Анализ задач ИОУ подлежащих автоматизации

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное агентство по образованию

Курский институт социального образования

(филиал)

Российского государственного социального университета

 

 

 

«Анализ задач ИОУ подлежащих автоматизации»

 

Выполнил:                                                      студент 4  курса

                      

                                                                         Ф СУ и Э        

                                                                        специальности ДОУ и Док

 

                                                                         Кривошеева Н.С.                                                                         

                                                                                              

 

Проверил:                                                       ___________________________

                                                                                  ^{должность преподавателя}

                                                                         ___________________________ 

                                                                                                                                              ^ФИО

 

 

 

Содержание Введение……………………………………………………………………..стр.3

Глава 1. Определение задач информационного обеспечения управления, подлежащих автоматизации………………………………………………..стр.4

Глава 2.  Создание базы данных…………………………………………стр.7

Глава 3. Построение экспертных систем управления…………………стр.8

Глава 4. Автоматизация деловых процессов……………………….....стр.17

Глава 5. Автоматизация рабочих мест: конструктора; разработчика технической документации; руководителя………………………………..стр.22

Глава 6. Автоматизация документооборота……………………………стр.29

Заключение……………………..………………………………………..стр.35

 

 

Введение 

Информатизация общества требует резкого увеличения видов  и объемов информации, необходимой  эффективной деятельности человека, а значит, возрастает значимость решения  проблем ее отбора, фильтрации, хранения и использования. В настоящее  время новые информационные технологии широко используются во всех сферах деятельности человека.

Особое место они имеют  в сфере управления сложными системами. Системное использование таких  информационных технологий неизбежно  приводит к глубоким изменениям в  технологиях управления. Игнорирование  реалий бурной информатизации общества неизбежно приведет к неудачам в  деловой деятельности. Это положение  распространяется на все виды экономической  деятельности.

Процесс управления осуществляется посредством сбора и накопления информации об объекте управления, целенаправленных процессов ее обработки  и передачи. Более точным представляется взгляд на управление как на обеспечение  процессов формирования и движения информационных потоков, под которыми понимается сложившееся или специально организованное движение сообщений  от некоторого источника к некоторому приемнику, направленное на обеспечение  реализации функций управления в  рамках целей и условий управляемой  системы.

Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное  управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений.

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации  информации и выделения специальной  подсистемы – информационного обеспечения.

Информационное обеспечение  – важнейший элемент информационной системы – предназначено для  отражения

 

1. Определение задач информационного обеспечения управления, подлежащих автоматизации.

Информационная система  — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть  функций управления и обработки  данных выполняется компьютерами, а  часть человеком.

Понятие задач.

При создании или при классификации  информационных систем неизбежно возникают  проблемы, связанные с формальным — математическим и алгоритмическим  описанием решаемых задач. От степени  формализации во многом зависят эффективность  работы всей системы, а также уровень  автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения  на основе получаемой информации. Чем  точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частично структурированные.

1. Структурированная (формализуемая) задача — задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автома­тизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю. Пример. Реализация задачи расчета заработной платы.

2. Неструктурированная (неформализуемая) задача — задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

3. В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль, т.е. автоматизированные информационные системы.

Для решения неструктурированных  и частично структурированных задач  можно применить подходы: создание управленческих отчетов и разработка альтернативных решений.

Информационные системы, основывающие на создании управленческих отчетов, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют  доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры  манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие  возможности:

 

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;
• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными.

Модельные информационные системы  предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает  выработку и оценку альтернатив  решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее ис­следования.

Основными функциями модельной  информационной системы являются:

возможность работы в среде  типовых математических моделей, включая  решение основных задач моделирования  типа "как сделать, чтобы?", "что  будет, если?", анализ чувствительности и др.;

• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
• возможность графического отображения динамики модели;
• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

 

Экспертная система - это  вычислительная система, построенная  на основе формализованных эмпирических знаниях высококвалифицированных  специалистов о некоторой конкретной проблемной области и которая  в пределах этой области способна принимать экспертные решения. В  рамках экспертных систем к настоящему моменту есть достижения в таких  областях, как медицинская диагностика, геологическая разведка, экономический  анализ.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку  и оценку воз­можных альтернативных решений за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний.

 

2. Создание базы данных

Цель создания базы данных.

3. 1.   Изучение основных процессов в деятельности организации
4. 2.   Создание таблиц
5. 3.   Создание схемы данных
6. 4.   Заполнение таблицы данными
7. 5.   Формирование запросов
8. 6.   Формирование отчетов

В деловой или личной сфере  часто приходится работать с данными  из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки. Исходя из этого, актуальность темы курсовой работы, на мой взгляд, очевидна.

Microsoft Access объединяет сведения  из разных источников в одной  реляционной базе данных. Создаваемые  формы, запросы и отчеты позволяют  быстро и эффективно обновлять  данные, получать ответы на вопросы,  осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать  отчеты, диаграммы и почтовые  наклейки.

В базе данных сведения из каждого  источника сохраняются в отдельной  таблице. При работе с данными  из нескольких таблиц устанавливаются  связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих  определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько  записей, выполнить встроенные или  специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо  в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и  вывести их на экран, используя стандартный  или созданный пользователем  макет. Для анализа данных или  распечатки их определенным образом  используется отчет. Например, можно  создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или  отчет для распечатки почтовых наклеек.

3. Построение экспертных  систем управления 

Компьютеризация общества - одно из основных направлений научно-технического прогресса - вызвала существенные изменения  в технологии разработки и использования  программных средств.

 Эти изменения были  подготовлены всем развитием  теории и практики искусственного  интеллекта (ИИ), наиболее существенным  результатом которого явился  переход к так называемой новой  информационной технологии и  создание “экспертных систем (ЭС).

Первые ЭС- медицинские mycin и dendral для приложений по химии появились  в середине 70-х годов в рамках исследовательских программ по искусственному интеллекту. Уже первые ЭС оказались  полезными. Медицинская система mycin успешно вписалась в клиническую  практику, помогая в выборе лекарств больным с бактериемией, менингитом, циститом.

Идеологию ЭС можно выразить формулой: знание + вывод=система. ЭС предполагает взаимодействие блоков. Главные из них – база знаний и механизм вывода.

Суть происшедших технологических  изменений заключается в появлении  нового класса инструментальных средств  ИИ, который стал основой создания конечных программных продуктов  на основе принципиально другой технологии, с новыми качественными возможностями  создаваемых продуктов, эти изменения  существенно повышают интеллект  программ, новые средства заменили целую технологическую цепочку, в которой между конечным пользователем  и ЭВМ находилось несколько посредников.