Теоретические основы изучения психологической структуры и функций управленческого общения

Межличностная перцепция  – процесс взаимопознания субъектами общения друг друга как основа для их взаимопонимания. Эта сторона  управленческого общения включает в себя определённые механизмы взаимопонимания  и прогнозирования поведения  партнёра. Важную роль при этом играют коммуникативные барьеры, механизмы  психологической защиты личности.

Предмет изучения общения  руководителя с подчиненным является многосторонним и неоднозначным. В  процессе взаимодействия субъект и  объект управления выполняют сотни  различных функций, которые в  свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации  в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение)[9].

Для такого аспекта рассмотрения, как этика делового общения в  управлении, наиболее важны следующие  функции:

1. Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.
2. Контактная функция. Цель этой функции – установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к приёму и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимоориентированности.
3. Координационная функция, цель которой – взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.
4. Функция понимания, того что есть не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга.
5. Эмотивная функция, цель которой – возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний, а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.

Ориентация в этих функциях и умелое пользование ими помогает выявить причины возникающих  трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения. Разработка теоретических основ управленческого  общения имеет своей целью  повышение его эффективности. Поэтому  не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может  быть два и более партнера, и  каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а  иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей  целью убедить подчинённого в  необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённый, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого  поручения. Цели противоположны и, при  отсутствии компромиссного решения, решение  для одного из участников будет «неэффективным»[11].

Эффективность управленческого  общения нельзя рассматривать в  отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует  считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей  управленческой деятельности посредством  оперативной передачи необходимой  информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между  объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.

Формы управленческого общения:

• субординационная – это общение между руководителями и подчиненными, в основу которых положены административно – правовые нормы. Эта форма общения может носить линейный характер;
• служебно-товарищеская – это общение между коллегами, в основу которого положены административно – моральные нормы;
• дружеская – это общение между руководителями, подчиненными, в основе которого лежат морально – психологические нормы взаимодействия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Анализ и интерпретация результатов исследования управленческого общения.

2.1. Организация и методы  исследования управленческого общения.

 

Метод исследования – это средство познания, способ проведения исследования для  достижения определенного результата[7].

Когда у организации возникают  проблемы, она проводит исследование ситуации, повлекшей за собой данную проблему.

Для проведения данного исследования специалисты, отвечающие за разрешение данной проблемы, выбирают в зависимости  от своего опыта, знаний, имеющейся  информации, природы проблемы метод  исследования. Правильно выбранный  метод исследования будет определять получение достоверного результата.

Все существующие методы исследования могут быть объединены в две большие  группы:

• методы, основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов;

• частные методы исследования.

Методы, основанные на использовании  знаний и интуиции специалистов, – методы, которые опираются на выявленные и обобщенные мнения экспертов.

Частные методы исследования – это методы, в основе которых лежат логико-методологические приемы анализа эмпирических данных при выдвижении научных гипотез.

Метод «мозговой атаки» («мозгового штурма») – метод, который позволяет при минимальных затратах времени найти множество решений, выдвигаемых участниками спонтанно, для поставленной проблемы. Этот метод также называют методом КГИ (коллективная генерация идей) или методом творческого решения проблем.

Данный метод применяется при  поиске решений в недостаточно исследованной  области, при выявлении новых  направлений решения проблемы и  при уничтожении недостатков  в уже существующей системе.

 Метод экспертных оценок – метод анализам обобщения суждений и предположений с помощью экспертов. Данный метод используют, когда рациональные математические методы малоэффективны при решении проблем. Производится интуитивно– логический анализ проблемы с последующей количественной оценкой суждений и формальной обработкой результатов.

Решаемые проблемы могут быть условно  разделены:

• на проблемы, обеспеченные информацией;

• проблемы, по которым наблюдается  недостаток информации.

Данные методы особенно эффективны в условиях:

• большой неопределенности среды, в которой функционирует исследуемый  объект;

• дефицита времени и в экстремальных  ситуациях;

• отсутствия надежной теоретической  основы.

Методы экспертной оценки применяют  при решении следующих задач:

• составления перечня возможных  событий в различных областях за определенный промежуток времени;

• определения наиболее вероятных  интервалов времени совершения совокупности событий;

• определения целей и задач  управления с упорядочением их по степени важности;

• определения альтернативных вариантов  решения задач с оценкой их предпочтительности;

• альтернативного распределения  ресурсов для решения задач с  оценкой их предпочтительности;

• альтернативных вариантов принятия решений в определенной ситуации с оценкой их предпочтительности.

Процесс организации экспертизы может  быть разделен на следующие этапы:

• составление руководящего документа. В нем указываются основные положения  проведения экспертизы:

• цели;

• задачи по ее выполнению;

• состав и обязанности рабочей  группы и группы экспертов;

• ресурсы, необходимые для обеспечения  работ, и сроки выполнения работ;

• подбор рабочей и экспертной групп. Две группы принимают участие  в проведении экспертизы:

• рабочая группа, которая состоит  из организатора, специалиста-системотехника и технического работника;

• экспертная группа, т. е. группа, мнения экспертов которой станут основой  принятия будущих решений;

• разработка методики проведения опроса (при необходимости).

На данном этапе определяются: место  и время проведения опроса; задачи; форма проведения; порядок фиксации и сбора результатов; состав необходимых  документов. В зависимости от имеющегося времени на проведение экспертизы, сложности рассматриваемой проблемы, участвующих специалистов можно  выделить следующие формы проведения опроса:

• индивидуальный – максимально  используются способности и знания каждого специалиста;

• групповой (коллективный) – позволяет  экспертам обмениваться мнениями и  на их основе скорректировать свою оценку. Но при данном методе опроса может проявиться сильное влияние  авторитетов на специалистов;

• личный (очный) – опрос осуществляется при непосредственном контакте, например интервьюера и эксперта;

• заочный – одним из распространенных примеров данного метода опроса является пересылка анкет. Здесь нет прямого  взаимодействия между интервьюером и экспертом;

• устный – например, интервью;

• письменный – например, заполнение анкеты;

• открытый – процесс опроса и  его результаты могут быть изучены  другими экспертами;

• скрытый – высказанные идеи и решения экспертов являются тайными;

• разработка методики обработки  данных опроса. Обработка данных опроса экспертов может быть осуществлена 2 способами.

• проверкой согласованности мнений экспертов (или классификацией экспертов, если нет согласованности);

• усреднением мнений экспертов  внутри согласованной группы;

• оформление результатов работы. Осуществляется анализ результатов, полученных в результате проведения экспертизы, на основе которого составляется отчет. После обсуждения и утверждения  полученных результатов итоги проделанной  работы предоставляются заказчикам экспертизы.

Метод «сценариев» – один из методов  экспертных оценок, с помощью которого дается картина исследуемого объекта  в будущем на основе сложившийся  ситуации. При помощи данного метода определяются главные цели развития объекта исследования.

Он способствует разработке решения  проблемы на основе выявления всех возможных препятствий и обнаружения  серьезных недостатков. Сценарии строятся не только на рассуждениях, но и на результатах  технических или статистических анализов, характеристиках и показателях  объекта исследования.

Сценарий – описательный материал, необходимый для работы по развитию объекта исследования.

 Для разработки сценариев привлекаются ведущие специалисты исследуемой области знаний, которые пользуются помощью специалистов по системному анализу при подготовке сценария

Метод SWOT-анализа – метод, позволяющий  получить общую картину развития организации при помощи изучения:

• внутренней среды;

• внешней среды организации.

Данный метод состоит из анализа  данных по внешней и внутренней среде  и установления связей между ними с последующим сведением их в  единое целое. Такое детальное изучение влияния на организацию различных  факторов необходимо для приспособления организации к изменяющимся возможностям и угрозам внешней среды.

Метод «дерева целей» – метод, основанный на принципе разделения общей цели системы управления на подцели, которые, в свою очередь, делятся на цели нижележащих  уровней. Данный метод играет важное значение при исследовании систем управления, так как деятельность организации  сводится к достижению сформулированных целей. Необходимость использования  данного метода обусловлена тем  фактом, что «дерево целей» помогает получить устойчивую структуру целей, которая будет относительно стабильна  на каком-то промежутке времени при  происходящих изменениях.

Эксперимент – метод исследования системы  управления в определенных условиях ее функционирования, которые могут  быть реальными или искусственно созданными исследователем, для получения  необходимой информации. Проведение эксперимента обычно обусловлено необходимостью подтверждения или опровержения научной теории или гипотезы. Итогами  эксперимента могут быть как качественные, так и количественные характеристики исследуемого объекта. Но все результаты эксперимента нуждаются в теоретической  интерпретации

По условиям проведения эксперименты делятся:

• на лабораторные – эксперименты, проводимые в специально созданных  искусственных условиях с целью  исключения влияния неблагоприятных  факторов. Это позволяет экономить  материальные и временные ресурсы;

• полевые – эксперименты, проводимые в реальных условиях существования  объекта исследования. Достоинство  данных экспериментов – результаты более правдивые, но при их проведении мы можем принять во внимание не все побочные факторы. Они требует  больших временных и материальных затрат.

Наблюдение – метод исследования посредством сбора информации об исследуемом объекте, который осуществляется путем наблюдения за выбранным объектом исследования. При его проведении исследователь должен пользоваться такими чувственными способностями, как  ощущение, восприятие и представление.