Информационные системы в экономике

Техническое обеспечение включает в себя средства сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки и размножения информации, компьютеры, объединяемые в сеть, сетевое оборудование и каналы связи.

Правовое обеспечение необходимо для регламентации получения, обработки и использования информации. Правовое обеспечение включает: права, обязанности и ответственность персонала, правовые положения особых видов управления, статус информационной системы и др.

Для примера  выбрана информационная система, обслуживающая  муниципальное управление. Такие информационные системы функционируют следующим образом. На вход служб аппарата управления (управление муниципальным имуществом, управление городским хозяйством, управление образованием, культурой и спортом и т.д.) поступают данные из внешней среды и отчетные данные объекта управления. 

           ДОБАВИТЬ  РИСУНОК

Прямая связь  наполняется содержанием после  того, как исходные данные, поступившие  от объекта управления и внешней  среды, обработаны аппаратом управления. Обработку данных называют решением задач. Результаты решения задач передаются по каналам прямой связи на объект управления (жилищно-хозяйственные конторы, объекты городского хозяйства, образования, культуры и т. д.).

Обратная связь, отражающая фактические состояние объекта  управления вместе с информацией, поступившей из внешней среды, направляется в аппарат управления.  Из внешней среды поступает общегородская и государственная информация.  

Если данный подход к созданию информационных систем используется на промышленном предприятии, то в качестве подсистем будут: Производство, Планирование, Сбыт и т.д., в рамках которых будут решаться соответствующие задачи.

В промышленности постепенно позадачный принцип выделения  функциональной части был развит в процессный, что привело к  объединению операций, предназначенных не только для осуществления какой-либо одной деятельности, но и нескольких. Вместо функциональных подсистем появились функциональные модули, куда включаются операции, выполняемые в разных структурных подразделениях.

Например, финансовый модуль интегрированной информационной системы MS Navision включает такие блоки как учет, планирование, анализ и т.д., которые в функционально-позадачной системе входили в разные подсистемы.     

Основные  функции информационных систем производственной ориентации

Для того чтобы  разобраться, каким образом функционирует  информационная система, обслуживающая  бизнес-процессы промышленного предприятия  предварительно следует выяснить взаимосвязь  типовых функций управления, упрощенная схема взаимосвязи которых представлена на рис. 2.3.          

         ДОБАВИТЬ РИСУНОК

Функция планирования необходима для  формирования производственных заданий  в целом по предприятию и отдельным  структурным подразделениям. Для  выявления причин отклонения от заданных плановых показателей осуществляется такая функция как анализ, которая поставляет информацию, необходимую для формирования решений и корректировки исходных производственных и других планов. Буквы П и О на рис. 2.3  обозначают прямую и обратную связи в системе управления.

Центральным в  информационной системе является модуль 6, в задачу которого входит составление  плана-графика производства готовой  продукции. Этому предшествует работа модуля 1, предназначенного для анализа  рыночной конъюнктуры и составления  плана продаж (модуль 2). Последний используется для разработки плана производства продукции (модуль 3) и плана потребности в деталях собственного производства и покупных полуфабрикатах (модуль 4). План потребности в деталях разрабатывается в соответствии с материальными и трудовыми нормативами. Созданные таким образом планы направляются в производственные подразделения (модуль 7) из которых, в последствии, получают учетную информацию, которая анализируется в модуле 9. Результаты анализа направляются в модуль 10, где принимается решение о корректировке исходных производственных планов. Новые планы затем направляются в модуль

ДОБАВИТЬ РИСУНОК

            Структура и схема функционирования ERP-систем

Альтернативный взгляд на управление любым экономическим  объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы, в составе которых находятся все операции, выполнение которых обеспечивает получение законченного продукта. Наличие бизнес-процесса позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов предприятия).

Под бизнес-процессом  понимается совокупность увязанных  в единое целое действий, выполнение которых позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя, такие как:

производственные процессы, включающие планирование производства, управление запасами, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, управление поставками;

бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.;

процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Классифицировать  бизнес-процессы можно следующим  образом:

• основные;
• вспомогательные.

Основные  бизнес-процессы - это процессы, которые  создают то главное, ради которого и  существует предприятие (конечный товар  или услугу). В большинстве случаев  они отражают: материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции, послепродажные услуги и т. д. К основным можно отнести следующие бизнес-операции:

• операции преобразования ресурсов в конечный продукт;
• операции с поставщиками и покупателями;
• послепродажное обслуживание.

Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют  управленческой деятельности: управление персоналом, техническим развитием, инфраструктурные услуги для внутренних управленческих подразделений, планирование, учет, процессы на складе, маркетинг, финансовая деятельность и.д.

Бизнес-процессы состоят  из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем  месте. Каждый бизнес-процесс характеризуется определенным во времени началом и концом, интерфейсом с другими параметрами, последовательностью выполнения бизнес-операций, а также владельцем бизнес-процесса, то есть лицом, которое несет ответственность за его выполнение.

Организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре  управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход в организации функциональной части ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления. Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой – руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.

Интегрированные и корпоративные информационные системы, их состав и характеристика

Интеграция (лат. integratio) – связывание (объединение, слияние) отдельных частей или функций системы является одним из условий ее функционирования. Далее под интегрированной информационной системой будет пониматься открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и производственные  процессы в одно целое.

В практике управления широкое распространение  получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках информационных систем в одно целое:

• SCM (Supply Chain Management) – управление цепочками снабжением;
• CRM (Customer Relationship Management) – управление взаимоотношениями с клиентами;
• CRP (Capacity Requirements Planning) – планирование потребности в производственных мощностях.

Перечисленный минимальный набор  программных систем интегрируется  в одно целое, обеспечивая информационную поддержку процессов управления на всех этапах создания и реализации продукции

Центральное место  в ней занимает CRP-система, основная задача которой состоит в расчетах загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени на его переналадку, простои, корректировку планов производства и т.д. Решается данная задача на основе плана-графика производственных заказов и заказов на поставку материалов.

Система планирования процессов снабжения (SCM-система) обеспечивает координацию и контроль всех участников цепочки снабжения. SCM-системы позволяют предприятиям, выпускающих сложную продукцию, организовать передачу требований субподрядчикам, координировать работу с поставщиками, а также планировать производственные графики для рационального использования производственных и складских помещений.

Помимо организации  работы с поставщиками важное место занимает работа с клиентами. Для этого создаются CRM-системы, обеспечивающие полный цикл сопровождения клиентов от маркетинга и продаж до послепродажного обслуживания. В основе такого рода систем лежит единая база данных о потенциальных и реальных покупателях. 

Современные системы  класса ERP уже содержат необходимые компоненты, позволяющие организовать информационное сопровождение большинства этапов снабжения, производства и реализации продукции.

Иногда существует потребность в информационном объединении нескольких предприятий, являющихся составными частями корпорации. Информационной поддержкой корпораций занимаются корпоративные информационные системы, под которыми понимается программно-аппаратный комплекс, способный объединять в одно целое предприятия с различной функциональной направленностью (производственные, торговые, кредитные и др. организации). Если в рамках одного предприятия интеграция реализуется с помощью локальной сети, то при объединении нескольких предприятий, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, требуется создание корпоративной сети.  Корпоративные сети, как правило, строятся на основе локальных сетей LAN (Local Area Net), предназначенных для доступа к собственным информационным ресурсам и делового взаимодействия сотрудников с помощью региональных сетей, сетей масштаба города MAN (Metropolitan Area Network), глобальной сети (Wide Area Network), сети электронной торговой сети - ETNs (Electronic Trading Networks) и автоматизированных торговых сетей ECN (Electronic Communication Network).

В корпоративных  сетях используется понятие брандмауэра (межсетевого экрана) – оборудования и программного обеспечения, расположенного между внешней и внутренней сетью предприятия с целью предотвращения несанкционированного проникновения во внутреннюю (локальную) сеть извне.

Влияние информационных систем на структуру управления предприятием и организацией

Многолетний опыт в использовании компьютеров  для управления предприятиями и организациями показывает, что простое внедрение средств автоматизации без пересмотра устоявшихся подходов к управлению основными процессами на предприятии мало, что дает. В данном случае система является лишь отражением существующих управленческих процессов. Затраты, связанные с внедрением информационной системы минимальны. Минимальным будет также и экономический эффект.

Для того чтобы  информационная система стала действенным  инструментом в деле совершенствования  процессов управления, прежде всего, необходимо коренное преобразование самой системы управления. Только основательные преобразования в ней, смена взглядов на основные производственные и хозяйственные процессы, которые будет поддерживать информационная система, позволит достичь успеха. В результате будет иметь место взаимное влияние: с одной стороны внедрение информационной системы требует изменения системы управления предприятием, а с другой – действующая система управления требует определенной адаптации внедряемой информационной системы для учета специфики предприятия.

Если внедрению информационной системы предшествует этап радикального пересмотра существующих методов управления, то имеет место реинжиниринг бизнес-процессов. Последний вносит в систему управления следующие изменения:

1. Переход от задач управления к бизнес-процессам влечет за собой изменение существующих отношений между подчиненными и их руководителями. Если при традиционном иерархическом управлении имеет место разделение людей по функциональным подразделениям, то после реорганизации сотрудники объединяются вокруг бизнес-процессов. Команды, обеспечивающие реализацию бизнес-процессов, иногда называют виртуальными командами, так как они состоят из временных сотрудников, принадлежащих различным структурным подразделениям. Для управления виртуальными командами создают матричные структуры;
2. Содержание работы, выполняемой сотрудниками, изменяется, так как внедрение информационной системы сокращает менеджеров среднего звена. Необходимая информация уже в интегрированном виде может поступать от сотрудников, оперативно обрабатывающих исходную информацию, непосредственно главному менеджеру, что ведет к перераспределению ответственности. Работа работников нижнего звена становится более содержательной, а высшего звена более оперативной за счет ликвидации излишней согласованности, ожиданий, проверок и т.д.;
3. Происходит пересмотр критериев оценки труда и оплаты труда, так как становится очевидным, что оцениваться должна не деятельность сотрудника, а результаты его деятельности. Это становится возможным благодаря внедрению бизнес-процессов, обеспечиваемых виртуальными командами, члены которых ориентированы на максимальное удовлетворение клиентов.