Специфика управления виртуальной организации на примере конкретной организации

Принципы виртуальных  организационных форм предопределяют «дефицит» автаркии и мотивации  предпринимателей, входящих в сеть. Перенос деятельности в виртуальную  организацию характерен для высоко - технологических отраслей (программирования, электроники, телекоммуникации, медицины, фармацевтики), где производственные процессы легко стандартизировать, высоки затраты на НИОКР и маркетинг и критичными являются скорость инноваций и время до рынка. В условиях опоры при выполнении НИОКР на принципиально новые знания и их менеджмент виртуальные организации могут стать самой распространенной фирмой выполнения перспективных исследований и разработок. Инновационной моделью виртуальной организации можно назвать систему совместного проектирования и производства для виртуальных организаций CDMS (Collaborative design and manufacturing system), в работе описывается архитектура агента для реализации таких виртуальных организаций в CDMS, представлен пример совместного планирования нескольких предприятий.

 

 

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЕ ВИРТУАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

2.1 Общая организационная характеристика компании

 

Компания Auslogics Software Pty Ltd была основана в 2008 году в Сиднее (Австралия). Она является всемирно известным разработчиком программного обеспечения для компьютеров, работающих под управлением Microsoft Windows, специализируется в области решений для оптимизации работы компьютеров и защите информации.[6] Auslogics это частная компания, по форме собственности (Proprietary) Limited  или общепринятая аббревиатура, как написано в названии компании, (Pty) Ltd, что означает общество с ограниченной ответственностью.

АРТЕМ, СТИЛЬ  НАДО ВЫДЕРЖИВАТЬ НАУЧНОЙ РАБОТЫЗащита информации - это не уникальный продукт для данной отрасли. Существует масса различных ПО по защите информации. А вот с оптимизацией работы компьютера, на базе Microsoft Windows, дела обстоят несколько иначе. В 1999 году на рынок выходит пакет бесплатных утилит PsTools от компании Sysinternals, в последствии, эта компания была приобретена компанией Microsoft. Все эти утилиты не имели графического интерфейса и работали только из командной строки, обычному пользователю было не просто ими пользоваться. Последняя версия этих утилит была выпущена в 2009 году. По сути, больше серьезных конкурентов в отрасли оптимизации работы компьютеров, на базе Microsoft Windows, не было.

Доля компьютеров оборудованных  операционной системой Microsoft Windows составляет более 90% от общего их числа.[1] В свою очередь, операционная система Microsoft Windows никогда не славилась своей безукоризненной работой, от части от того, что в отличии от OS X, выпускаемой компанией Apple, операционная система пишется не под определенное «железо», а с другой стороны из-за своей нестабильности работы, и уязвимости к различного рода вредоносным ПО.

За время существования  организации она завелась более  десятью миллионами пользователей  по всему миру, при том что стоимость  одной лицензии на данной ПО варьируется  от 30 до 50 долларов США. Но помимо десяти миллионов пользователей, данное ПО оценили и крупные производители  компьютерных технологий, такие как  Sony VAIO и Intel. Уже в 2009 году, через год после основания, компания Sony VAIO привлекла данную организацию к разработке программного обеспечения Sony VAIO Care, которое устанавливается на ноутбуках VAIO.[6] Обладает престижными статусами Intel Software Premier Elite Partner и Microsoft Gold Partner за вклад в создание высокоэффективного и качественного программного обеспечения.

В компании насчитывается  всего 40 сотрудников, чуть ли не все  из них работают удаленно. К тому же, это не фрилансеры, это ее постоянные сотрудники. В связи с этим можно смело заявить, что данная компания является виртуальной организацией. В ее состав входят 4 отдела: разработки, дизайн, тестирования и маркетинга (информационно-аналитический отдел) ЧЕГО???. Каждым отделом управляет отдельный менеджер. Так же в организации есть директор и бухгалтер.

Организационную структуру управления Auslogics Software Pty Ltd представим на рисунке 2.1.

 

 

 

Рисунок 2.1 - Организационную  структуру управления Auslogics Software Pty Ltd

 

Компания, которой управляет 5 человек, приносит ежегодно более 10 миллионов  долларов, при том что в главном  офисе находятся только директор и бухгалтер а все ее остальные  сотрудники, включая менеджеров отделов, трудятся удалено. Все это было бы невозможно без четкой и отлаженной работы менеджеров. Можно смело заявить  что весь успех компании держится не на ее сотрудниках а на ее менеджерах, которые смогли так построить  организацию, что ее сотрудники на удаленном  расстоянии друг от друга работают как единое целое. ГДЕ СНОСКИ, ГДЕ НАХОДИТСЯ КОМПАНИЯ?

ПОВТОРЫ УБЕРИ В компании Auslogics всего 40 сотрудников, поэтому нет сложной структуре управления. В компании работают 4 отдела, деятельность которых направлена на выпуск и продажу нового ПО. Этими отделами управляют менеджеры, по одному менеджеру на отдел, которые координируют деятельность каждого сотрудника из своего отдела, распределяют ежедневно среди них задания, но помимо этого, они дают задания и себе. К примеру, менеджер отдела тестирования распределил среди всех сотрудников отдела тестирования задания для выполнения, включая себя, получается, он не только координирует действия сотрудников, назначает им задания, но и сам тестирует новое ПО. В свою очередь, менеджеры находятся под управлением директора. Директор координирует деятельность предприятия в целом. Получается, что по характеру связей в компании присутствует иерархическая структура управления, а по способу выделения отделов – линейно-функциональная структура управления.

В непосредственном подчинении у директора находятся менеджеры  отделов и бухгалтер, но помимо этого, у директора есть прямой контакт  со всеми сотрудниками. В то же время, если сотрудник хочет обратиться к директору, к примеру по поводу недоработок нового ПО, то этот контакт  будет осуществляться через менеджера  отдела.

У каждого сотрудника предприятия есть контакты всех сотрудников  этого предприятия, не только своего отдела, но и сотрудников других отделов. Сотрудник любого отдела может  общаться с любым сотрудником  компании напрямую по любому поводу, кроме  внесения дополнений и изменений  в ПО. К примеру, если у сотрудника отдела тестирования возникает какое-то предложение по модификации ПО, он обращается к своему менеджеру. Если предложение по модификации стоящее, то совместными усилиями они его дорабатывают, и затем менеджер обращается к директору с новым предложением, который после одобрение идеи, обращается в отдел разработки.

В силу небольшого объема компании, менеджер, помимо возложенных на него функций управления и контроля за отделом, должен быть посредником между директором и сотрудниками, еще и выполнять роль рядового сотрудника их отдела. Конечно, в каждом отделе работает всего 7-8 человек, но с возложенными на них функциями им приходиться работать за двоих, другими словами – менеджмент в организации построен так, что функции двух человек может выполнять один.

Основная и главная  функция компании Auslogics это выпуск ПО, от этой функции исходят другие функции:

• продажа и поставка ПО заказчикам,
• послепродажное обслуживание продукции,
• управление и организация труда на предприятии,
• повышение качества продукции, снижение издержек и уплата налогов.

Auslogics BoostSpeed это флагманская программа компании Auslogics, с 31.05.2010 (дата выхода на рынок версии 5.0) до 15.03.2013 было продано 1 000 000 лицензий на данное ПО, лицензия дается на год и действует на обновление ПО. Из миллиона копий порядка 80 тысяч копий было продано после релиза последней версии ПО, версия 5.5.1.0 релиз был 19 января. Доля BootSpeed от общего числа продаж составляет порядка 46%.

• Auslogics Disk Defrag Pro – 16%.
• Auslogics Antivirus – 14%.
• Auslogics File Recovery 5%.
• Бесплатное ПО – 19%.

В целом по организации 83% пользователей продлевают лицензионное соглашение по истечении года. 56% после  повторной покупки лицензии покупают и другие ПО данной компании.

Основные финансовые показатели компании Auslogics представлены в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 - Основные финансовые показатели компании Auslogics

Показатели	2010 год	2011 год	2012 год	Темп роста 2011/2010, %	Темп роста, 2012/2011, %
Товарооборот, тыс. долл.	8648	8538	9743	98,73	114,11
Себестоимость, тыс. долл.	7649	7531	7964	98,46	105,75
Чистая прибыль, тыс. долл.	999	1007	1779	100,80	176,66
Рентабельность продаж, %	11,55	11,79	18,26	102,10	154,81
Количество сотрудников, чел.	38	38	40	-	-
Товарооборот на одного работника, тыс. долл.	227	224	243	98,73	108,41

 

Из данных таблицы 2.1 видно, что все показатели финансовой деятельности выросли за период 2010-2012 годы. Так, товарооборот снизился в 2011 году на 1,3%, в 2012 вырос  на 14,11 %. Рентабельность продаж выросла  на с 11,55% в 2010 году до 18,26% в 2012 году, что  свидетельствует о повышении  эффективности функционирования  организации. Товарооборот на одного работника  в 2011 году снизился на 1,3%, в за 2012 год  вырос на 8,41%.

 

2.2 Анализ системы  управления

Управление предприятием осуществляет директор. Именно директор ставит перед компанией цели и  задачи на предстоящий период, контролирует их выполнение. Директор также принимает  решения о тех программных  продуктах, которые будут разработаны  компанией и о сроках выполнения всех заказов. После того, как принято  решение выполнять тот или  иной проект директор согласует с  менеджерами отделов их фронт  работ и устанавливает конкретные сроки готовности всех этапов реализации  проекта.

Дальнейшая работа по выполнению намеченных планов реализуется менеджерами  отделов. Они распределяют работы между  своими подчиненными, оговаривают фронт  работ на каждый день.

Деятельность виртуальной  организации осуществляется при  помощи компьютерной техники и сети Интернет. Документооборот между менеджерами компании и сотрудниками их отделов приведен на рисунке 2.2.

 

 

Ежедневные и ежемесячные  отчеты

 

 

Сотрудник отдела

Менеджер отдела

 

 

Ежедневные и ежемесячные  задания

 

 

 

 

Рисунок 2.2 - Документооборот  между менеджерами компании и  сотрудниками их отделов

 

Таким образом, ежедневно  и ежемесячно все сотрудники компании получают задания и в конце  дня и месяце отправляют отчеты о  его выполнении. В отчетах также  отражаются сложности в выполнении задания, это позволяет менеджерам отделов немедленно реагировать  на них, оказать помощь в выполнении, поручить данное задание другому  сотруднику. С помощью ежедневных отчетах о проделанной работе компании удается жестко контролировать сроки выполнения работ и исключить  просрочки.

Одно из самых главных ПО в компании Auslogics - это ПО для коммуникации. Все сотрудники общаются между собой. Когда расстояние между сотрудниками достигает нескольких тысяч километров, помимо самого расстояния их еще разделяют часовые пояса, поэтому не всегда удобно будет звонить и обсуждать все по телефону. Так как все сотрудники работают за компьютером, то и ПО для коммуникации должно быть на компьютере. Компания Auslogics осуществляет коммуникации с сотрудниками в основном по Skype. Его преимущества: во-первых это бесплатное ПО, во-вторых помимо самих видеозвонков, из-за чего оно и получило такое распространение, в Skype можно писать текстовые сообщения, в-третьих Skype позволяет вести как видеоконференции с участием трех и более пользователей, так и текстовую конференцию. В одном чате может переписываться три и более пользователей.[3] Все основные диалоги сотрудники ведут в Skype.

Интерфейс программы Skype представлен на рисунке 2.3.

 

 

Рисунок 2.3 - Рабочее окно программы skype

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.

 

При помощи Skype сотрудники компании Auslogics могут создавать в массовом порядке аккаунты Skype, управлять ими через центральную панель, подключать или отключать те или иные функции, создавать голосовые почтовые ящики, организовывать коммерческие подписки и проводить прочие операции.

Ниже представлен список преимуществ, которые активно используют  специалисты Auslogics: