Информационное обеспечение процесса управления

1. Менеджер в информационном поле

 

Принципы управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и задачи, достаточно хорошо разработаны  в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям, прежде всего, отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль.

Принимая внутренние или внешние  управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные  внешней средой, а для этого  он должен их знать и понимать.

Внешняя среда представляет собой  метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной из таких оргсистем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

В метасистеме существует глобальное информационное поле, создаваемое продуктами деятельности физических и юридических  субъектов, а также результатами отражения одних материальных объектов и явлений в других, которые  можно рассматривать как точечные источники информации (ТИИ).

В глобальном информационном поле можно  выделить ситуативное информационное поле, точечные источники информации которого определяют регламентированное поведение предприятия.

Управляющие системы изготавливают и «выпускают» в информационное поле точечные источники информации, разные по содержанию (законы, распоряжения, рекомендации, учебники и т.д.), форме (книги, статьи в газетах и журналах, письма, файлы, базы данных и т.д.), на различных материальных носителях (бумага, магнитный диск, лента и т.д.).

Точечные источники информации, предназначенные для управляющего воздействия на поведение предприятия, называются информационными продуктами (ИП), а не предназначенные - информационными  изделиями (ИИ). Как правило, управляющая система изготавливает конкретный ИП, предназначенный для множества предприятий, в единственном экземпляре. Другие системы, не имеющие статуса управляющих, изготавливают информационные копии этих ИП, то есть такие информационные продукты, которые должны восприниматься предприятием, как ИП, изготовленные непосредственно управляющими системами.

Глобальное информационное поле наполняется  множеством копий управляющих ИП, которые могут быть относительно равномерно распределены в пространстве или скапливаться в отдельных  точках этого пространства.

Собранные в отдельных местах ИП образуют в информационном поле информационные накопители в виде библиотек, архивов, отделов нормативной или иной документации, которые могут быть внутри или вне создающих их управляющих  систем, они соответственно называются ведомственные (ВИН) и независимые (НИН) информационные накопители.

На рис 2 изображена структура глобального информационного поля в метасистеме с точки зрения менеджера предприятия.

В метасистеме можно выделить государственные  и негосударственные управляющие  системы и нейтральные системы. Последние посылают в глобальное информационное поле свои информационные изделия, которые по внешнему виду, структуре и технологии изготовления не отличаются от ИП.

В глобальном информационном поле происходят постоянные движения (между источниками, накопителями и потребителями), дубликационное размножение, размножение с искажением, уничтожение информационных продуктов и изделий.

Казалось бы, управляющие системы  должны направлять свои ИП непосредственно  на объекты управления или, по крайней мере, в такие накопители, которые им были бы доступны. Однако в действительности этого не происходит.

На рис 2 отражено то обстоятельство, что физическая граница предприятия как обособленной системы является и границей, отделяющей его от внешней части глобального информационного поля, так как материальные информационные продукты находятся в информационных накопителях, которые сами являются оргсистемами.

Процесс наполнения информационных накопителей  достаточно сложен и неоднозначен. Во-первых, часть из них вообще недоступна менеджеру (ведомственные, иностранные  библиотеки). Во-вторых, доступные накопители не получают все ИП, процесс приобретения ими ИП зависит от целей их существования  и напрямую не связан с интересами предприятия. В-третьих, приобретая неоригинальные ИП, хранилища накапливают копии, которые в процессе переработки  могут не соответствовать оригиналам (ручное наполнение информационных баз  данных на машинных носителях). В этом случае вся ответственность за поведение, соответствующее искаженному ИП, ложится не на информационный накопитель, а на менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

Структура глобального  информационного поля

ВИН - ведомственные информационные накопители;

НИН - независимые  информационные накопители;

ИП - информационные продукты;

ИИ - информационные изделия;

ТИИ - точечные источники информации

Рис. 2

Некоторые управляющие ИП поступают  не только в информационное поле, но и непосредственно на предприятие  через средства массового информирования (газеты, журналы) на относительно недолговечных  носителях. Проблема состоит в том, что ИП перемешаны в них с посторонними для менеджера информационными  изделиями.

2. Внешнее управление предприятием

 

Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны  внешних систем ограничено некоторым  множеством ситуаций, при попадании  в которые оно подлежит управляющему воздействию.

Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия  в форме множества его параметров.

Сущность внешнего управления состоит  в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

Например, ситуация: получение прибыли  больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

Собственно, внешнее управление состоит  в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика  ситуационного управления состоит  в том, что управляющие системы  направляют ИП не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие  обязано самостоятельно найти и  приобрести все необходимые ИП, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых ИП или неправильное истолкование не принимается во внимание.

Повседневная деятельность менеджера  включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Каждый шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого  решения.

Широкое толкование термина «принятие управленческого решения» включает:

– формирование цели, которую необходимо достигнуть;

– измерение текущего и планируемого конечного состояния системы;

– целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения;

– выработка вариантов решения;

– выбор критериев сравнения вариантов;

– сравнение вариантов;

– выбор по критериям одного рационального варианта;

– воплощение в жизнь;

– оценка результата достижения цели.

Для принятия эффективного управленческого  решения менеджер должен целенаправленно  собрать всю информацию о состоянии  и условиях функционирования его  предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными  словами, менеджер должен выбрать и  приобрести все ИП, относящиеся к  его деятельности.

Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь  с желаниями и потребностями  менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них ИП предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и  изделий осуществляется в общем  случае хаотично. Иными словами, они  не могут дать менеджеру полного  информационного обеспечения его  управленческих решений.

Конкуренты предприятия находятся  с ним в одном информационном поле, поэтому чем более умело  организована на предприятии эффективная  система поиска и приобретения ИП – тем выше его конкурентоспособность.

 

 

 

3. Информационный потенциал

 

Внешняя система направляет свои ИП для того, чтобы предприятие адекватно  изменило свое поведение, однако это  возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что  для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое  множество информационных продуктов, называется информационным потенциалом.

Обучение, или формирование информационного  потенциала, менеджера осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все  ИП на управляющие и обучающие. Следует  заметить, что сами системы такого явного деления не производят.

Вырабатывая управляющие ИП, системы, не заботятся о том, чтобы самим же изготавливать адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или, что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где  они смешиваются с другими  управляющими ИП и нейтральными информационными  изделиями.

При подготовке управленческого решения  выработка возможных вариантов  должна согласовываться также и  с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений  зависит от вида управляющей системы.

Отношение управляющих систем к  предприятию определяется их положением в метасистеме (государственные  органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних  систем по отношению к предприятию  могут быть безусловными (государственные  органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а  третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после  взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

Прямой и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

Если управляющая система регламентирует поведение предприятия только в  случае соответствия его состояния  определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие ИП. При  этом регламентированное поведение  может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие  ИП можно разделить соответственно на нормативные и методические.

Информационный потенциал менеджера  должен обеспечить восприятие всех видов  ИП, чтобы его управленческие решения  не привели к отрицательным последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

4. Технология принятия управленческого решения

 

В процессе управления встречаются  самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому  менеджеру приходится принимать  организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и  технические решения.

При рассмотрении организационно-экономических  решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие  шаги, обеспечивающие согласованность  с требованиями метасистемы:

1. формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;
2. выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;
3. классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;
4. найти и приобрести обучающие ИП;
5. переработать обучающие ИП для увеличения информационного потенциала;
6. найти и приобрести управляющие ИП;
7. переработать управляющие ИП и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного  анализа требований внешней Среды.

Обозначим через Т - время, необходимое для последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T >> t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.