Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Сентября 2012 в 17:24, курсовая работа
Цель работы - изучить существующие организационные процедуры, информационные потоки и сделать предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации.
Для достижения данной цели необходимо дать характеристику ОАО «Вахруши-Юфть», сформулировать цели и задачи, построить схему потоков информации, ориентированную на утверждение конкретных документов.
Введение ……………………………………………………………………..3
Глава 1. Методы исследования систем управления ……………………...6
1.1. Классификация методов исследования систем управления………..6
1.2. Сущность методов и их значение……………………………………9
1.3. Методы формализованного представления систем………………..15
1.4. Понятие об информационных потоках и информационных моделях организации, взаимосвязи задач управления……………21
Глава 2. Исследование потоков информации, ориентированных на утверждение проектной документации………………………….25
2.1. Организационно - экономическая характеристика ОАО «Вахрши - Юфть»………………………………………………………………...25
2.2. Цели и задачи организации…………………………………………35
2.3. Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов…………………………………………….37
Глава 3. Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации……………………………………………..42
Заключение ………………………………………………………………...48
Список использованной литературы ……………………………………..51
Приложения………………………………………………………………...53
16
Инженер по сбыту
Зам. Ген.
Директора по
производству копия
Ген. Директор
Инженер по
сбыту
по назначению
Рис. 2. Процедура принятия решений: «Утверждение документов проекта»
16
Описание действующей процедуры принятия решений
Таблица 7. Утверждение документов проекта
№ п/п | Наименование этапов работы | Документы | Исполнители | Приме- чание |
1. | Подготовка документов проекта |
| Инженер по сбыту |
|
1.1. | Принять | 1 |
|
|
1.2. | Подготовить | 2,3,4,5 |
|
|
1.3. | Передать на согласование | 1,2,3,4,5 |
|
|
1.4. | Отправить копию в архив | 2,3,4,5 |
|
|
2. | Согласование документов проекта |
| Зам. Ген. Директора по производству |
|
2.1. | Принять | 1,2,3,4,5 |
|
|
2.2. | Проверить | 1,2,3,4,5 |
|
|
2.3. | Завизировать | 1,2,3,4,5 |
|
|
2.4. | Передать на утверждение | 1,2,3,4,5 |
|
|
2.5. | Отправить копию в архив | 2 |
|
|
3. | Утверждение документов проекта |
| Ген. Директор |
|
3.1. | Принять | 1,2,3,4,5 |
|
|
3.2. | Проверить | 1,2,3,4,5 |
|
|
3.3. | Завизировать | 1,2,3,4,5 |
|
|
3.4. | Передать на оформление | 1,2,3,4,5 |
|
|
4. | Оформление документов проекта |
| Инженер по сбыту |
|
4.1. | Принять | 1,2,3,4,5 |
|
|
4.2. | Оформить | 1,2,3,4,5 |
|
|
4.3. | Отправить по назначению | 1,2,3,4,5 |
|
|
Таблица 8. Перечень документов, действующих в процедуре.
№ п/п | Название документа | № документа |
1. | Заказ клиента | 1 |
2. | Коммерческое предложение | 2 |
3. | Договор | 3 |
4. | Спецификация оборудования, технология обработки, вид кожи. | 4 |
5. | График платежей | 5 |
16
Действующая в ОАО «Вахруши - Юфть» схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной документации имеет
отрицательные и положительные моменты.
Недостатки существующей схемы:
Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей детальной проработки проекта, что нередко приводит к ошибочной стоимости проекта (увеличение или уменьшение конечной суммы). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта.
Преимущества существующей схемы:
На оформление проектной документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые затраты в том случае, если за оформлением проектной документации не следует подписание контракта.
Для совершенствования действующих потоков информации целесообразно использовать следующую схему для подготовки и утверждения проектной документации, а также необходимо расширить перечень документов, действующих в процедуре с целью более тщательной подготовки документации. Для этого необходимо включить в схему:
проектирование, сметные работы;
согласование с бухгалтерией, т.к. необходимо проверить правильность составления договора, а также оценить финансовую эффективность проекта и учесть поступление денежных средств в бюджете компании;
разработку документации начальником отдела сбыта, так как он несет ответственность за сбыт продукции.
Инженер по
сбыту копия
Начальник
Отдела сбыта копии
Проекти-
ровщик
Зам. Ген.
Директора
по производству копия
Главный
бухгалтер
Ген.
Директор
Инженер
по сбыту по назначению
Рис. 3. Предложенная процедура принятия решений
Описание предложенной процедуры принятия решений
Таблица 9. Предложенная процедура утверждения документов
№ п/п | Наименование этапов работы | Документы | Исполнители | Приме- чание |
1. | Подготовка документов проекта |
| Инженер по сбыту |
|
1.1. | Принять | 1 |
|
|
1.2. | Подготовить | 2,4,7,8 |
|
|
1.3. | Передать на разработку | 1,2,4,7,8 |
|
|
1.4. | Отправить копию в архив | 2 |
|
|
2. | Разработка документов проекта |
| Начальник отдела сбыта |
|
2.1. | Принять | 1,2,4,7,8 |
|
|
2.2. | Проверить | 1,2,7,8 |
|
|
2.3. | Разработать | 3 |
|
|
2.4. | Передать на проектирование | 1,2,3,4,7,8 |
|
|
2.5. | Отправить копию в архив | 3 |
|
|
3. | Проектирование |
| Проектировщик |
|
3.1. | Принять | 1,2,3,4,7,8 |
|
|
3.2. | Проверить | 1,2,3,7,8 |
|
|
3.3. | Спроектировать | 5,6 |
|
|
3.4 | Передать на согласование | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
3.5. | Отправить копию в архив | 5,6 |
|
|
4. | Согласование документов проекта |
| Зам. Ген. Директора по производству |
|
4.1. | Принять | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
4.2. | Проверить | 1,2,3,5,6,7,8 |
|
|
4.3. | Согласовать | 1,2,3,5,6,7,8 |
|
|
4.4. | Завизировать | 1,2,3,5,6,7,8 |
|
|
4.5. | Передать на согласование | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
4.6. | Отправить копию в архив | 7 |
|
|
5. | Согласование документов проекта |
| Бухгалтерия |
|
5.1. | Принять | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
5.2. | Проверить | 3,4,6,8 |
|
|
5.3. | Согласовать | 3,4,6,8 |
|
|
5.4. | Завизировать | 3,4,6,8 |
|
|
5.5. | Передать на утверждение | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
5.6. | Отправить копию в архив | 8 |
|
|
| Утверждение документов проекта |
| Ген. Директор |
|
| Принять | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
| Завизировать | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
| Передать на оформление | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
| Оформление документов проекта |
| Инженер по сбыту |
|
| Принять | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
| Оформить | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
| Отправить по назначению | 1,2,3,4,5,6,7,8 |
|
|
Таблица 10. Перечень документов в предложенной процедуре.
№ п/п | Название документа | № документа |
1. | Заказ клиента | 1 |
2. | Коммерческое предложение | 2 |
3. | Спецификация оборудования, технология обработки, вид кожи | 3 |
4. | Договор | 4 |
5 | Проект | 5 |
6. | Смета | 6 |
7. | График работ | 7 |
8. | График платежей | 8 |