годовые отчеты все чаще публикуются на интернет-сайтах организаций.

Книги, брошюры, инструкции

Книги, брошюры  и методические инструкции играют обеспечивающую роль в информировании занятых, дополняя новостную информацию о текущих событиях подробным и системным описанием деталей важных для компании вопросов.

Эти средства коммуникаций выполняют следующие  функции:

1. Введение. Книги, брошюры и инструкции вводят новых сотрудников, стажеров, посетителей в состояние дел, помогают им «вписаться» в корпоративную среду и понять процессы, происходящие в компании в историческом, культурном и технологическом 
контексте.

2. Информационно-справочная. Корпоративные публикации могут детально объяснять корпоративную политику по конкретному вопросу, что трудно сделать в небольшой газете. Это может быть история развития компании, программа повышения квалификации, правила техники безопасности, организационная политика и процессы профессионального роста. Справочная литература подробно и с примерами информирует занятых о процессах и структурах.

Здесь можно  получить точные данные о деятельности компании,познакомиться с правилами и процедурами организации, корпоративными ценностями и нормами поведения.

3. Институциональная. Корпоративные издания декларируют 
и тем самым формально определяют культурные ценности, основные принципы, нормы и правила поведения в компании, которым 
должны следовать занятые. Тем самым обеспечивается информационная поддержка и реализация стратегических изменений в организации, программ повышения качества продукции, реализации новых технологий. Так, книга компании Dow Chemical Canada — 
Dow's Secret Weapon — представляет философию повседневных 
операций компании и состоит, в основном, из цитат внутренних выступлений и публикаций управляющих и директоров, наряду с цитатами известных авторов по корпоративному менеджменту.

Создание  своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями, не редкость в практике российских предприятий, работающих много десятилетий. Такая книжка может быть составлена старейшими сотрудниками, стоявшими у истоков компании. Иногда такие книги пишутся сторонним автором по заказу организации.

Книги помогают хранить традиции, знакомить гостей с организацией, используются как сувениры и символы значимости компании. Не обо всех ведь компаниях написаны книги — нужно еще чтоб было о чем писать, — славное и большое прошлое, выпестованное первопроходцами и их подвигами, впечатляющее настоящее, многообещающее будущее. Книги об организации хранятся в библиотеках, находятся в кабинетах менеджеров и в офисах. Их дают почитать новым сотрудникам, дарят как сувениры партнерам компании, рассылают лидерам значимых аудиторий — госструктур, бизнеса, образования, финансового сообщества. Так, например, в компании Dow Chemical Canada книга о компании — Dow's Secret Weapon сначала была разослана отобранным из списка управляющим, остальные получили экземпляры по запросу. Занятые I получают свои экземпляры либо на работе, либо по почте. Экземпляры для дилеров доставляют торговые представители. Ассоциации издают такие книги как часть информационного пакета для участников съездов и собраний, или рассылают их своим членам, Наряду с  внутриорганизационным  использованием  книги  могут продаваться на рынке.

Издание книг об организации требует вложения ресурсов, однако дает долгосрочные дивиденды, если книга хорошо написана и I правильно распространена в библиотеки и индивидуумам. Книга попадает в библиотечные каталоги и на многие годы становится источником информации для журналистов, студентов, исследователей истории компании, ее основателей, отрасли или региона.

Решение о  подготовке и издании книги предполагает анализ следующих вопросов:

1) Цели издания  и их приоритеты. Книга — памятник  минувшим дням на радость ветеранам компании, яркий рекламный бук лет для произведения впечатления на партнеров и клиентов или «воспоминания о будущем» для честолюбивых корпоративных стратегов? Если все вместе взятое — то в какой пропорции и что важнее? Кто ее должен и будет просматривать, читать, цитировать, хранить на полке в кабинете, показывать другим? Какую I идею должна нести книга читателю?

2. Целевые аудитории и их приоритеты. Потребители, занят, госструктуры, инвесторы? Кто — самая важная аудитория?
3. Что хочет увидеть в книге целевая аудитория или аудитории, если их несколько? Какова схема изложения, структура и содержание?
4. Стоит ли привлечь внешнего райтера-писателя для составления книги?
5. Будет ли книга продаваться или раздаваться бесплатно?
6. Сделать ли обложку престижной жесткой или мягкой?
7. Как книгу можно продвигать — на рынке или в журналистской среде? Что может привлечь интерес аудиторий?
8. Соответствует ли разработанный вариант книги целям ПР 
   организации?

Брошюры, издаваемые в компании, носят, как правило, методический характер. В них может содержаться описание продуктов, технологий, инструкции для занятых. В форме брошюр ежегодно издаются буклеты американских университетов с описанием программ и колледжей, правил приема, функционирования служб университета, расписания занятий и многих других инструкций для студентов и сотрудников. Брошюры могут распространяться адресно, выдаваться из профильных подразделений по запросу, раскладываться в коридорах на стойках и в других общедоступных местах, вывешиваться на интернет-сайте в электронном формате.

Письма, вкладыши, репринты публикаций

В организациях, где действует внутренняя почта, письма — значимое средство коммуникаций — не только внешних, но и внутренних. Письма позволяют коммуникатировать с занятыми в персонализированной форме. К преимуществам письма относятся прямой и индивидуальный подход, впечатляющее оформление. Письма поддерживают устные коммуникации, обеспечивая аккуратность, наглядность и точность информации. Письма особенно важны в крупных диверсифицированных организациях.