Информационное обеспечение процесса управления

В условиях дефицита необходимых управляющих  ИП и соответствующего информационного  потенциала менеджер генерирует также  и вредные варианты управленческого  решения, которые наравне с полезными  рассматриваются при выборе рационального  решения.

Для обеспечения T < t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие ИП и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием ИП.

Выход из положения состоит в  том, что в процессе подготовки решений  принимают участие несколько  сотрудников. Организационная структура  предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями  и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений  между ними. Менеджер, лицо персонифицирующее  предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.

Однако метод разделения функций  не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.

Менеджер не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов  процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение  со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности  согласовывать их с учетом последствий  для всего предприятия.

5. Команда менеджеров

 

В литературе по менеджменту, к менеджеру  предъявляется столько требований, что выполнить их в реальные сроки  невозможно. Но если это так, а менеджеры  реально все же работают, значит, или рекомендации неверны, или менеджер выбирает только те проблемы, которые  знает как решать. Личная интуитивная  система критериев, с помощью  которой менеджер отбирает проблемы и варианты решений, не является оптимальной  или даже рациональной.

Главному менеджеру нужна команда, помогающая готовить и принимать  решения. В качестве аналогии и некоторого обоснования можно привести в  пример появившиеся в ходе перестройки  новые государственные образования при Президенте России – аналитические центры и институты. В отличии от министерств и ведомств (хотя и с их помощью) центры готовят решения, исходя из интересов государства в целом.

Если сейчас говорят о команде, то подразумевают, что директор, его  заместители и руководители функциональных подразделений имеют общие установки  и цели, слаженно принимают решения, доверяют и дополняют друг друга. Иными словами, речь идет о слаженной  работе малой социальной группы. Однако каждый из членов такой команды руководит  функциональным направлением – экономикой, производством, сбытом, и т.д. Следовательно, у них недостаточно времени на разработку и квалифицированное принятие решений, имеющих общефирменное значение.

Команда менеджеров должна состоять из специалистов, не являющихся руководителями функциональных подразделений и  не имеющих других обязанностей. Их основная работа должна заключаться  в том, чтобы постоянно генерировать и сравнивать различные варианты решений на основе выбранных критериев, готовить, оформлять и принимать  окончательные решения, организовывать их реализацию и накапливать опыт, анализируя  полученные  результаты.

Каждый участник такой команды  является менеджером определенной специализации.

На мой взгляд, при решении  организационно-экономических задач  будет эффективной следующая  специализация менеджеров: главный  менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог.

Главный менеджер – руководитель предприятия и команды. В его функции входит формирование цели, которую необходимо достигнуть, определение сроков на ее реализацию, выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных), согласование действий всей команды.

Менеджер-юрист обеспечивает целенаправленный сбор нормативных ИП, влияющих на принятие решения, оперативно отслеживает изменения  нормативного ситуативного информационного  поля, осуществляет постоянный анализ и прогнозирование поведения  государственных управляющих систем внешней среды.

Включение менеджера-юриста в команду  обусловленно большим объемом нормативных  ИП, подготовленных на профессиональном языке, освоение которого требует направленного  обучения. Юрист на предприятии в  нынешнем виде отличается от менеджера-юриста прежде всего тем, что первый, как  правило, осуществляет проверку уже  подготовленных управленческих решений  на их соответствие законодательству. Задача менеджера-юриста состоит в  поиске и подготовке наиболее рациональных вариантов в рамках нормативных  ограничений с позиции эффективного достижения общей цели предприятия.

Экономист-исследователь осуществляет измерение текущего и планируемого конечного состояния предприятия  на основе целенаправленных исследований, разрабатывает критерии оценок возможных  вариантов решения и способы  их применения, отслеживает методологическую составляющую информационного поля, прогнозирует поведение конкурентов.

Экономист-конструктор вырабатывает различные приемлемые варианты решения  на уровне последовательности действий и достижения возможных результатов, обеспечивает согласование внутреннего  поведения предприятия с требованиями внешних управляющих систем.

Менеджер-технолог участвует в  выработке возможных вариантов  решения с позиции технологической  осуществимости, разрабатывает реальные программы воплощения в жизнь принятого решения, обеспечивает согласованное поведение функциональных структур предприятия.

Коллегиально команда осуществляет:

– сравнение подготовленных вариантов;

– выбор по критериям одного рационального варианта;

– оценку результата достижения цели.

В составе команды не обязательно  должно быть пять человек и разделение обязанностей может быть другим. Речь идет только о том, что для повышения  качества и обоснованности принимаемых  решений должна быть осознанная функциональная специализация.

6. Информационный потенциал команды менеджеров

 

Чтобы обеспечить возможность распознавания  всех управляющих ИП, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды  и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды  менеджеров преобразовывать поступающее  на предприятие множество ИП в  процессе принятия управленческих решений  называется информационным потенциалом  команды менеджеров.

Направляемые в глобальное информационное поле обучающие и управляющие  ИП смешиваются с другими источниками  точечной информации. В метасистеме  предполагается, что инициатива в  поиске и приобретении ИП должна исходить от самого предприятия. Отсутствие идентифицирующих признаков в ИП создает дополнительные трудности при поиске менеджером необходимых ему ИП и приводит к информационным потерям. Недополучение  информационных продуктов непосредственно  влияет на величину экономического ущерба, наносимого предприятию управляющими системами в качестве наказания  за нарушение установленных правил.

Частично решают проблему приобретения ИП специализированные системы информационного  обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия. СИО самостоятельно или по заказу приобретают ИП у управляющих  систем или информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают  их, изготавливают дубликаты, часть  из которых попадает на переработку  непосредственно команде менеджеров или другим специалистам.

Хранящиеся в СИО предприятия  ИП становятся его информационным ресурсом.

Некоторая часть ИП, накапливающихся  в архиве, никогда не попадает (по разным причинам) на переработку, и, следовательно, предприятие несет информационные потери, которые приводят к ущербу от отсутствия информации и от бесполезных  затрат на приобретение ИП. Сам по себе информационный ресурс предприятия  не влияет на качество принимаемых  решений.

Необходимость различия информационного  ресурса и информационного потенциала состоит прежде всего в том, чтобы  менеджер при распределении финансовых средств и планировании работ  четко осознавал процедуру повышения  информационного потенциала.

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Технология принятия управленческого решения командой менеджеров

 

Управление предприятием представляет собой постоянный циклический процесс  принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься  автономно от других. Наличие команды  менеджеров позволяет значительно  повысить эффективность и экономичность  этого процесса.

Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить  за отдельными специалистами ответственность  за инициирование и оформление каждого  отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность  должна быть персональной.

Таблица 3 содержит возможную специализацию членов команды менеджеров и основные действия в процессе принятия управленческого решения.

Экономическая, организационная и  социально-политическая составляющие компетентности команды менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами.

Формирование необходимого информационного  потенциала должно быть основано на целенаправленном системном вузовском и послевузовском образовании. Самообучение в реальных условиях деятельности предприятия  в конкурентной, быстро изменяющейся среде не оставляет ему шансов на выживание.

 

 

 

Таблица 3

Функциональная специализация  команды менеджеров

 

Этап  принятия  решения	Ответственный менеджер	Действия
1.Прогнозирование поведения внешней среды	Экономист-исследователь	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик  поведения  конкурентов, потребителей; подготовка предложений по изменению  поведения предприятия
2.Прогнозирование поведения предприятия	Менеджер- технолог	Мониторинг и статистический анализ основных характеристик  деятельности предприятия; подготовка предложений  по изменению поведения предприятия
3.Формирование цели, которую необходимо  достигнуть	Главный менеджер	Признание необходимости принятия конкретного решения; согласование стратегических и тактических  целей; выделение возможных ресурсов (финансовых, материальных, людских); установление ограничений (временных, экономических, экологических, социальных)
4.Измерение текущего и планируемого конечного  состояния системы	Менеджер- технолог	Выбор контролируемых параметров состояния системы; разработка методики измерения системы; фиксация результатов  измерения
5.Целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения	Менеджер-юрист	Формализация целевой ситуации; выявление множества систем, управляющих предприятием в  этой ситуации; классификация  этих систем по степени их прав в  отношении предприятия; поиск, приобретение и переработка  обучающих ИП; поиск, приобретение и переработка  управляющих ИП;
6.Выработка вариантов решения	Экономист-конструктор	Логическое конструирование возможных  вариантов; мозговой штурм  для  выработки оригинальных вариантов
7.Выбор критериев сравнения вариантов	Главный менеджер	Формулировка критериев  (экономических, экологических,  технических, социальных, нравственных); установление приоритетов  критериев
8.Сравнение вариантов	Экономист-конструктор	Математическое моделирование; проведение экспертной оценки; приведение вариантов к единой базе
9.Выбор по критериям одного  рационального варианта	Экономист-конструктор	Придание выбранному варианту статуса окончательного управленческого  решения
10.Воплощение в жизнь	Менеджер- технолог	Построение дерева решений для  функциональных подразделений; согласование сроков выполнения отдельных  этапов; распределение ресурсов
11.Оценка результата  достижения цели	Менеджер- технолог	Оперативный контроль за ходом  реализации; своевременная  корректировка управленческого  решения; переход к началу цикла  выработки  очередного решения

 

Принятие управленческих решений  – основная и ответственная функция менеджера. Нарушение правил поведения в метасистеме приводит предприятие к экономическим потерям (вплоть до банкротства и ликвидации), делающим его деятельность бессмысленной.

Целесообразно создать на предприятии  команду менеджеров в составе: главный  менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы  иметь возможность использовать информационные базы данных и применять  математические модели поведения организационных  систем при подготовке и принятии управленческих решений.

 

Заключение

 

Ускорение научно-технического прогресса  предъявляет все более высокие  требования к информационному обеспечению  органов управления. Эффективность  этого вида деятельности, ставящего  своей целью подготовку и обоснование  управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли  к серьезному анализу и обобщению  информации, выработали методологию  и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения  выполняют функции квалифицированных  консультантов, помогают руководителям  сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

Повышение эффективности использования  информационных систем достигается  путем сквозного построения и  совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование  информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень  использования информации.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий  для эффективного распространения  информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются  определенные требования:

– краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

– удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

– точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.