Современные представления о психологии общения

 

 

12.4. Психологические требования к проведению совещания, групповой дискуссии, публичного выступления и деловых бесед

 

Если бы люди понимали, как много зависит от их умения выступать, то, вероятно, уделяли  бы подготовке к выступлениям гораздо  больше времени, считает специалист в области делового общения Ф. Снелл. В среднем представитель делового мира в течение дня произносит более десяти тысячи слов. Другими словами, слово постоянно с человеком. Оно – прекрасная ежеминутная реклама вас и вашей работы. Так зачем же упускать этот шанс?

О значении овладения мастерством публичного выступления говорят следующие  слова известного американского  публициста Д. Уэбстера: «Заберите у  меня все, чем я обладаю. Но оставьте мне мою речь. И я скоро обрету все, что имел». Попытаемся быть достойными учениками этого специалиста.

Деловой человек, даже если он еще не произнес ни слова, уже своим появлением воздействует на аудиторию. Для того чтобы воздействие было эффективным:

* сделайте вид, что рады всех видеть;

* слова произносите  с силой, убедительно, не меняя частоту голоса;

* все должно  быть определенно и ясно: слова,  движения, жесты.

Особое внимание необходимо уделить жестам рук. Основные требования к ним:

* около 90 % жестов необходимо делать выше  пояса. Жесты ниже пояса часто воспринимаются как сигналы неуверенности, неудачи, растерянности;

* локти не должны находиться ближе 3—5 см от корпуса. Меньшее расстояние символизирует незначительность и слабость авторитета;

* пальцы  рук должны занять положение,  как будто вы держите большое яблоко. Неопределенное положение ладоней символизирует отсутствие силы и способности повести за собой;

* жестикулируйте  не одной, а обеими руками.

Умелые жесты  рук являются дополнительным, зачастую невостребованным, средством наглядности вашей речи. Жестами рук можно показать:

* направление;

* размер, объем;

* чувства,  их интенсивность.

Например, поднимающиеся  руки символизируют нарастание напряжения; руки, опущенные ниже пояса, разведенные в стороны ладони символизируют неудачу.

Перед любым  выступающим стоит ряд последовательных задач:

* привлечь внимание аудитории;

* зажечь людей своей энергией  и донести до них главную  мысль вашей речи;

* завоевать своей идеей умы слушателей;

* развить и закрепить успех, перенести его на прозу жизни.

Последовательно рассмотрим, как же решить эти задачи.

1. Как привлечь внимание?

Давайте разберем типичное вступление к выступлению: «Я обращаюсь к вам сегодня вечером и хочу привлечь ваше внимание на несколько минут для рассмотрения самых простых вопросов по созданию тяжелой транспортной авиации».

По мнению Ф. Снелла, автор такого вступления не имеет шансов на успех. Почему?

«Я  обращаюсь к вам...». Но всем сидящим в зале это и так ясно. Именно поэтому они здесь собрались,

«...Сегодня  вечером...». Это словосочетание также не несет в себе никакой смысловой нагрузки.

«...На несколько минут...». Время – больное место для большинства сидящих в зале. Вряд ли стоит затрачивать его в самом начале.

«... Самых простых вопросов. Кому же понравится такое обращение к себе?

Почему бы не начать несколько иначе: «В производстве транспортных самолетов нет никакой тайны. Но и сегодня летающие аппараты все еще изготавливаются из самого изумительного материала – интеллекта его создателей». Коротко, ясно и привлекательно.

Что необходимо делать, чтобы привлечь внимание аудитории:

* «разбудите»  своих слушателей, вырвите их  из тумана повседневности;

* заинтересуйте  слушателей. Заставьте их податься  вперед на своих местах. Покажите  с самого начала, что их ждет  встреча с оригинальным выступлением;

* слушатели  должны согласиться слушать вас.  Дайте понять, что те факты,  которые вы собирались предложить, легко уяснимы и интересны.

Как же этого  добиться? С чего следует начать? Среди возможных вариантов:

• цитата знаменитого человека;
• поражающее своей необычностью предложение;
• история, вызывающая немедленное сочувствие слушателей (возможна, драматическая история);
• ссылка на библию, на древние мифы, на сказки и др.;
• ссылка на недавно появившееся и известное большинству произведение;
• рассказ из собственной жизни;
• риторический вопрос;
• исторический эпизод;
• занимательное приключение из прошлого или настоящего;
• разумный комплимент.

2. Как зажечь слушателей своей  энергией и донести до них главную мысль вашей речи?

Для того чтобы зажечь их своей энергией, надо:

* обозначить  цель выступления;

* показать  важность проблемы;

* вовлечь  каждого в разговор. Преподнесите  проблему так, чтобы она стала  для каждого слушателя его личной проблемой, наделите каждого слушателя ответственностью за решение проблемы.

Для того чтобы донести до слушателей главную мысль, необходимо выполнить ряд условий:

• все выступление должно быть четко спланировано, взвешено, иметь ясную направленность и логику,
• разложите весь материал на составные элементы;
• хорошо уясните ту ключевую мысль, которая лежит в основе вашей речи. Все остальное – факты, доказательства, примеры и т.д.;
• должно раскрывать и дополнять основную мысль;
• не считайте, что аудитории хорошо известна главная мысль вашего выступления, раскройте ее;
• не облекайте то, что вы хотите сказать, в форму бесчисленных вопросов. Это введет аудиторию в заблуждение;
• не путайте основную мысль с доказательствами и иллюстрациями;
• подчеркните модуляцией голоса вашу основную мысль.

Самое главное  – избежите хрестоматийного «говорил он много и красиво, но непонятно о чем».

3. Как завоевать своей идеей  умы слушателей?

Другого пути нет, кроме как сделать ее наглядной.

Наглядность будет обеспечена, если за вашим  главным утверждением будет следовать доказательство в виде:

• фактов;
• смешных историй;
• сравнений и противопоставлений;
• цифр;
• цитат.

К фактам обычно относят:

* иллюстрации;

* примеры;

* сравнения;

* логические  выводы;

* наглядные материалы;

* статистические  данные и т.п.

Основные  требования к ним сводятся к следующему. Во-первых, факты не должны вызывать сомнения. Как говорят, каждый имеет право заблуждаться

в выбранной  им позиции, но никто не имеет права ошибаться в выбранных им фактах.

Во-вторых, материал, выбранный вами, не должен выходить за рамки

вашего выступления, ваших возможностей. В-третьих, настойчивость и упорство, наряду с использованием формулы «да..., но...».

При использовании смешных историй необходимо рассказывать лишь те, которые:

* вы хорошо знаете;

* будут понятны всем присутствующим;

* развивают тему вашей речи;

* не очень длинны;

* еще не известны аудитории;

* не содержат  пикантных подробностей.

Сравнения и противопоставления могут значительно улучшить восприятие вашего материала, например: «Жизнь в Арктике можно сравнить с пребыванием в холодильнике, где к тому же забыли выключить свет». Главное, чтобы сравнения и противопоставления были образными и ими нельзя было злоупотреблять.

Основные  требования по использованию цифр:

* не приводите много цифр;

* цифры должны  быть понятны и доступны. Переведите их, сделайте доступными. Например: «Такого количества топлива достаточно для обогрева вашего дома в течение 25 лет»;

* пользуйтесь округленными цифрами. Говорите не «1 миллион 536 тысяч рублей», а «более полутора миллионов рублей»;

* пользуйтесь цифрами, которые удивят слушателей своей неожиданностью и необычностью.

Зачастую  достаточно лишь привести к месту  нужную цитату, и аудитория будет на вашей стороне. Основные требования к использованию цитат:

* человек,  цитату которого вы приводите,  должен быть, безусловно, авторитетным;

* помните:  слова специалиста по какому-либо  вопросу воздействуют больше на сознание, цитата из произведения – больше на эмоции;

* не пользуйтесь  часто встречающимися цитатами.

4. Как развить и закрепить  успех, перенести его на прозу  жизни?

Решение четвертой  задачи осуществляется в заключение выступления и возможно лишь при умении подчеркнуть важность сообщенного вами, подсказать возможность применения услышанного аудиторией в дальнейшем.

Удавшимся можно  считать лишь то публичное выступление, после которого аудитория твердо знает, что нужно делать с полученной информацией. Другими словами, должен быть результат вашего выступления. Чтобы добиться этого, необходимо:

* обязательно  в заключение объяснить, зачем  нужна слушателю полученная информация. Ваше выступление могло быть долгим, и слушатели могли потерять нить рассуждений. Напомните им;

* объясните  подробно, как пользоваться полученной  информацией;

* если информация  носила познавательный характер, то и в этом случае еще  раз вкратце напомните, о чем  шла речь.

При разумном использовании изложенных рекомендаций, советов и приемов вам просто не может не сопутствовать успех. Больше смелости, больше новаторства, больше оригинальности – аудиториям будет покорена.

Особенности подготовки и проведения служебного совещания. Нередко в деловом общении в интересах повышения качества принимаемых решений используются совещания.

Совещания – это форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения. Совещания, по мнению И. Браима, имеют ряд заметных преимуществ по сравнению с другими формами делового общения:

• на них происходит разностороннее рассмотрение проблем с привлечением различных специалистов;
• совещания обеспечивают оперативную подготовку альтернативных вариантов решения проблем;
• совещания дают дополнительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;
• проведение совещаний дает определенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др. Однако эти достоинства совещаний могут проявиться лишь тогда, когда совещаниями не злоупотребляют и их тщательно готовят.

Различают три  основных вида совещаний: проблемное, инструктивное и оперативное (диспетчерское). Для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии используется проблемное совещание. Порядок его проведения предусматривает:

• доклад;
• ответы на вопросы;
• прения;
• коллективную выработку решения.

В случае необходимости  передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для  их быстрейшего исполнения используют инструктивное совещание. Порядок его проведения включает такие важные моменты как:

* конкретизацию и разъяснение распоряжений;

* ответы на вопросы;

* назначение  сроков выполнения и ответственных.  Зачастую возникает необходимость  получения

информации  о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. В этих целях проводят оперативное (диспетчерское) совещание. Порядок проведения такого совещания включает:

* заслушивание  докладов подчиненных о состоянии дел на местах,

* попутное  разрешение возникших проблем  на основе полученной информации.

Чтобы совещание  дало желаемый результат, его необходимо серьезно готовить. В период подготовки совещания руководитель должен: