Основные понятия экономической информатики

Функционально-позадачная структура информационной системы отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. В результате имеет место разобщенность отделов, каждый из которых выполняет свою функцию, отвечает за ее выполнение и при этом не заинтересован в общих результатах работы. Каждое подразделение стремиться к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

 

Структура и  схема функционирования

процессных  информационных систем

 

Альтернативный взгляд на управление экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы. Наличие бизнес-процесса, рассматриваемого в качестве отдельной единицы, позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов предприятия).

Процессный  подход ориентирует на управление не отдельными структурными подразделениями  предприятия, выполняющих свои функциональные обязанности, а на управление сквозными бизнес-процессами. Эти процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги.

Процесс – это совокупность видов деятельности, которая по технологии преобразует входы в выходы. Выделяют две группы процессов:

• сквозные: проходящие через несколько подразделений (межфункциональные);
• процессы подразделений: деятельность ограничена рамками одного подразделения.

Примеры: процесс производства, процесс продаж, процесс поставок и т.д.

Мотивацией к выделению  процессов является сокращение затрат на создание добавочной стоимости. Большинство  процессов имеет косвенное отношение  к увеличению ценности конечного  продукта [Gregory I., Rawling S.B. Profit from time- London: MacMillan-Business, 2001]. Поэтому все операции на предприятии делятся на те, что добавляют стоимость в производимый товар, и операции косвенно влияющие на его стоимость.

 Если процесс увеличивает  добавленную стоимость, то он  называется бизнес-процессом. Выделяют их часто на основе клиенто-ориентированных цепочек.

 

 

 

 

 

 

 

Под бизнес-процессом  понимается совокупность увязанных  в единое целое действий, выполнение которых увеличивает добавленную  стоимость и позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя.

Если процесс  представить цепочкой создания добавленной  стоимости, то все они делятся на:

• основные (бизнес-процессы);
• вспомогательные процессы.

Основные  бизнес-процессы - это процессы, которые  создают то главное, ради которого и  существует предприятие – производимый конечный товар или услуга). Например, производственные процессы, логистические и пр.

 Вспомогательные  процессы не имеют непосредственного  отношения к производимым товарам  и услугам, но без них невозможно  выполнение операций по созданию  добавленной стоимости. Они, как  правило, соответствуют управленческой деятельности.

Типовыми  процессами такого класса являются:

бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

процессы продажи и  маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.;

процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Деление процессов  на основные и вспомогательные является нечетким, та как в одних ситуациях они могут быть основными, а в других – вспомогательными. Кроме того, основной процесс по мере своей реализации может перетекать в вспомогательный.

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. Например, основной процесс «Производство» состоит из следующих операций: получение материалов, настройка оборудования, выполнение операции, сдача продукции, упаковка и т.д. Вспомогательный процесс «Планирование предоставления услуг» состоит из операций:

- определение  объема услуг;

- создание  нового предложения;

- изучение  имеющегося запаса;

- описание  услуги;

- калькуляция  услуги и т.д.

 

Каждый бизнес-процесс  характеризуется:

• эффективностью (доходностью, стоимостью, временем, качеством);
• входом (информация, материалы);
• выходом (результат выполнения процесса);
• процессом (последовательность операций);
• схемой (графическое представление последовательности операций);
• владельцем (ответственный за бизнес-процесс).

 На рис. 2.5 представлена структура информационной системы, ориентированной на обслуживание бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, первый из которых содержит пять, а второй шесть бизнес-операций. Их расшифровка выполнена с помощью стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющие соответствующую операцию. Например, бизнес-процесс 1 состоит из следующих бизнес-операций:

БО-11 - Разработка технологического процесса и оснастки для изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 1 в производственном отделе;

БО-12 - Составление плана  производства и плана-графика изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель  Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 - Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 - Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель  Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход в организации функциональной части ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления. Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой – руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.

 

На рис. 2.6 представлено двойное подчинение работников из различных  структурных подразделений.

В силу сложившихся традиций в управленческой деятельности в  нашей стране лучшим вариантом является изменение структуры предприятия  под выделенные сквозные бизнес-процессы. Изменение границ структурных подразделений  под бизнес-процессы обеспечивает целостное управление ими.

 

6. Состав и характеристика  интегрированных информационных систем. ERP-системы как корпоративный стандарт

 

Интеграция (лат. integratio) – связывание (объединение, слияние) отдельных частей или функций системы является одним из условий ее функционирования. Далее под интегрированной информационной системой будет пониматься открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и производственные  процессы в одно целое.

Удачные разработки, создаваемые на основе национальных стандартов, со временем распространяются за пределы одного государства и становятся достоянием многих стран. Для них может и не существовать международных стандартов, однако, стремление к высокому уровню эффективности за счет информационной поддержки всего цикла управления (планирование – учет – анализ – регулирование) возводит их в статус фактических стандартов.

В настоящее время  наибольшую популярность среди интегрированных  информационных систем приобрели системы класса ERP. Восьмидесятые годы ХХ столетия были годами их быстрого развития. Создавались эти системы на базе стандартов MRP и MRP II принятых Американским обществом управления производством и запасами в 1989 году.

Стандарт MRP (Material Requirements Planning) определяет последовательность операций, предназначенных для планирования потребности предприятия в материалах. Процесс MRP представлен на рис.___.

 Информационная система MRP – это средство управления заказами на готовую продукцию, сырьем и материалами. Она позволяет заказать столько сырья и материалов, сколько необходимо для плана заказов.

Данный стандарт впоследствии многократно модифицировался, включая  все новые и новые возможности. Появился стандарт MRP I I, который включает MRP c добавлением CRP (Capacity  Requirements Planning) – потребности в производственных мощностях и управление складскими запасами (SIC).

Можно условно записать следующее:

                   MRP I I = MRP + CRP + SIC.

Базой для всех модификаций служит MRP II Standard System, который содержит описание 16 групп функций (http;// www.citforum.ru/cain/mrp/mrp2. phtml/):

• планирование продаж;
• планирование ресурсов;
• управление складом;
• планирование поставок;
• планирование производственных опе