Возникновение и развитие теории администрации

4.2.6. Административный контроль

В процессе эволюционного развития системы организационного контроля сформировалось и прочно вошло в теорию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности как   контроллинг.

Э. А. Смирнов определяет контроллинг  как совокупность всех форм контрольной  деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оценить работу организации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:

• административный контроль;

• технологический контроль;

• ревизия;

• функциональный, комплексный и  системный аудит.

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Исполнительный  контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

М. М. Максимцов считает, что под административным контролем  следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (исполнителя) полномочиям, зафиксированным в документах, регламентирующих деятельность организации.

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.

Это позволяет руководству  организации достичь сразу две  важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные принципы административного контроля опираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования.

Принцип места  контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования.

Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы.

В системе административного  контроля любой организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:

•  установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;

• оценка текущего состояния  управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;

•  устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей  системы в состояние, соответствующее  установленным стандартам.

Стандарты состояния  и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:

1)   определение  способов оценки установленных  критериев и разработка оценочных шкал;

2)  расчет трудоемкости  административного контроля, т. е.  определение объема работы, которая  должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.

В системе выборочного  контроля обычно применяются такие  показатели:

•  количество выполненных  операций;

•  скорость выполнения конкретных операций;

•  количество обработанной документации;

•  затраты рабочего времени;

•  качество управленческого труда (число ошибок);

• экономическая или  социально-психологическая эффективность управленческого труда.

Объективные трудности  возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая  обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.

Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение  выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:

• модификацией целей;

• внесением изменений  и корректив в плановые задания;

• реструктуризацией  системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).

Механизм административного  контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации.

Административный аудит  представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации.

Основными объектами  административного аудита являются:

•  миссия, цели и задачи организации;

• законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;

• стратегии организации;

•  функции организации;

• структура организации;

• технологии управления;

•  внутренние и внешние  коммуникации;

•  управленческие решения;

•  информационные технологии;

• системы документооборота.

Основные принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного  сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.

Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.

Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.

Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

В системе административного  менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.

•  об идентификации, времени возникновения и степени  выявленного отклонения от нормы;

•  о возможных причинах возникновения отклонения;

•  об анализе последствий  отклонения;

•  о рекомендациях  по устранению отклонения.

Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются  определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1)  система контроля  должна соответствовать целям,  задачам и планам организации;

2)  система контроля  должна быть понята и принята  руководителями всех уровней управления организации;

3)  система контроля  должна быть экономична, т. е.  обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;

4)   система контроля  должна обеспечивать своевременное его осуществление;

5)  система контроля  должна быть гибкой, т. е. обладать  способностью быстро приспосабливаться  к изменениям во внешней и внутренней среде организации;

4.2.7. Административный  учет

Административный учет представляет собой систему комплексного учета затрат и доходов, нормирования, контроля и анализа.

В качестве предмета административного учета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процессе управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процессы, протекающие внутри организации.

Производственными ресурсами  организации являются:

■  основные фонды (т. е. средства труда);

■   нематериальные активы;

■   материальные ресурсы (предметы труда).

К хозяйственным процессам, являющимся объектами административного учета, относятся следующие виды деятельности:

■   снабженческо-заготовительная;

■   производственная;

■   финансово-сбытовая;

■  организационная.

Методом административного  учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.

Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:

■  документирование;

■  инвентаризацию;

■  группировку и  обобщение контрольных счетов;

■ планирование;

■ нормирование;

■  лимитирование;

■   контроль;

■  анализ.

Основным источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет: