Управления внешнеэкономической деятельностью предприятия

1. Организация и планирование обеспечения товарами в соответствии с закрепленной за ВТО номенклатурой;
2. Изучение конкурентной ситуации с целью экономичного расходования средств с учетом требований, предъявляемых к качеству и техническому уровню импортируемой продукции и услуг;
3. Проведение постоянной работы с поставщиками продукции с целью улучшения их качества [37].

Основными функциями ВТО являются:

- Осуществлять планирование закупок  товара согласно закрепленной  номенклатуре;

- Рассчитывать потребность в  различных видах продукции согласно  плану поставок и утвержденных  норм;

- Осуществлять регулирование платежей  согласно утвержденным денежным  средствам, соблюдать запланированные  технико-экономические показатели  отдела;

- Подготавливать, оформлять, заключать  и исполнять контракты, соглашения  на закупку товара согласно  закрепленной номенклатуре;

- Создавать достоверную информационную базу о потенциальных поставщиках, стратегии изменения цен на различные виды товаров.

- Осуществлять протокольную работу с инофирмами;

- Оформлять рекламационные акты  на возврат некачественной продукции; [37].

Подразделения, осуществляющие закупки, ведут картотеки квалифицированно-возможных  поставщиков. Форма картотеки определяется руководителем подразделения с учетом обязательной регистрации данных: наименование поставщика, адрес, телефон (факс), дата регистрации, при необходимости другие данные.

Картотека поставщиков формируется  по:

1. заключенным контрактам;
2. каталогам предприятий, производящих требуемые виды продукции;
3. информационным бюллетеням и рекламе в органах печати;
4. отчетам посещения выставок специалистами;
5. коммерческим предложениям поставщиков;

Анализ и первичная оценка поставщиков  осуществляется на основе их способности  выполнять требования контракта на закупки по следующим критериям:

- соответствие качества продукции  требованиям нормативной документации;

- способность изготавливать (поставлять) требуемую номенклатуру товара  в необходимых объемах;

- уровень и стабильность цен  на товар;

- формы расчетов за товар с поставщиками;

- коммерческие предложения поставщиков;

- сроки выполнения текущих и  экстренных заказов;

- вид и материал тары, упаковка, условия транспортирования и  хранения;

- наличие у поставщика резервных  мощностей;

- затраты на транспортировку;

- опыт сотрудничества;

Решение о выборе поставщика утверждает генеральный директор ООО «ОПТПРАЙС» .

Можно выделить следующие основные этапы осуществления операций по импорту:

1. Подача заявки в ВТО на  приобретение того или иного  вида продукции. Инженер по импорту осуществляет перевод на иностранный язык указанных документов (в случае приобретения в странах дальнего зарубежья), оформляет запрос и отправляет его фирмам-производителям (поставщикам) для получения коммерческих предложений. Запрос содержит следующую информацию: наименование товара, модель и количество.

Прежде чем обратиться к потенциальному партнеру с запросом необходимо убедиться  в его надежности. На ООО «ОПТПРАЙС» оценка надежности потенциальных клиентов осуществляется следующим образом:

1) подача запроса на того или  иного партнера в МИД;

2) коммерческая информация о  фирмах, присылаемая на ООО «ОПТПРАЙС» этими же фирмами;

3) подача запроса в фирмы г.Набережные Челны, оказывающие информационные услуги.

Как видно из имеющихся сведений, эти методы сбора информации о потенциальных клиентах являются недостаточными и не позволяют дать точную оценку надежности возможных контрагентов.

2.После получения коммерческих предложений инженер по импорту организует перевод полученного материала. На их основании составляется конъюнктурный лист для утверждения поставщика генеральным директором.

3. Инженер по импорту проводит  переговоры с поставщиком.

Переговоры означают создание ситуаций, когда коммерческие условия сделки можно изменить в чью-либо пользу. Прежде чем начать переговоры, следует провести тщательную подготовку к ним, т.к. она зачастую предопределяет успех переговоров. Представители ООО «ОПТПРАЙС» стремятся получить как можно более полную информацию о деловом партнере: особенности фирмы, финансовое положение и прогнозы, репутация, деловые традиции. Заранее определяются место, дата, время переговоров, важность их, предполагаемая длительность, тема переговоров. Следующая стадия - определение целей, решений относительно уступок, условий, которые следует считать минимально приемлемыми. Нужен тщательный предварительный анализ ситуации и возможных вариантов ее решения. Очень важно предугадать интересы партнеров и их позицию, а также учесть культурные, психологические и иные особенности партнеров.

4. После выбора партнера и  достижения с ним договоренности  по важнейшим вопросам начинается  процесс подготовки контракта.  Подготовка и оформление контрактов  для подписания осуществляется  работниками ООО «ОПТПРАЙС». Все контракты и приложения к ним оформляются в 2-х экземплярах. Помарки и подчистки в контрактах и приложениях к ним не допускаются. Каждая страница контракта в обязательном порядке визируется инженером ВТО, ведущим контракт. Один экземпляр контракта визируется на обратной стороне последнего листа специалистами ВТО и бухгалтерии ООО «ОПТПРАЙС» в части их касающейся:

- инженер ВТО по импорту,

- руководитель ВТО,

- заказчик,

- главный бухгалтер ООО «ОПТПРАЙС»,

- работник финансового отдела (присвоение  кода поставщика),

- генеральный директор или главный инженер.

Рядом с визой указывается четко  фамилия лица, завизировавшего контракт, а также дата. Приложения визируются в том же порядке.

Подготовленный к подписанию контракт подлежит учету у экономиста ВТО, для чего контракту в установленном  порядке присваивается соответствующий номер.

Дополнения, изменения к контрактам допускаются только по товарам одного наименования в соответствии с товарной номенклатурой внешнеэкономической  деятельности. На товары другого наименования готовится отдельный контракт. Дополнения и изменения готовятся и оформляются в том же порядке, что и контракты.

При заключении договоров используются как правило типовые контракты, разработанные МИД и доработанные ВТО (приложение Г). Такой контракт состоит  из следующих разделов:

1. Предмет контракта
2. Цена и общая сумма контракта
3. Срок и дата поставки
4. Качество товара
5. Сдача и приемка товара
6. Условия платежа
7. Страхование
8. Гарантии
9. Претензии
10. Непреодолимая сила
11. Арбитраж
12. Прочие условия
13. Юридические адреса сторон
14. Подписи продавца и покупателя

К контракту может быть приложена спецификация, в которой указывается:

- наименование изделия;

- количество;

- цена за единицу;

- сумма;

- срок поставки (здесь возможна разбивка на месяцы);

- возможные примечания.

После подписания сторонами контракта, а также дополнений или изменений экземпляры распределяются следующим образом:

а) один оригинал – иностранной  фирме;

б) один завизированный оригинал и  одна копия - ВТО;

в) одна копия (без указания цен) - структурной  единице.

Оригиналы контрактов, дополнений и  изменений к ним подлежат хранению в ВТО, исключающем доступ к ним посторонних лиц. Копия контракта со всеми изменениями и дополнениями, как "деловой экземпляр" находится у инженера, ведущего исполнение контракта. Оригиналы контрактов, дополнений и изменений к ним хранятся в ВТО в течение 2-х лет с даты окончания поставок по контракту. После истечения вышеуказанного срока оригиналы контрактов подлежат сдаче в архив.

Несмотря на то, что данный процесс  содержит большое количество бюрократических  формальностей, очень часто они оправдывали себя, прежде всего, когда было необходимо установить лицо, по вине которого произошло неисполнение контракта. Четко расписанные обязанности каждого из сотрудников являются определенной степенью гарантии надлежащего исполнения контракта.

5.При поступлении импортного груза ВТО оформляет и предоставляет в таможню все необходимые документы для оформления декларации и таможенной очистки груза и информирует склад о его поступлении. Не позднее 3-х дней с даты поступления груза копии транспортных накладных и счетов, а также таможенных деклараций передаются в бухгалтерию. На основании полученных от ВТО документов на поступивший груз бухгалтерия проводит их сверку. Бухгалтерия информирует ВТО о несоответствии товара по количеству и условиях его оплаты для дальнейшего урегулирования вопросов допоставок товара.

Контроль за организацией исполнения заключенного контракта, в том числе  его оплаты, возлагается на инженера по импорту, ответственного за данный контракт. После осуществления платежа  бухгалтерия передает инженеру, ведущему контракт, копию поручения для последующего информирования инофирмы о произведенных платежах.

Исполнение  условий импортного контракта на ООО «ОПТПРАЙС» осуществляется по следующей схеме. Как только контракт подписан, начинается его регистрация в банке, у которого у фирмы открыт счет.

После того, как контракт был зарегестрирован  в банке, он направляется для регистрации  в таможенном органе (при этом к  нему также прикладываются оригинал и копия контракта).

Далее инженер по импорту составляет служебную записку главному бухгалтеру, которая вместе с копией контракта направляется в центральную бухгалтерию.

В международной практике безналичные  расчеты проводятся посредством:

• платежных поручений -- платежных инструкций, согласно которым банк-отправитель по поручению плательщика, счет которого находится в данном банке, осуществляет за вознаграждение перевод денежных средств в банк-получатель лицу, указанному в поручении [8, с. 143]

Платежное поручение представляется в банк-отправитель в количестве экземпляров, определяемом банком-отправителем, но не менее двух экземпляров. Первый экземпляр платежного требования заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц плательщика. Платежные поручения представляются в банк-отправитель в течение 10 календарных дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается) [41, ст.14];

• платежных требований – платежных инструкций, содержащих требование получателя денежных средств к плательщику об уплате определенной суммы через банк [8, с. 150].

Платежное требование оформляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией “О банковском переводе” и предоставляется в обслуживающий его банк для направления в банк, обслуживающий плательщика. Платежное требование составляется на бланках установленной формы и представляется в банк-получатель в трех экземплярах. Первый экземпляр платежного требования заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц бенефициара [41, ст. 59];

• платежных требований-поручений – платежных инструкций, содержащих требование получателя денежных средств к плательщику оплатить стоимость поставленного по договору товара, провести платежи по другим операциям на основании направленных ему расчетных, отгрузочных документов, предусмотренных договором [8, с. 150-151];
• аккредитивов – обязательств, в силу которых банк, действующий по поручению клиента об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием должен провести платежи получателю денежных средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель или дать полномочия другому банку провести платежи получателю денежных средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель [42, ст.9] Схема операции по открытию и исполнению аккредитивов представлена в приложении Д;
• инкассо – поручение клиента (приказодателя) банку (банку-ремитенту произвести передачу плательщику документов (векселей, чеков, платежных требований и др.), сопровождаемых коммерческими документами (документарное инкассо) либо не сопровождаемых коммерческими документами (чистое инкассо), с целью взыскания платежа [8, с. 157]. Схема инкассовой формы расчетов приведена в приложении Е.