Специфика управления виртуальной организации на примере конкретной организации

Схема выпуска ПО в компании Auslogics грамотно налажена. Это схема позволяет четырем отделам одновременно работать независимо и слажено, каждый отдел занимается своей работой, в то же время работа каждого отдела связанна с работой других отделов. Это связь осуществляется через директора и менеджеров, которые координируют деятельность всего персонала. Учитывая то что менеджеры тоже трудятся над выпуском данного ПО как рядовые сотрудники, они выполняют функции двух сотрудников. И вся компания держится на грамотно построенном и отлаженном менеджменте, тогда когда менеджеры выполняют больше функций чем рядовой сотрудник.

ГЛАВА 3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ВИРТУАЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ

ПЕРЕЧИСЛИТЬ НЕДОСТАТКИ ИЛИ  ПРОБЛЕМЫ, ВЫЯВЛЕННЫЕ В ХОДЕ АНАЛИЗА 2 главы Автором работы были предложены и разработаны следующие рекомендации по совершенствованию управления виртуальной организацией Auslogics:

1. использование методов оценки результата работы (KPI - ключевые показатели эффективности) и  управления по целям;
2. планирование карьеры сотрудников на 2-3 года вперед. На основании разработанной карьерограммы необходимо планировать   программу обучения и сертификацию ИТ-сотрудников;
3. для оценки достигнутых целей и повышения уровня профессионализма необходимо проводить аттестацию сотрудников. На ее основе может быть разработана система бонусов для сотрудников и практика повышения должности;
4. организовывать онлайн конференции среди сотрудников каждого отдела, и с сотрудниками других отделов;
5. для повышения уровня продаж и рекламы брэнда заняться социальным медиа маркетингом (SMM) совместно с сарафанным радио.

Первым мероприятиям по совершенствованию управления организации  является мотивация сотрудников. Использование  экономической мотивации персонала  на основе методов оценки результата работы (KPI/КПЭ — key performance indicators / ключевые показатели эффективности) и  управления по целям.

Такая мотивация  может быть основана на формирование размера денежного вознаграждения в зависимости от выполнения индивидуального  плана задач и целей, а также  анализируя KPI/КПЭ. Для некоторых  позиций (таких, как программисты) выбор  и отслеживание KPI представляет собой  весьма нетривиальную задачу.

Так же чтобы  сотрудник был мотивирован, у  него должно быть четкое видение перспектив роста на период в два-три года: чего он может достигнуть и что  ему для этого необходимо сделать. Сейчас считается нормальным, когда  предложение о приеме на работу, которое подписывает сотрудник, приходя в компанию, содержит не только перечень его обязанностей, но и четкий подробный план его  профессионального и карьерного развития. Несомненно, что компания, которая может четко обрисовать будущему сотруднику перспективы роста, выглядит более привлекательно, чем  та, которая просто пообещает «большие возможности роста».

В дальнейшем формирование планов профессионального развития и планирование карьеры сотрудника происходит через механизм аттестаций. Они должны проходить регулярно (ежегодно или один раз в полгода) и охватывать всех сотрудников. В  ходе аттестации вырабатываются планы  персонального роста сотрудников  и согласуются с общими целями компании.

Чтобы обеспечить согласование стратегических целей  компании и личных целей каждого  сотрудника, должен быть принят принцип  проведения аттестации «сверху вниз»: сначала ее проходят менеджеры, затем  — обычные сотрудники. Таким образом, последовательно общие цели компании декомпозируются до более конкретных рабочих целей сотрудника в соответствии с его областью компетенции и  сферой ответственности.

Несмотря на то, что у  каждого сотрудника есть контакты всех сотрудников компании, в виртуальной  организации, где почти все рабочее  время сотрудник проводит наедине  с разрабатываемым ПО, мало общения. Нужно регулярно устраивать онлайн конференции (один-два раза в месяц), где будут обсуждаться вопросы  по совершенствованию организации  труда, совершенствованию ПО и другие жалобы и предложения.

Основная цель всех коммерческих предприятий заключается в производстве и реализации продукции, и получение  максимальной прибыли с этой продукции. На маркетинг и рекламу предприятия  особо не тратит деньги, в основном все средства идут на заработную плату  сотрудников отдела маркетинга, которые  и продвигаю предприятия и  его продукцию. Сотрудники отдела маркетинга в основном представляют собой SEO-разработчиков, которые продвигают сайт данной компании и выпускаемую продукцию в сети Интернет.

Клиентами данной компании за 5 лет ее существования стали  больше десяти миллионов пользователей. В то время группы «поклонников»  данного ПО в различных социальных сетях не достигает и 20 тысяч человек, что очень мало. Но всему этому  есть логическое объяснение, в этих группах публикуются только новости  компании и ничего более. Маркетологам компании стоило бы заняться социальным меди маркетингом (SMM), новое направление маркетинга. Суть социального медиа маркетинга заключается в построении сообщества брэнда в социальных сетях, сайты компании сюда не относятся. Построить огромное сообщество с лояльной аудиторией мечта любой компании. Тем более что люди уже давно объединяются по интересам, собираются вместе, общаются, делятся советами но им не хватает обратной связи.  Когда компании создают сообщество для своих брендов и обеспечивают благоприятную атмосферу для своих клиентов посредством общения с ними, они тем самым значительно повышают лояльность к своему брэнду или продукту. В этом сообществе можно знакомить людей с новинками продукции компании. Но самое главное это проводить конкурсу. И тут уже в работу SMM включается сарафанное радио. Сарафанное радио еще называют «маркетинг из уст в уста», это форма бесплатной устной или письменной рекламы. Фишка сарафанного радио: формирование слухов как в онлайновой, так и в офлайновой среде; стимулирование потребителей рассказывать о товарах или услугах и помогать распространять слухи среди их друзей, коллег и членов сообществ; адаптация традиционных стратегий сарафанного маркетинга к современной реальности Facebook, YouTube и пользовательских медиа.[11] К примеру каждому тысячному подписчику данной группы лицензия на ПО бесплатно. Главная цель SMM – это стать лучшими друзьями со своими клиентами в сети.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Виртуальная организация  представляет собой временную или  постоянную совокупность географически  разобщенных индивидов, групп, организационных  единиц или же целостных организаций, функционирование производственного  процесса у которых проходит при  обязательном участии информационных технологий, включая электронные  средства связи. Выделяют три основных вида виртуальных организаций: с централизованным типом управления, с распределенным типом управления, с децентрализованным типом управления. По другой классификации, можно ввести основные типы виртуальных объединений: от наиболее «слабого» – виртуальной ассоциации до гипотетически самого «сильного» – виртуального треста. КРИТЕРИИ КЛАССИФИКАЦИИ

Принципы виртуальных  организационных форм предопределяют «дефицит» автаркии и мотивации  предпринимателей, входящих в сеть. Перенос деятельности в виртуальную  организацию характерен для высоко - технологических отраслей (программирования, электроники, телекоммуникации, медицины, фармацевтикы), где производственные процессы легко стандартизировать, высоки затраты на НИОКР и маркетинг и критичными являются скорость инноваций и время до рынка. В условиях опоры при выполнении НИОКР на принципиально новые знания и их менеджмент виртуальные организации могут стать самой распространенной фирмой выполнения перспективных исследований и разработок. Инновационной моделью виртуальной организации можно назвать систему совместного проектирования и производства для виртуальных организаций CDMS (Collaborative design and manufacturing system), в работе описывается архитектура агента для реализации таких виртуальных организаций в CDMS, представлен пример совместного планирования нескольких предприятий.

СВЯЗЬ ?Компания Auslogics Software Pty Ltd была основана в 2008 году в Сиднее (Австралия). Она является всемирно известным разработчиком программного обеспечения для компьютеров, работающих под управлением Microsoft Windows, специализируется в области решений для оптимизации работы компьютеров и защите информации.

В компании насчитывается  всего 40 сотрудников. Компания, которой управляет 5 человек, приносит ежегодно более 10 миллионов долларов, при том что в главном офисе находятся только директор и бухгалтер а все ее остальные сотрудники, включая менеджеров отделов, трудятся удалено. В состав компании входят 4 отдела: разработки, дизайна, тестирования и программных разработок. Каждым отделом управляет отдельный менеджер.

Все показатели финансовой деятельности выросли за период 2010-2012 годы. Так, товарооборот снизился в 2011 году на 1,3%, в 2012 вырос на 14,11 %. Рентабельность продаж выросла на с 11,55% в 2010 году до 18,26% в 2012 году, что свидетельствует  о повышении эффективности функционирования  организации.

Управление предприятием осуществляет директор. Именно директор ставит перед компанией цели и  задачи на предстоящий период, контролирует их выполнение. Директор также принимает  решения о тех программных  продуктах, которые будут разработаны  компанией и о сроках выполнения всех заказов.  Ежедневно и ежемесячно все сотрудники компании получают задания  и в конце дня и месяце отправляют отчеты о его выполнении.

В компании используются следующие  программные продукты: Skype, почта, VMware, Adobe Photoshop и др.

Компания Auslogics  проводит планирование на 2 уровнях:

• Текущее планирование – выполняется по отношению к каждому реализуемому проекты.
• Стратегическое планирование – осуществляется на основе бизнес-плана.

Контроль за исполнением осуществляется  при помощи отчетов, еденедельных собраний с докладами от начальников отделов компании Auslogics.Менеджер контролирует своих подчинённых при помощи Auslogics Time Control.

В компании используются только материальны виды мотивации труда.

В компании Auslogics имеются лишь некоторые составляющие системы управления организацией, что объясняется рассредоточиваем всех сотрудников по разным странам, во-вторых в компании нет HR-менеджера. Найм сотрудников в компанию также осуществляется отдаленно через интернет.

Схема выпуска ПО в компании Auslogics грамотно налажена. Это схема позволяет четырем отделам одновременно работать независимо и слажено, каждый отдел занимается своей работой, в то же время работа каждого отдела связанна с работой других отделов.

Автором работы были предложены и разработаны следующие рекомендации по совершенствованию управления виртуальной  организацией Auslogics:

1. использование методов оценки результата работы (KPI - ключевые показатели эффективности) и  управления по целям;
2. планирование карьеры сотрудников на 2-3 года вперед. На основании разработанной карьерограммы необходимо планировать   программу обучения и сертификацию ИТ-сотрудников;
3. для оценки достигнутых целей и повышения уровня профессионализма необходимо проводить аттестацию сотрудников. На ее основе может быть разработана система бонусов для сотрудников и практика повышения должности;
4. организовывать онлайн конференции среди сотрудников каждого отдела, и с сотрудниками других отделов;
5. для повышения уровня продаж и рекламы брэнда заняться социальным медиа маркетингом (SMM) совместно с сарафанным радио.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Альшевский Ян: Windows 7 и 8 продолжают наращивать долю рынка - интернет портал [электронный ресурс] – Минск 2013 – Режим доступа: http://tech.onliner.by/2013/04/02/oses. - Загл. с экарана.
2. Витцель, М. Виртуальные организации. Новые формы ведения бизнеса в XXI  веке / М. Витцель, М. Уорнер . – Москва : Добрая книга, 2005 . – 296 с.
3. Гоу, М. SKYPE или как общаться бесплатно / М. Гоу . – Москва : Бином, 2007 . – 400 с.
4. Г.Я. Гольдштейн. Стратегический инновационный менеджмент: тенденции, технологии, практика. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2002.- 215 с.
5. Лангон, Дж. Виртуализация настольных компьютеров с помощью VMware View 5/ Дж. Лангон; пер. с англ. А. Слинкин .– Москва : ДМК, 2013 .– 280 с.
6. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.,2005.
7. Осипов, Д.  Delphi XE2 /Д. Осипов – Россия: BHV, 2012. – 912 с.
8. Официальный сайт компании Auslogics [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.auslogics.com/ru/about/.  - Загл. с экрана.
9. Паундстон, У. Достаточно ли вы умны, чтобы работать в Google? / У. Паундстон ; пер. с англ. В. Егоров . – Москва : Карьера Пресс, 2013 . – 388 с. – Библиогр. : с. 4 – 6.
10. Петрович, М. В. Управление организацией. Практикум: учебное пособие / М.В. Петрович. - Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. – 366с.
11. Пономарев И.П. Виртуальная организация: предпосылки возникновения новой организационной формы. Менеджмент в России и за рубежом// Журнал, 2001. - №5
12. Преппернау, Д. Microsoft Office Outlook 2007. Русская версия / Д. Преппернау, Дж. Кокс, - Москва : Эком, 2007. – 544 с. ; 24 см + 1 электрон. опт. диск.
13. Радугин А.А. Основы менеджмента. – М., 2006.
14. Рогак, Л. Билл Гейтс: от первого лица. Нетерпеливый оптимист / Л. Рогак ; пер. с англ. А. Ракина . – Москва : Олимп-Бизнес, 2013 . – 208 с.
15. Розен, Э. Анатомия сарафанного маркетинга / Э. Розен ; пер. с англ. Н. Яцюк . – Москва : Манн, Иванов и Фарбер, 2012 . – 416 с.
16. Санкова, Л. HR-менеджмент в виртуальных организациях / Л. Санкова. – Журнал “Управление персоналом” №5, 2007.
17. Семейство продуктов Adobe Photoshop: официальный сайт компании Adobe [Электронный ресурс]. – Режим доступа :  http://www.adobe.com/ru/products/photoshopfamily.html.  - Загл. с экрана.
18. Сердюк В.А. Сердюк В.А. Сетевые и виртуальные организации: состояние и перспективы развития // Менеджмент в России и за рубежом. 2004. №2.
19. Траут, Дж. Большие бренды - большие проблемы. Учитесь на чужих ошибках /Дж. Траут ; пер. с англ. С. Жильцов . – Россия : Питер, 2002. – 256 с.
20. Уорнер М. Виртуальные организации. М.: Добрая книга, 2005.