Специфика управления виртуальной организации на примере конкретной организации

• создание аккаунтов: централизованное создание аккаунтов для всех сотрудников, включая автоматическую интеграцию файлов резюме в программу.
• управление балансом: автоматическое пополнение баланса и конвертация между счетами сотрудников из разных стран, а также общее управление всех аккаунтов.
• специальные опции: голосовая почта, перевод звонков и множество других полезных в офисном бытовании функций.
• аналитика: отчеты в реальном времени об использовании Skype и стоимости услуг.

Почта так же играет важную роль в деятельности компании Auslogics, именно на почту менеджеры отправляют задания своим сотрудникам. И сотрудники отправляют отчеты о проделанной работе именно на почту, а все остальные коммуникации ведутся через Skype.

Операционной системой Microsoft Windows пользуется более 90% от всех пользователей компьютерами, но это не значит, что у всех на компьютере установлена одна и та же версия ОС. Следовательно, компании Auslogics нужно писать программы так, чтобы они подходили под все действующие виды ОС. Тогда ставится новая задача перед менеджерами, компания разрабатывает ПО для 8 различных версий ОС. Получается, разработчики должны писать коды на 8 разных компьютерах, дизайнеры -  оформлять интерфейс программ на 8 различных компьютерах, и тестировщики должны тестировать ПО на 8 различных компьютерах. Сотрудникам организации сидеть за 8 различными компьютерами, не удобно, к тому же, это очень дорого. Для решения этой задачи существуют специализированное  ПО.

VMware  - решение для виртуализации настольных компьютеров, которое помогает автоматизировать управление настольными компьютерами и приложениями, сократить затраты и повысить уровень безопасности данных за счет централизации среды настольных компьютеров.[4] С помощью этого ПО пользователи могут модулировать различные версии ОС на одном компьютере из-за своей интегрированной среды разработки.

С выбором ПО для дизайна  интерфейса не возникло много проблем, по сравнению с выбором языка  программирования. Выбор был сделан в пользу Adobe Photoshop, пожалуй самая известная ПО для редакции изображений. Продукты семейства Adobe Photoshop — это инструменты, которые помогут обрабатывать цифровые изображения, создавать выразительные художественные образы и находить новые необычные способы демонстрации готовых работ.

Рассмотрим реализацию основных функций планирования в компании Auslogics.

Планирование. Компания Auslogics  проводит планирование на 2 уровнях:

1. Текущее планирование – выполняется по отношению к каждому реализуемому проекты. Выделяются этапы реализации проекта и сроки реализации. Отслеживается выполнение сроков 1 раз в месяц директором компании и ежедневно менеджерами отделов.
2. Стратегическое планирование – осуществляется на основе бизнес-плана, где описаны планируемые к выполнению программные разработки. Следует отметить, что бизнес-планы часто пересматриваются, так как рынок технологий – самый быстроразвивающийся и непостоянный. Поэтому зачастую разработки и задумки компании часто устаревают, не успев еще воплотиться в жизнь. Основные разделы бизнес-плана:

• Обзор ИТ-рынка;

• Анализ потребителей и их нужд;
• Описание инновационного програмного обеспечения, отвечающего запросам аудитории;
• Организационный план по реализации проекта;
• Финансовый план, срок окупаемости, расчет инвестиций.

Организация управления. Система организации очень четко поставлена: все отделы в компании подчиняются директору. Процесс выполнения заказов и распределение обязанностей исполнителей был рассмотрен выше.

Контроль. Контроль за исполнением осуществляется при помощи отчетов, еденедельных собраний с докладами от начальников отделов компании Auslogics.

Контролировать сотрудников  когда они находятся на расстоянии нескольких тысяч километров без  специальных средств просто невозможно. В компании Auslogics менеджер отвечает за всех сотрудников своего отдела, в его обязанности входит так же контроль.  Менеджер контролирует своих подчинённых при помощи Auslogics Time Control, ПО которое разработало и выпускает сама компания. Auslogics Time Control – это собственная разработка компании Auslogics, одно из первых ПО данной компании. Данное ПО выполняет различные функции для менеджера и сотрудника. Суть данного ПО заключается в контроле компьютера сотрудника, так как все сотрудники работают дистанционно то контролируя компьютер сотрудников менеджеры контролируют и самих сотрудников. Данное ПО работает когда сотрудник его включает сам, тогда когда начинает свою работу, и выключает в тот момент когда заканчивает работу, то есть оно включено в так называемое рабочее время. В компании как и в любой другой организации есть свое рабочее часы, но когда сотрудников разделяют часовые пояса, то это не определенный график работы, а определенное количество часов которое сотрудник должен наработать в день. Минимальное рабочее время ежедневно в течении рабочей недели для каждого сотрудника это 7 часов. Единственная функция для чего данное ПО сотруднику – это подсчет часов работы, на основании этого показателя сотрудник отправляет бухгалтеру инвойс, это счет за проделанную работу.

Для менеджера Auslogics Time Control выполняет три функции. По каждой из них менеджеру приходит отчет. Первое это контроль времени работы, та же функция и для самого сотрудника. А две другие это активность данного компьютера и скриншот. Функция скриншот, это снимок экрана, делает снимок экрана через случайный промежуток времени, то есть не каждые 15 минут, а в определенном заданном интервале, интервал устанавливает менеджер. И функция активность ПК, отправляет отчет менеджеру об активности компьютера в рабочие часы, то есть как данный компьютер использовался. Менеджер может просматривать отчеты о каждом сотруднике в любой момент времени, отчеты о сотрудниках храниться систематизировано определенный период времени в БД по дням. Менеджеры могут контролировать всех сотрудников со своего отдела, в свою очередь директор контролирует всех сотрудников, включая менеджеров и бухгалтера.

Мотивация. Различают 2 вида заработной платы, используемой в компании Auslogics:

1. повременно-премиальная (оплата не только отработанного времени, но и премии за качество работы) – применяется для бухгалтера и менеджеров отделов. Таким образом, у сотрудника есть некий оклад, который он получит вне зависимости от выполненного объема работы. Остальная часть заработной платы формируется за счет качества выполненной работы. Сюда входит количество выполненных проектов, качество работы, ее инновационность, скорость выполнения. Размер премии определяется директором компании по результатам месячной работы.
2. Сдельно-премиальная (предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки и конкурентные показатели деятельности) – используется для оплаты труда всех программистов. В данном случае на группу специалистов по ИТ-технологиям возложено определенное задание, выполнив которое они получит заработную плату. Данная система используется, например, если идет работа над созданием сайта на заказ. Только после выполнения всей работы компанія  Auslogics  рассчитывается со всеми работниками, занятыми в данном проекте. Часто такая категория ИТ-специалистов работает по договору подряда. За высокое качество выполненной работы возможно дополнительное премирование.

Уровень заработной платы  в организации  - 2000-6000 долларов в зависимости от квалификации работника. Достойный уровень зарплаты привлекает молодых квалифицированных специалистов на работу в компанию. Также практикуется выплата бонусов, привязанных к завершению крупной работы, проекта или результатам периодической оценки.

Большим минусом системы  мотивации персонала в компании Auslogics является отсутствие системы нематериальной мотивации сотрудников.

Система управления персоналом. В компании Auslogics имеются лишь некоторые составляющие системы управления организацией, что объясняется рассредоточиваем всех сотрудников по разным странам, во-вторых в компании нет HR-менеджера.

 Найм сотрудников в компанию также осуществляется отдаленно. Обработкой и наймом кандидатов на работу занимаются директор компании и менеджер того отдела, куда планируют поступить на работу кандидат. В Auslogics собеседование проходит в пять этапом. Компании требуются от кандидата только его технические навыки, и умение пользоваться своими знаниями. 

Первый этап. Кандидат отправляет резюме в компанию. Приходит оно  к директору компании, он обрабатывает резюме. Те резюме, которые он одобрил, передаются менеджеру соответствующего отдела. Если надо что-то уточнить по резюме, менеджер связывается с кандидатам, и задает все интересующее его вопросы. Затем отправляет кандидату по электронной почте тестовые задания.

Второй этап, это выполнение тестовых заданий. Тестовые задания  представляют собой обычную работу которую будет выполнять на своем  рабочем месте кандидат. То есть тестировщики будет в своем тестовом задании тестировать какое-то ПО, программисты писать код, дизайнеры рисовать эскизы иконок или табличек, маркетологи заниматься SEO-разработкой. Однако, в этих заданиях есть подвох. Во-первых кандидат может столкнуться с проблемой выполнения данной работы, к примеру в тестовом задании для тестировщиков может вовсе и не быть ошибок. Во-вторых это сроки выполнения тестового задания, срок выполнения указывается одна рабочая неделя, то есть пять дней. Среднестатистический специалист в своей области выполнит это задания за один рабочий день. К примеру, если кандидат будет выполнять данной задание 3-4 дня, то менеджеры будут сомневаться в том, что кандидат сам проделал данную работу. После выполнения задания кандидат отправляет отчет по проделанной работе. В последствии при проверке менеджерами тестовых заданий кандидатов они будут смотреть не только на сам отчет, но и на то как он был написан. То есть способность кандидата выразить словами свои мысли. Проверка задания осуществляется в течении одной рабочей неделе.

Третий этап. Общение с  менеджером, после прохождения второго  этапа собеседования. В ходе этого  общения менеджер может задать вопросы  о тестовом задании, но суть третьего этапа это рассказать кандидату  о структуре компании и о принципе его дальнейшей работы. То есть третий этап представляет собой организационные  вопросы, вплоть до будущей заработной платы. В конце третьего этапа  менеджер предлагает кандидату двух недельный испытательный срок –  это стандартная процедура во многих компаниях, и тут все зависит  от кандидата.

Четвертый этап. Сам испытательный  срок, когда кандидата еще не добавляют  в систему Deskzilla, то есть общение кандидата с менеджером проходит только напрямую, через Skype и электронную почту, а не через внутреннюю сеть. Что касается самого испытательного срока то кандидат уже работает не над тестовым ПО, а над теми, которые компания выпускает. Испытательный срок будет оплачиваться по обычно разрядной ставке. Но если кандидат покажет результат ниже чем на тестовом задании испытательный срок не оплачивается, и конечно же его не возьмут на работу.

Пятый этап, заключительный. Кандидату высылается по электронной  почте контракт, кандидат должен его  распечатать, подписать, сделать ксерокопию и отправить директору подписанный  договор по электронной почте. Теперь кандидат в праве называться полноценным  сотрудником компании. Контракт является бессрочным, и действует до расторжение  его двумя сторонами. Расторжение  происходит в двух недельный срок по согласию двух сторон.

Стиль управления – демократический. Этот стиль характеризуется предоставлением  подчиненным самостоятельности  в пределах выполняемых ими функций  и их квалификации. Это коллегиальный  стиль, который дает большую свободу  деятельности подчиненных под контролем  руководителя.

Предприятия, где доминирует демократический стиль, характеризуются  высокой децентрализацией полномочий. Подчиненные принимают активное участие в подготовке решений, пользуются свободой в выполнении заданий. Созданы  необходимые предпосылки для  выполнения работы, проводится справедливая оценка их усилий, наблюдается уважительное отношение к подчиненным и  к их потребностям.

Анализ технологии разработки ПО (основные этапы). Анализ системы управления на примере выпуска новой версии ПО, в которой будут некоторые модификации старой, исправление ошибок и новый дизайн (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 – Основные этапы разработки ПО

Все начинается с послепродажного  обслуживания продукции, пользователи купившие данное ПО могут жаловаться на различного рода недочеты или ошибки программы, что должно быть учтено в  новой версии. Далее идет работа отдела разработки. Они обсуждают  все изменения и дополнения которые  должны внести в новой версии, параллельно  подключается отдел дизайна. Разработчики начинают писать код, а отдел дизайна  одновременно с разработчиками работает над дизайном нового ПО. Затем в  отделе разработки совмещают код  разработчиков и код дизайнеров в единое целое. Данное ПО, после  отдела разработчиков, поступает в  отдел тестирования, где тестировщики проверяют ПО на наличие ошибок. В отделе тестирования проходит первый этап тестирования, проверяется вся программа, параллельно отчет о каждой ошибке поступает в отдел разработчиков, где она исправляется. После исправления всех ошибок разработчиками, ПО снова поступает в отдел тестирования на второй этап. Процедура тестирования повторяется. Если не найдено серьезных функциональных ошибок, то данное ПО поступает на продажу, после предварительной работы отдела маркетинга. Зачастую выпускается freeware – это бесплатное ПО, обычно в программу входят пару десятков функций, если не больше, freeware содержит две-три функции, чтобы пользователи могли посмотреть и оценить это ПО. В итоге выпускается новая версия ПО. В последствии будет осуществляться послепродажное обслуживание, и цикл разработки ПО повторится.