Отношения с занятыми

Письма рассылаются  из организации лидерам мнений, профессионалам в сфере образования и культуры, партнерам, в СМИ,  руководителям госструктур, членам ассоциаций. Ежедневная корреспонденция — важная сфера коммуникаций. Фирменные конверты для внешних коммуникаций, содержащие логотип организации, играют роль прямой почтовой рассылки.

В эпоху электронных  коммуникаций письма или сообщения рассылаются по электронной почте. Электронная рассылка дает возможность быстрого и одновременного информирования десятков и сотен занятых. Эта оперативность возможна там, где обеспеченность компьютерами сотрудников достаточно высока, у всех есть свой электронный почтовый ящик и принято заглядывать в не го не реже чем 3—4 раза в неделю. В американских университетах все сотрудники имеют домашний доступ в Интернет, оплачиваемый университетом. Этот доступ обеспечивает функционирование университетских коммуникаций — как внешних, так и внутренних -круглосуточно 365 дней в году. Во многих компаниях рабочий день специалиста начинается с просмотра электронной почты, занимающего более часа ежедневно.

Вкладыши  и приложения — информация, дополняющая  письма и периодические издания. Вкладыши могут раскладываться и конверты с другими материалами и используются для обращения к занятым с предложением принять участие в каком-либо событии. Например, в написании писем в законодательные структуры для поддержки корпоративных интересов, в опросе для исследования  общественного мнения или в праздничном фуршете. Официальные документы и обсуждаемые проекты решений могут рассылаться сотрудникам по электронной почте в качестве приложений к краткому сообщению.

Для доведения позиции  компании до занятых по важным вопросам используются репринты публикаций других изданий. Копии публикаций выступлений топ-менеджеров, экспертных оценок рассылаются занятым, а также государственным деятелям, финансовым аналитикам, лидерам групп давления, в СМИ, законодателям.

Доски объявлений

Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцидентов.

Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая доска может висеть у входа в компанию внутри или в другом месте интенсивного потока занятых — в переходах и коридорах. Доски объявлений позволяют размещать короткие сообщения

в  людных местах. Доска может быть разделена на тематические разделы. Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно её обновлять, например, еженедельно. Если занятые видят на доске одну и ту же информацию, они перестают обращать на нее внимание. Ведением доски объявлений может заниматься

один человек в подразделении ПР.

Во многих организациях наряду с обычными работают электронные доски объявлений — (electronic bulletin board). В крупных

глобальных, территориально распределенных компаниях  на таких •досках размещается также информация о корпоративных вакансиях, что позволяет компании оптимизировать кадровые решения, а занятым — свое профессиональное развитие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Вещательные средства коммуникаций.

К вещательным средствам внутриорганизационных коммуникаций относятся телевидение и радио. Внутреннее телевидение и использование видеопленки становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения.

Эффективность телевидения объясняется высокой  информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения. Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.

Американская  компания быстрого питания Burger King производит видео в собственной студии для того, чтобы обучать работников в своих 5-и тысячах ресторанов, расположенных в разных регионах мира. Все рестораны компании имеют оборудование для просмотра видео. Основные сообщения длятся около 20 минут. Учебные фильмы для персонала зарубежных ресторанов использует и компания Kentucky Fried Chicken.

Компания Miller Brewing производит 20-минутный видеожурнал, распространяет его каждые 3 месяца во все место расположения компании. Журнал отражает новые сделки, продвижение

марок, события  на заводах и содержит рассказы, интересные для занятых. В качестве причины издания такого видеожурнала компания определила то, что руководству компании гораздо проще говорить в 5-минутном видео, чем лично, — со всеми место расположениями компании.

Компания Ford останавливает сборочную линию, чтобы показать видеоленты рабочим. В одном из случаев на 35 заводах для 110 тысяч рабочих была показана видеолента об улучшении качества работы. Сеть магазинов Wal-Mart стала обращать визиты своего основателя в одновременные видео-встречи с тысячами магазинов.

Британский  банк Barclays Bank строит с помощью видео коммуникации с 85 тысячами своих занятых в 2,5 тысячи своих под разделений в Великобритании и за рубежом. Большая часть paбот по производству видео ведется в собственной студии под руководством бывшего телепродюсера компании ВВС [Wragg, (1992), с. 123].    Видео   используется   здесь   для    показа    ответов    юн менеджмента на вопросы аудитории нескольких филиалов, для ролевого проигрывания методов продаж нового продукта, для пре тестирования телерекламы.

Введение  внутреннего телевидения и изготовление видео фильмов должно быть предварено проработкой специалистами ПР следующих вопросов:

1. Зачем нам нужно это видео?
2. Кого мы стремимся достичь этим видео?
3. В чем идея видео?
4. Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев это видео?
5. Насколько хорош сценарий?
6. Достаточно ли высоко качество нашего вещания?
7. Дотягивает ли ведение вещания до уровня обычного теле 
   видения?
8. Насколько профессиональна команда телевещания?
9. Где наши зрители увидят видео?

 

10. Какими средствами коммуникации мы поддержим видео?
11. Как много денег можем мы истратить? 
    Корпоративное радио может использоваться для трансляции новостей компании, объявлений и срочных сообщений. Радиосообщения могут дублировать другие формы коммуникаций. По радио можно предлагать занятым высказать свои идеи по конкретным вопросам, например, позвонив по данному телефону, где идеи будут записаны на автоответчик. Или обратившись к интернет-сайту компании. Полезные для компании идеи могут вознаграждаться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Интернет как средство внутриорганизационных

коммуникаций

 Электронные  коммуникации вытесняют бумажные  носители информации. Интернет меняет корпоративные схемы оргструктур, лишает топ-менеджмент былых возможностей контроля за коммуникациями. Линейный или древовидный однонаправленный информационный поток трансформируется в сеть циркулирующей мультинаправленной информации. Коммуникации децентрализуются, становятся более гибкими, оперативными и интерактивными. К преимуществам коммуникаций с занятыми через Интернет относятся:

1.   Мгновенный контакт  с большой аудиторией, приходящий  на 
смену длительному и многоступенчатому процессу полиграфической печати: пишущая машинка — типография — комната рассылки — рабочий стол.

        2.   Гибкость сообщения, позволяющая  динамично адаптировать сообщение для различных уровней и типов занятых.

3.   Возможность  запроса и быстрого поиска сообщений прошлых периодов в базе данных.

Интранет-сети — сети внутриорганизационных коммуникаций через Интернет, обеспечивают новые возможности коммуникаций с занятыми, рассредоточенными на больших территориях. В 2000 г. началось создание глобальной интранет-сети Военно-морских сил США компанией EDS, выигравшей тендер, при помощи компаний Cisco, Dell и Microsoft.

Интернет  является удобным средством внутриорганизационных коммуникаций, часть которых обращается во вне, в том числе

к потребителю. Развитие электронного бизнеса привело к созданию систем В2Е-коммуникаций (business-to-employee) — электрон мой передачи информации, обычно распространяемой посредством бумажных писем, форм или факсов. Система В2С исключает

дублирование, позволяет организовать интеллектуальную рассылку и работу с интерактивными документами. Замкнутый информационный круг гарантирует адресность и срочность доставки. Информация этих систем полезна и для коммуникаций с занятыми и между занятыми. Предполагается, что к 2005 г. 77% из 2000 крупнейших мировых компаний внедрят В2Е-коммуникации? а 71% внутрикорпоративной переписки будет происходить в электронной форме [PC Week/RE, 19.09.2000.].

Электронная почта — самая простая Интернет-коммуникаци  занятых — превосходит обычную  по скорости, достоверности, надежности и сопоставима в цене. Так, например, газета USA Today полностью отказалась от бумажных носителей для рассылки своих новостных листков занятым. Теперь компания рассылает занятым четыре электронных письма — по одному для каждой из секций га зеты— News (Новости), Money (Деньги), Sport (Спорт) и Life (Жизнь). ПР-менеджер компании считает, что это самый простой путь довести корпоративные новости до занятых [Cutlip et al,, (1999), p. 296].

Корпоративный портал — своеобразный вход в корпоративные и внешние информационные ресурсы через Интернет. Через корпоративный портал многих компаний занятые сегодня могут получать информацию о целях компании и принятых в ней процедурах, Для занятых компаний, особенно работающих в режиме виртуального офиса, корпоративный портал — это и есть вход в свою организацию, а также и в другие информационные системы — поставщиков потребителей, партнеров. Корпоративный портал предоставляет всем сотрудникам корпорации — где бы они ни находились — возможность обращаться к корпоративным данным через единый Web-интерфейс. Портал обеспечивает единую точку входа и прозрачный доступ к данным для систем планирования ресурсов предприятия (ERP), систем поддержки принятия решений (Business Intelligence), систем управления документами (GDMS) и корпоративных хранилищ данных (DataWarehouse), а также систем групповой работы (Groupware) и управления деловыми процессами (Workflow).

Интернет  служит сегодня рабочей средой многих занятых, через Интернет ведется информирование занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие затянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. Частота собраний с личным присутствием снижается в несколько раз.

Примером  использования интранет (внутриорганизационной I части Интернет) может служить четырехдневная сессия мозгового штурма — Worldjam, — проведенная компанией IBM в 2001 г. в онлайновом режиме. Сессия предназначалась для сбора и распространения бизнес-идей. В ней приняли участие 50 тысяч занятых подразделений IBM, расположенных по всему миру, или более 20% всех сотрудников компании. В сессии использовалась чат-комната интранет (intranet's chat room) и возможности доски объявлений. Функция опроса, реализованная в сессии, позволила занятым отдать свои голоса за лучшие варианты управления бизнесом, наиболее эффективные методы работы и сохранения ключевых сотрудников. Занятые представили тысячи идей и около 150

сотрудников обещали апробировать продуцированные  в виртуальной сессии идеи.

Интернет  и интранет становятся средством  управления корпоративными знаниями; разделение опыта одних сотрудников  с другими обеспечивает рост корпоративного интеллектуального капитала. В условиях растущего дефицита времени и необходимости «пожизненного обучения» (long-life-learning) большие перспективы имеет обучение занятых через Интернет. Интернет-обучение обеспечивает гибкость кадровых решений для компании и карьерных вариантов для занятых. Как глобальное средство коммуникаций

Интернет  особенно актуальна для территориально распределенных организаций. Системы дистанционного обучения через Интернет создают новые возможности коммуникаций удаленных аудиторий с помощью видео- и телеконференций. Так, например, в 2000 г. началась разработка образовательного портала для американской армии — Army University Access Online — стоимостью 454 миллиона долларов. Компания Price Waterhouse Coopers предоставит военным США доступ к университетским ресурсам через Интернет. Это позволит солдатам и офицерам подразделений, расположенных в разных точках земного шара, проходить обучение и I получать сертификаты 29 учебных центров.

Информация  в сегодняшней корпорации — источник власти, и инфраструктура электронных коммуникаций занятых может обеспечить разделение этой власти через отделенческие и географические границы. Электронная почта обеспечивает скоростное распространение «определенного сообщения определенным людям»  и соответствующее использование этого сообщения. Посредством электронной почты разбивается корпоративная информационная иерархия. Главный управляющий может отослать сообщение непосредственно всей корпорации или отдельным бизнес-центрам, отделениям, командам, уровням менеджмента. Он может запросить идеи и комментарии в ответ.