Информационное обеспечение процесса управления

Введение

 

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования  и передачи новой производной  информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее  полученных данных, от достоверности  и полноты которых во многом зависит  успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые  принимаемые решения требуют  обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит  не столько от прошлого опыта, сколько  от владения достаточным количеством  информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого  зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для меня, как для будущего менеджера, «информационный потенциал» играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

1. Значение и сущность информации

1. Определение информации

 

«Информация (от латинского informatio – разъяснение, изложение), первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом...».

Наиболее примечательное свойство информации – способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад  в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В  этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит из всех объективных  фактов и всех предположений, которые  влияют на восприятие человеком, принимающим  решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой  или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться  информацией.

2. Типы информации

 

Существует многообразие типов  информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт: событие или условие, которое  наблюдается напрямую (простейший вид  информации).

Оценки: отличаются от фактов тем, что  базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем  на прямом наблюдении и подсчете. Такая  оценка может отличаться от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая – путем увеличения размера выборки, вторая – при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым  и настоящим, тогда как прогнозы – с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.

На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и  прогноза. Например, они устанавливаются  между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее  надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных  видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи  занимают определенное место в информационной системе любой компании.

 

3. Категории управленческой информации

 

Управленческую деятельность можно  условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие  по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому  планированию позволяет высшему  управлению нести ответственность  за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей  и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические  прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в  соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые  другими управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные  и повседневные операции, такие, как  расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и  управление запасами. Этим управляющим  были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих  в родственных структурах, подразделениях.

Хотя управляющие на различных  уровнях организации имеют различные  потребности в информации (см. Таблица 1), все они сталкиваются с общим «требованием» самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Таблица 1

Соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС

 

Уровень управления	Управленческая ответственность	Информация  требуемая ИУС	Как используется информация  ИУС
Высшее управление	Увеличение производительности, рост, накопление и использование  ресурсов; выживание  всей организации	Данные о среде и  тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах	Установление  организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией
Среднее звено управления	Размещение  ресурсов в  соответствии с распределенными  заданиями, установление  оперативных планов, контроль операций	Сводки о  результатах операций и уведомления  об исключительных ситуациях, относящихся к  делу действиях и решениях других  руководителей среднего звена	Установление  оперативных планов и  политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных  ситуациях, составление оперативных  сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена
Нижнее  звено управления	Производство товаров  или услуг в  пределах  бюджетов, установление  потребности в  ресурсах, перевозке и  хранении материалов.	Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения  связанных  между собой управляющих	Составление уведомлений  об исключительных ситуациях и сообщений  о состоянии работы, определение потребности в  ресурсах, составление  рабочих календарных планов

 

4. Источники информации

 

Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

– источники внутри самой компании:

– специализированные группы сотрудников,

– деятельность специализированных групп сотрудников,

– периодические отчеты,

– всевозможные информационные связи,

– публикуемые источники, такие, как:

– отчеты правительственных агентств,

– отчеты торговых организаций,

– научные публикации,

– торговые журналы,

– справочники и списки,

– общие публикации,

– другие компании:

– поставщики,

– рекламные агентства и средства массовой информации,

– заказчики (включая дилеров и оптовиков),

– конкуренты,

– информационная индустрия:

– фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,

– другие специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

В большинстве компаний львиную  долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком или  частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический  анализ, исследование операций и системный  анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания практикует регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие, как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические  условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем  и надежность такой информации очень  разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги. Производитель потребительских  товаров может получить приблизительную  смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной  конкурентом. Рекламные агентства  и средства массовой информации регулярно  информируют рекламодателя: первые – в качестве части своих услуг, а последние – желая продать «время и место». Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара, проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая  доля информации поставляется фирмами  специализирующимися на сборе и  анализе информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта, либо строго по заказу.

5. Полезность информации

 

К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего  требование о том, чтобы она удовлетворяла  пользователей информации, иначе  говоря, была полезной.

Полезность информации оценивается  внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

– уместность и своевременность информации – способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

– достоверность информации – гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

– сопоставимость информации – возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

– доступность и понятность информации – представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

– конфиденциальность информации – строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной  на соответствующие уровни управления.

6. Информационные ограничения

 

Информация необходима для рационального  решения проблем. Порой, однако, необходимая  для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком  дорого. В стоимость информации следует  включить время руководителей и  подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов  и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно  со значительной долей ресурсов в  организации или с незначительной денежной суммой.