Профессиональное консультирование в организации

Третий этап – определение характера проблемы. Это один из важнейших этапов диагностики проблемы, поскольку от этого зависит выбор основных подходов к ее решению.

На первом этапе проводился сбор и анализ информации о работе, требованиях к работникам и условий, в которых работа выполняется. Были обобщены данные по текучести кадров и недочетах в работе предприятия. Кроме того изучена схема взаимодействия различных подразделений организации, изучена «рабочая атмосфера» в целом.

В результате деятельности консультанта руководство получает "взгляд со стороны" на собственную организацию. Далее совместно с консультантом руководство ООО «Кристалл» определяет стратегические цели консультирования.

Ими стало стремление оптимизировать работу отдела продаж (розничная сеть), уменьшение текучести кадров, разработка новых должностных инструкция и в результате повышение производительности труда менеджеров.

Таблица 5- Показатели текучести кадров

Показатель	Значение показателя в году
	2010	2011
Принято на работу чел., всего Уволено работников чел., всего В т.ч. по сокращению численности за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины по собственному желанию	5 11 -   - 11	18 17 -   7 10

 

Как видно из таблицы  участились случаи увольнения по причине  нарушения трудовой дисциплины, но и без этого существенно увеличилась текучесть кадров.

На следующем этапе  работы следовало установить возможные  причины возникших затруднений. Для этого необходимо собрать  и проанализировать всю доступную  информацию.

С этой целью был проведен анализ документов, касающихся внутреннего распорядка работы в организации, схема приема на работу новых сотрудников а так же проведено анкетирование всех сотрудников на местах. В приложении 1 показан пример анкеты.

Конечной целью консультирования должно стать достижения следующих параметров:

1. Снижение показателя текучести кадров
2. Повышение уровня комфортности персонала
3. Улучшение экономических показателей.

Для решения первых двух из поставленных задач решено разработать  новые должностные инструкции для  персонала. Разработка должна начинаться с определения и конкретизации трудового процесса, частью которого является деятельность конкретного сотрудника организации.

Для определения того, чем должен заниматься сотрудник  в рамках должности, нужно провести системный анализ его деятельности. Выделить главное – цель его деятельности. Сформулировать его шаги (задачи), связанные с достижением цели. Разбить решение задач на последовательность взаимосвязанных операций (обязанности). Сформулировать критерии оценки эффективности деятельности сотрудника в рамках заданного объема его работы. Чтобы иметь возможность оценивать качество полученного сотрудником организации результата, нужно создать шкалу оценки, разработать систему критериев эффективности деятельности. Адекватная отчетность сотрудника перед его непосредственным руководителем является важной частью системы управления в организации.

Любая отчетность негативно  воспринимается персоналом, поскольку  каждый сотрудник видит в ней, прежде всего ущемление личной свободы. Однако, грамотная  составленная отчетность является не просто элементом связи между управленческими решениями и результатами их реального воплощения, но и одним из инструментов, позволяющих систематизировать деятельность персонала, приучить своих подчиненных структурировать свое рабочее время.

При составлении новой  должностной инструкции была проанализирована схема подчинения сотрудиков и определены задачи решаемые сотрудниками. Кроме  того учтены необходимая квалификация рабочих и уровень их образования.

Рекомендации по изменению  должностной инструкции представлены в приложении 2.

Качественное использование  должностных инструкций персонала  будет способствовать лучшему пониманию  руководителем ситуации в компании, своевременному вскрытию им недостатков  в деятельности организации, предоставит возможность вносить адекватные и точечные изменения, не ломая систему работы в целом. Кроме того, проведенная работа даст возможность использовать собранную информацию при аттестации персонала, а также определять направления роста сотрудников, более точно оценивать потребность организации в персонале. Таким образом, правильная и корректная разработка и внедрение должностных инструкций персонала позволит руководству компании повысить эффективность управления персоналом и совершенствовать качество управленческих решений.

 

Рисунок 1

 

Для оценки экономического эффекта разработанного проекта  рассчитываем изменение производительности труда одного работника ООО «Кристалл».

Производительность труда  определяют как отношение стоимости валовой продукции к отработанному количеству человеко-часов. В данном случае речь идет о среднем количестве проданных изделий за отчетный период.

ПТ до = 161280 / 14400 = 11,2 тыс.руб.

ПТ после = 185472 / 14400= 12,9 тыс.руб

Таким образом, после внедрения предложенных мероприятий производительность труда увеличилась на 1,7 тыс. руб.

Это свидетельствует  о том, что в результате внедрения  мероприятия общий рост производительности труда увеличился на 15%.

Прогноз снижения текучести  кадров и увеличение производительности труда на 15% (благодаря вновь разработанной системе материального и морального стимулирования и рациональному использованию рабочего времени) позволит оптимизировать весь производственный процесс. Также, благодаря более эффективному использованию рабочего времени, ожидается увеличить количество реализованной продукции на 7 - 10% и количество привлекаемых клиентов на 10 - 15%.

2.3 Повышение  эффективности управления в ООО  «Кристалл»

 

Результатом диагностики  ООО «Кристалл» является:

1. заключение, содержащее «дерево проблем», а так же описание сильных и слабых сторон организации.

2. совокупность разработанных  управленчских решений, направленных  на решение поставленных задач.

Мне кажется, что высокая  текучесть кадров, уровень «психологической напряженности» сотрудников  связаны, прежде всего, с отсутствием грамотно сформулированных должностных обязанностей. Что в свою очередь объясняется незнанием или пренебрежительным отношением к теории принятия решений в менеджменте. Многие менеджеры считают принятие управленческого решения как нечто само собой разумеющееся. Разработка и принятие решения – это, по существу, выбор из нескольких возможных решений данной проблемы. Варианты принимаемых решений могут быть реальными, оптимистическими и пессимистическими. Признаком научной организации управления, научного стиля и методов работы руководителя является выбор лучшего варианта решений из нескольких возможных. В рассматриваемой же организации не были учтены реальные возможности организации. Следует также остерегаться стремления ускорить процесс принятия решений, что влечёт за собой подчас неточности и искажения в принимаемых решениях. В ООО «Кристал» все текущие проблемы решались путем введения новых должностных обязанностей менеджеров среднего звена. Между тем не был проведен качественный анализ взаимодействия различных структур организации.

Рисунок 2. Дерево проблем ООО «Кристал»

 

Проанализировав сильные  и слабые стороны предприятия, угрозы и возможности можно определить стратегию компании, нацеленную на использование с помощью сильных сторон открывающихся возможностей и обеспечивающую защиту слабых сторон от внешних угроз.

Организация основана в 2007 году и к настоящему времени занимает комфортное положение на рынке. Но вместе с тем внутренние проблемы в структуре управления увеличивают издержки и снижают прибыль.

Так, увеличившийся поток  кадров вынуждает руководство тратить  больше средств на обучение сотрудников.

Имея хорошую платежеспособность и определенную прибыль, которая  с каждым годом увеличивается, целесообразно для предприятия расти и развиваться, улучшая и пополняя представленный ассортимент продукции магазина, а так же продолжать открывать свои филиалы в других городах.  При этом необходимо учитывать тот факт, что прежняя структура управления не обеспечит надлежащий уровень контроля. Необходима разработка новых должностных инструкций. Четкое понимание своих прав и обязанностей позволит не только снизить «психологическую напряженность» в организации, но и оптимизировать поток отчетности. Что в свою очередь позволит лучше контролировать весь процесс в целом.

Одной из возможностей организации  является укрепление благоприятного имиджа среди покупателей, путем оптимизации работы сотрудников в магазинах, повышению уровня сервиса. Высокий уровень обслуживания может обеспечить грамотный и приветливый персонал.

В своем развитии ООО «Кристал» необходимо ориентироваться на использование имеющихся внутренних резервов. Снижать уровень текучести кадров, и как следствие повышение квалификации сотрудников.

Таким образом, управленческое консультирование затронуло прежде всего моделирование рабочего процесса.

В результате исследования была создана эффективная система  стратегического управления. Организация  перестает быть полностью зависимой от внешних условий и получает возможность своевременно адаптироваться, получать качественно новые возможности и тем самым создавать необходимые условия и устранять препятствия на пути к достижению своих целей.

Основной целью было снижения уровня издержек на обучение новых сотрудников, снижение текучести кадров, оптимизация системы управления персоналом.

Предложенные решения  позволят увеличить производительность труда работников на 15%. Кроме того наличие четкого понимания своих должностных обязанностей стимулирует повышение трудовой дисциплины сотрудников и снижает уровень текучести кадров.

 

                          Заключение

 

Профессиональная консультация это процесс творческого взаимодействия консультанта и клиента, в результате которого человек осознанно подходит к формированию своего профессионального плана и определяет пути его реализации.

Профессиональная консультация проводится с учетом физических и  психологических индивидуальных особенностей клиента, его общих и профессиональных интересов, склонностей и способностей, общего и специального образования и подготовки. При проведении консультации учитывают также потребности рынка труда, возможности трудоустройства, профессионального роста, условия труда и т.п. Психологический смысл консультации состоит в том, чтобы помочь человеку самому решить возникшие проблемы.

Профессиональное консультирование направлено на решение проблем, связанных  с профессиональным самоопределением, выбором профессии и места  работы, путей самореализации личности в профессиональном труде, с профессиональной адаптацией и профессионализацией, прогнозированием карьеры, преодолением трудностей, кризисов и конфликтов, а также с профессиональной реабилитацией работников, частично утративших трудоспособность.

Очевидно, что целью  любого консультирования является помощь организации в том, чтобы она стала более эффективной. Но что такое эффективная организация, откуда берутся критерии для оценки ее эффективности? Эти критерии могут быть у консультанта собственными, вытекающими из его профессиональной подготовки, знаний, опыта, культуры.

Для кого-то главное в  организации - это ее способность  выдать большее количество продукта на единицу затраченных ресурсов, в первую очередь денег, для другого - повышение качества продукта, для  третьего - стабильность, устойчивость организации и т.д. Все эти критерии могут быть обоснованными и очень хорошими, но они являются внешними по отношению к организации.

Такой подход напоминает медицинский: врач всегда должен бороться за жизнь и здоровье пациента, он знает, что это главное.

Для того чтобы избежать деструктивного поведения работника  в начальный период освоения новой  системы профессиональных отношений, профконсультант должен обратить внимание на основные причины проблем адаптации:

- отсутствие необходимого профессионального опыта и квалификации;

- неадекватная оценка своей компетентности, несоответствие реальной и требуемой компетентности;

- воздействие новых информационных, социальных, психологических и деятельностных факторов;

- недостаточное представление о нормах профессионального поведения и неумение презентовать себя как специалиста;

- недостаток или несвоевременность  получения необходимой информации, позволяющей сориентироваться в  новой ситуации и найти правильное  решение;