Отношения с занятыми

Свободная от иерархии виртуальная коммуникационная инфраструктура демократизирует коммуникации занятых, обеспечивает их высокую информированность и поэтому улучшает отношение занятых к менеджменту. Все это ведет к новой роли корпоративного коммуникатора. Он становится обеспечителем содержания, менеджером стратегической информации и тактическим ин формационным специалистом. Корпоративный коммуникатор дол жен отстаивать создание и развитие сети, достигающей столько занятых, сколько это экономически и практически возможно.

 

 

2.4. Личные встречи, визиты, собрания, советы, комитеты, клубы

По мере развития технологий электронные коммуникаций вытесняют не только печатные, но и личные формы внутриорганизационных коммуникаций. Тем не менее, личные встречи toпi менеджмента с занятыми сохраняют свою актуальность.

Преимуществом личной встречи топ-менеджера с  занятыми является возможность для занятых задать вопросы и выразить свое мнение. Менеджмент не должен рассматривать коммуникации с занятыми как монополизированное им политическое вещание.

Визиты топ-менеджеров в подразделения помогают преодолеть воспринимаемую занятыми отдаленность своих лидеров. Особенно это значимо для территориально распределенных компаний. Этот эффект сокращения дистанции с избирателями шири ко используется в предвыборных кампаниях. Такие визиты могут быть приурочены к торжественным датам, открытиям подразделений, к награждениям. Лидеры компаний могут участвовать ив встречах штата в штаб-квартире, в локальных офисах или на национальных конференциях.

Частичным заменителем  личных встреч является персональная Интернет-страница топ-менеджера, на которой размещается информация, интересная для занятых. Это может быть краткий биография, мнение по важным вопросам, тексты интервью, otbеты на запросы занятых. ПР-специалист должен побудить топ-менеджера читать запросы посетителей и отвечать хотя бы на hp которые, наиболее важные из них.

Конференции, проводимые раз в год или в полгода, собирают людей, которые редко встречаются вместе. В сравнении с видео конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводиться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.

Задачей подразделения  ПР является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджмента с занятыми, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается "перемешивание» менеджмента и штата в различных формах встреч — от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования.

Распространены  в американских организациях также  встречи «перепрыгивания уровня» (skip level) — менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Эти встречи характерны для американского эгалитарного стиля управления. Они персонифицируют руководство для занятых, а руководство узнает, чем дышат занятые, от них самих в непринужденной беседе. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает всего несколько минут. Прием проходит в основном стоя, потому что основной массе людей сидеть некогда, их время — деньги и они стремятся использовать его с наибольшей пользой. Это значит — встретиться и обменяться приветствиями, новостями и другой информацией со многими людьми, собрать полезные сведения и впечатления в одном месте сразу из первых рук. Угощения и напитки неизменно присутствуют, но не занимают главного места. Главная цель и ценность события — в личных коммуникациях.

Собрания  и брифинги в организации могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Собрания должны, хотя бы время от времени, иметь приятный аспект. Это могут быть приятные новости, небольшое угощение.

Участие занятых и их представителей в советах и комитетах обеспечивает информирование сотрудников и представление их интересов в органах влияния на происходящее.

Для развития внутриорганизационных  коммуникаций полезны визиты представителей одной части компании в другую. Так, на пример, сотрудники службы продаж могут посещать производственные  подразделения.   Сотрудники   инжиниринговых  служб -службу продаж и наоборот.

Укреплению  отношений  между  сотрудниками  способствуют праздники-вечеринки, юбилейные банкеты, выездные экскурсии и спортивные состязания с участием членов семей и друзей занятых. Компании могут побуждать и спонсировать участие занятых и хобби-клубах и спортивных обществах, где общение сотрудником продолжается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. Мифы, слухи

Мифы, легенды, притчи и слухи — это неформальная информация, распространяющаяся в организации, преимущественно по 
личным каналам, в том числе, электронным. 

Корпоративные мифы, легенды, притчи — это истории  о компании, ее героях и лидерах, продуктах, существующие и передаваемые в основном посредством устных коммуникаций. Для того, чтобы существовать, мифу так же, как и слуху, не обязательно быть фактологически неопровержимым. Важно, чтобы миф удовлетворял  коммуникативную  или информационную   потребность Мифы могут формироваться как результат народного творчества в компании, а также создаваться целенаправленно в рамках коммуникативной политики компании. Целью специально создаваемого Л распространяемого мифа может быть информационная поддержка решения корпоративной задачи, например, обеспечение высокого качества продукта или услуги.

В компании McDonald's много лет назад существовал миф, способствовавший обеспечению чистоты ресторанов. Это была история о том, как основатель компании, Ray Kroc, посетил один из ресторанов в месте  Winniped, работавший на условиях франчайзинга. Он нашел там единственную муху. Однако даже и единственная  муха  не  соответствовала  кредо McDonald's — QSC&V (Quality, Service, Cleanliness and Value — качество, обслуживание чистота и ценность). Две недели спустя ресторан потерял право использовать марку McDonald's. После этой истории все занятые в McDonald's обнаружили почти фантастические способы изгнании мух — до единой — из своих магазинов. Достоверна ли эта история — не имеет значения, она работает, поддерживая чистоту как организационную ценность сети ресторанов McDonald's.

ПР-специалисты  могут выступать корпоративными мифотворцами, создавая корпоративные мифы и легенды, а затем поддерживая их. Для этого реальная история несколько упрощается, абстрагируется от несущественных деталей, интерпретируется нужным образом, немного приукрашивается и запускается в каналы корпоративных коммуникаций. Это может быть история топ-менеджера, который «сделал себя сам», история компании, которая началась «в гараже» или на кухне и т.д.

Корпоративные мифы могут поддерживаться рубрикой корпоративного сайта, корпоративной прессой (периодическая печать, а также книги об истории компании), где их периодически воспроизводят, чтоб они не были забыты. Мифы могут размещаться на корпоративном сайте в разделе, повествующем об истории компании.

и о корпоративной культуре и ценностях. Притчи, отражающие 
Корпоративные ценности, могут включаться в доклады и выступления топ-менеджеров на собраниях сотрудников, в интервью руководителей прессе. Для того, чтобы занятые сами рассказывали 
корпоративные мифы, нужно, чтобы мифы имели отношение к по- 
Кедснию занятых, затрагивали их основные интересы в области

работы и  карьеры.

Слухи в компании распространяются с особой силой в случае недостатка официальной информации по вопросам, важным для

занятых. По данным исследований американской консалтинговой

компании Towers, Perrin, Forster and Crosby, слухи — второй позничимости источник организационной информации для занятых

после непосредственных руководителей. При этом девять из десяти опрошенных респондентов назвали непосредственного руководителя предпочитаемым источником, а слухи — наименее предпочтительным источником информации [Cutlip et al., (1999), p. 289].

В некоторых  организациях слухи — наиболее сильные  средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем

официальная информация и более влиятельны, чем  обычные инструкции. Они несут информацию более захватывающую, чем простo факты или правда. Современные электронные коммуникации

разносят  слухи по оптоволоконным линиям со скоростью света в другие регионы мира.

Предметом слухов могут быть реструктуризация компании и

увольнения, поглощение конкурентом, конфликт менеджеров, неэтичное поведение конкретных персон и другие. Распространяясь по схеме испорченного телефона, информация все больше искажается. Поэтому слухи могут быть разрушительными. Негативны ми последствиями слухов могут быть: эрозия доверия, ухудшение состояния корпоративной морали, негативные эмоции, снижение преданности занятых компании и ухудшение их работы, падение производительности.

Слухи заполняют  информационный вакуум, оставляемый  не адекватной программой коммуникаций. Неформальные, неконтролируемые каналы начинаются там, где кончаются формальные и контролируемые.

Неясное состояние  текущей проблемной ситуации или  предстоящих изменений в компании создает состояние неопределенности для занятых. Занятые испытывают чувства опасности и потери контроля над происходящим. Коммуникативная активность  занятых, в том числе межличностные коммуникации, часто нацелены на снижение такой неопределенности в попытке вернуть способность объяснять и предвидеть происходящее. Слухи служат средством определения значения текущих и будущих событий,  восстанавливая чувство понимания и готовности для участников  распространения слухов. Так, например, в ожидании реальных или  нереальных сокращений в отсутствие официальной информации занятые передают друг другу слухи, пытаясь понять причины и подготовиться к увольнению. В преддверии организационных изменений коммуникационная политика топ-менеджмента, реализуемая корпоративным коммуникатором, должна следовать правилу:

1. Скажи занятым все, что известно;
2. Ответь на вопросы, на которые можно ответить и объясни,  
   почему на другие вопросы ответить нельзя.

Слухи — трудно контролируемая информация, их трудно остановить. Как только информация начинает распространяться с  помощью слухов, менеджмент неизбежно теряет контроль над ее содержанием. Занятые, в состоянии беспокойства и неопределенности в отношении вопросов высокой значимости для них воображают сценарии, гораздо более худшие чем реальность и даже приписывают злостные намерения менеджменту. Попытки менеджеров отрицать слухи  на стадии  широкой  распространенности   имеют мало шансов на успех, потому что менеджеры уже потеряли доверие занятых. Поэтому организация должна корректировать   слухи так быстро, как это возможно, потому что занятые склонны

искажать  будущий ход событий своим  поведением во имя подтверждения слухов.

Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и не стоит времени. Однако опровержение ложных слухов о плохих новостях — увольнениях, закрытиях, часто необходимо и достигается прямым официальным заявлением.

Слухи не всегда враги в коммуникациях с занятыми. Корпоративныe слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи занятых. Они могут быть еще ценнее, потому что им верят и каждый занятый может внести свою лепту в их создание и распространение.

 

 

 

2.6. Невербальные внутриорганизационные коммуникации

       Важно, что коммуникационную функцию в организации выполняют не только разного рода информационные выпуски и живое общение. Невербальные символы и знаки не менее экспрессивны и действенны. Элементы интерьера, сами помещения, места, где собираются занятые также выполняют коммуникативную функцию. Каждый элемент интерьера — стол, корзина для мусора, — несет занятым один из двух вариантов сообщений: «то, что вы делаете — значимо» или «то, что вы делаете, — бессмысленно». Эти невербальные сообщения определяют корпоративный дух и потому — конкурентоспособность компании. Очевидно, что второе сообщение вдохновляет занятых, а первое вызывает реакцию опус-ммия рук.

ПР-специалист в компании должен удостовериться в том, что пространство и декор компании несут информацию занятым об их значительности. Коридоры и неформальные территории в организации рассказывают историю — необходимо удостовериться, что эти места соответствуют своей функции — быть местом сбора достойных и значимых людей. Каждый аспект организации — от конверта до стола главного управляющего имеют символическое измерение. Они вещают историю значительности или ничтожности происходящего в организации каждому секретарю, охраннику, служащему, клерку и менеджеру. Еще более важно учитывать — какое сообщение передается штату, когда в туалете на полу лежит куча мусора.

Невербальные средства организационных коммуникаций должны соответствовать тому, что декларируется на словах. Так, например, интерьер здания Еврокомиссии в Люксембурге достаточно скромен. Он несет информацию всем, кто сюда приходит, «мы не тратим денег налогоплательщиков на роскошь».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-size: 18pt; font-weight: bold; text-decoration: none;