Производственная практика

2.5 Учет, анализ  и аудит денежных средств

Для  хранения, приема и выдачи денежных средств ТОО «Ай Line NS» имеет кассу. Помещение кассы изолировано и оборудовано в соответствии с Требованиями по технической укрепленности касс  и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации.

Кассир – материально  ответственное лицо. Он ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключен договор о его  полной индивидуальной материальной ответственности. Если для выдачи оплаты труда и других выплат привлекаются по письменному приказу руководителя предприятия другие лица, то с ними также  заключается договоры об их полной индивидуальной материальной ответственности. 

Учет операций в кассе  ведется на активных синтетических счетах подраздела 1000 «Денежные средства»: 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» и 1011 «Денежные средства в кассе в валюте».

Для учета наличия  и движения денежных средств в  кассе ТОО «Ай Line NS» используется активный счет 1010. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту 451 счета  и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. В журнал- ордер № 1 и ведомость к журналу – ордеру № 1 записи производятся на основании кассовых отчетов, подтвержденных приложенными к ним документами.

Прием денег в кассу  осуществляется по приходным кассовым ордерам (ф.№КО-1), подписанным главным  бухгалтером. Физическому или юридическому лицу, внесшим деньги в кассу, выдают квитанцию о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанную главным бухгалтером и кассиром. При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры обязаны руководствоваться  «Признаками порядка определения платежных знаков». Заполненный приходный кассовый ордер приведен в приложении.    Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется подпись руководителя субъекта, подписывать сами ордера ему не обязательно. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявление паспорта или удостоверения личности получателя. Наименование и  номер документа, кем и когда он выдан, указывают в ордере. Получатель расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму: тенге – прописью, тиын - цифрами. Заполненный расходный ордер приведен в приложении.

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись «По доверенности». Последнюю прикрепляют к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные и расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  выписываются бухгалтерией четко и  ясно чернилами или шариковой  ручкой.

Подчистки, помарки  и исправления, даже оговоренные  в кассовых ордерах не допускаются.

Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы  регистрируются  в Журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов (ф.№КО-3), который открывается  отдельно на приходные и расходные  кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и других расходов). Если данные о целевом назначении денежных средств получают в виде машинограмм, регистрация кассовых документов может вестись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.№КО-3а), в котором указывают только дату, номер документа и сумму.

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир обязан проверить: наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордерах приложений. После совершения операций ордера подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Учет кассовых операций кассир ведет в Кассовой книге (ф.№  КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  печатью; количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну их них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую (без  горизонтальных линеек) заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»).

Предварительно лист необходимо свернуть пополам по линии  отреза так, чтобы отрывная часть  листа была подложена под ту часть, которая остается в книге. Для  ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

В кассовой книге  указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий  счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением  кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

При выдаче денег из кассы  кредитуется счет 1010 и дебетуются следующие счета:

3350 «Краткосрочная задолженность  по оплате труда», - на суммы  оплаты труда и другие выплаты  выданные персоналу предприятия и должностным лицам;

1250 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников»  - на  суммы, выданные в подотчет  работникам предприятия;

1031 «Деньги на текущих  банковских счетах в тенге» - на  суммы выручки, депонированной  заработной платы и других сумм, сданных на расчетный счет предприятия.

ТОО «Ай Line NS» имеет текущие счета (в национальной и иностранной валютах) в г.Астана филиал «Астана» АО «БТА банк».

На текущем счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С текущего счета производятся почти все платежи ТОО «Ай Line NS»: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, на основании приказа предприятия - владельца текущего счета или с его согласия (акцепта).

Прием и выдача денег или безналичные  перечисления производятся банком на основании документов специальной  формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование - поручение.

Предприятие периодически (ежедневно  или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку  из расчетного счета, т.е. перечень произведенных  им за отчетный период операций. К выписке  банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета  предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

Выписка банка заменяет собой регистр  аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все  приложенные к выписке документы  гасятся штампом «оплачено».

На полях проверенной выписки  против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих  со счетом 1031, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка выписка  проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия  ведет на счете 1031 «Деньги на текущих  банковских счетах в тенге». Это  активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств  предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счету 1031 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Суммы с одинаковыми  корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость  итогами.

Обязательное условие  для заполнения регистров - использование  одной строки для каждой выписки  независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка.

Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы  записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 1031. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

Данные по выписке  банка заносятся в журнал-ордер  №2 по кредиту и ведомость №2 по дебету счетов.

В конце месяца итоговые данные переносятся в Главную книгу.

В соответствии с действующим  законодательством все организации  обязаны хранить денежные средства на расчетном счете в обслуживающем  их учреждении банка. Расчетный счет открывается на основании следующих документов:

• заявление на открытом счете;
• карточка с образцами подписей и оттиска печати;
• копия свидетельства о государственной регистрации;
• копия устава;
• копия учредительного договора (при числе учредителей более одного).

Операции по расчетному счету регулируется действующим законодательством и производится, как правило, на основании письменных приказов владельца счета в пределах свободного остатка денежных средств. С согласия (акцепта) владельца счета осуществляется списание денежных средств по платежным требованиям-поручениям поставщиков и подрядчиков. Без согласия владельца счета списание средств производится при взыскании недоимок по платежам в бюджет, штрафов и в других случаях, для которых установлен бесспорный порядок списания средств по распоряжениям взыскателей.

2.6 Учет, анализ  и аудит дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность - это обязательства покупателей  или заказчиков (контрагентов бизнеса) перед организаций по выплате  денег за реализованные товары (работы, услуги). Она подразделяется на текущую (срок погашения в течение одного года) или операционного цикла и не текущую. В учете выделяют торговую и неторговую дебиторскую задолженность. Торговая дебиторская задолженность - это суммы обязательств покупателей за товары и услуги, реализованные в результате основной деятельности. Неторговая дебиторская задолженность возникает в результате других видов деятельности (авансы служащим или филиалам субъекта, депозиты для покрытия потенциального ущерба или убытка, дивиденды и проценты к получению, претензии к правительственным органам по возврату налогов и др.)

Дебиторская задолженность  подразделяется на три группы: счета к получению, векселя полученные и другие.

Счета к получению  включают в себя претензии на денежные средства, товары, услуги и прочие неденежные активы других организаций.

Дебиторская задолженность  бывает текущей и долгосрочной, в  зависимости от срока оплаты счетов к получению или ожидаемой даты погашения долга. Обычно дебиторская задолженность подтверждается счетами-фактурами. Статья «Векселя полученные» обычно подтверждается официальными долговыми обязательствами.