Информационные технологии в гостиничном бизнесе

Конфигурация компьютерных систем по работе с гостями, распределяется под сферу предприятия, будь то гостиница, мотель и т.д. Такие программы объединяются модулями. Модуль – это группа программ, которая относиться к определенной процедуре работы гостиничного предприятия (резервирование, распределение, подсчет и т.д) Один из основных модулей это «Бронирование».

Модуль «Бронирование» («Резервирование») создан для выполнения функции бронирования, и работает в режиме подтверждение /отказ с привязкой ко времени. Этот модуль позволяет быстро обрабатывать информацию о службе приемов заказов, и делать прогнозы в соответствие с запросами клиентов, вовремя готовить комнаты и так же составлять отчеты и прочее.  Заказы на резервирование принимаются через центральную систему или от самого клиента. Эти заказы моментально обрабатываются и номер может быть зарезервирован даже до того момента как сотрудник закончит разговор по телефону. Информация о наличие мест отображается на дисплеях компьютерной сети гостиницы, которая может быть включена в общую систему и которая может работать автономно. Система управления в зависимости от конфигураций может накапливать данные автоматически и быстро выдавать по желанию оператора информацию о свободных и занятых номерах, а так же и о доходах на определенную заявленную дату.  При использовании модуля «Бронирования», служба резервирования либо вносит новые данные или получат их от центрально системы резервирования. После данные в файлах о записи клиентов, прогнозов  загруженности, ожидаемой прибыли тотчас обновляются.

Внутренние системы резервирования так же сконфигурированы под специфику гостиничной индустрии. Эти системы рассчитаны на управление системами деятельности отеля, и хорошо относиться к нуждам сотрудникам, гостям. Специфика каждого отеля подразумевает, будет ли оборудование для системы резервирования закупаться отдельно или же работать как часть управления общей системы отеля.

Модуль резервирование компьютерный системы, позволяет четко и быстро, отвечать на телефонные звонки, с заявками на размещение. Модуль позволяет значительно сокращать бумажную и канцелярскую работу.

Это дает возможность сотрудникам уделять больше внимания позвонившим или продвижение различных услуг. Доступ к информации намного ускоряется, а многие процедуры упрощаются.

Первоочередная процедура составления записи резервирования, которая является началом цикла гостя. Записи на резервирование идентифицирует прибытие гостя, и его нужды, до того как он прибудет в отель. Это помогает оптимизировать график работы сотрудников. Модуль резервирования может составлять отчеты, необходимые для менеджеров. Ниже перечислены наиболее типичные функции, присваиваемые модулю резервирования. К этим функциям относятся:

- запросы на резервирование;

- обоснование готовности номеров  к сдаче;

- создание записей о резервировании;

- подтверждение резервирований;

- поддержание записей о резервировании;

- создание отчетов.

Заявка на резервирование может быть получена лично, по телефону, по почте или через интерфейс внешней системы резервирования. Вне зависимости от происхождения, заявка на резервирование формулируется работником службы бронирования в запрос на резервирование. Этот запрос обычно содержит следующую информацию:

- дата прибытия;

- тип и количество требующихся  комнат;

- количество ночей;

- код расценки номера (стандартный, специальный, пакет услуг и т.д.);

- количество человек в номере

Сотрудник, занимающийся  резервированием, вводит данные в компьютер, выполняя чётко установленный план процедуры по осуществлению запроса. Одновременность позволяет достичь совместимости с реальным временем.  Сотрудник, принимающий заявку, получает информацию от системы, и быстро отвечает на запрос позвонившего клиента. Совместимость с реальным временем сделана для обеспечения быстрого ответа, и тем самым дает сотруднику возможность отредактировать, изменить, или улучшить запрос. Как только запрос согласовывается,  система управления записывает и блокирует этот номер, исключая его из файлов номеров, доступных к продаже.

В момент ввода запроса на резервирование информация обрабатывается и сравнивается  с учетом свободных номеров к продаже. На запрос о резервировании система может дать следующие ответы, которые появятся на экране дисплея:

- принятие или отказ в принятии  запроса на резервирование;

- предложение альтернативных вариантов  типа номеров или расценки;

- предложение остановиться в  другом отеле.

    Как только заявка  на резервирование получена и номер заблокирован, система требует, чтобы работник службы бронирования заполнил запись о резервировании, введя необходимую информацию, такую как:

- персональные данные гостя (имя, адрес, номер телефона);

- время прибытия;

- классификация резервирования (предварительное, подтвержденное, гарантированное);

- данные позвонившего (агентство  или секретарь);

- специальные требования (усовершенствование  условий, детская кровать, зона для  некурящих и т.д.).

В не автоматизированных отелях этот процесс требует намного больше лишней работы. Компьютеризованная система намного удобнее как для лиц совершающих заказ, так и для сотрудников..

Система управления отелем может автоматически составлять письма о подтверждении резервирования в день получения заказа на резервирование. Информация может быть получена из записи о резервировании и распечатана на специальном бланке отеля. Хотя, вероятно, существует столько видов писем о подтверждении, сколько существует автоматизированных отелей, письмо о подтверждении обычно содержит следующую информацию:

- имя и адрес гостя;

- время и дату прибытия;

- тип, количество и стоимость  номеров;

- количество ночей;

- количество человек в группе;

- классификация резервирования (предварительное, подтвержденное, гарантированное);

- специальный сервис, необходимый гостям;

- требование депозита или предоплаты;

- изменение первоначального резервирования (дополнительное подтверждение, изменение  или отмена);

- возможность отмены заказа;

- цена за номер за ночь.

Подтверждение на резервирование могут быть отпечатаны в любое время, обычно они отпечатываются в ходе потока продукции, производимой во время ежедневной модификации системы. Модификации проходят ежедневно с целью составление отчетов, реорганизации файлов и т.д. Записи о резервировании хранятся в электронных файлах, разделенных по времени прибытия гостей (год, месяц, день), названию группы, имени гостя. Такая организация файлов наиболее подходит для модуля резервирования, поскольку гости часто приезжают раньше запланированной даты, или же изменяют дату, или отменяют заказы.

Информация из записей о резервировании может быть использована для создания бланков предварительной регистрации.

Кроме того, модуль резервирования может взаимодействовать с другими функциями службы приема. Информация о резервировании используется следующим образом:

- распечатывается на карточках  для увеличения скорости процедуры  прописки;

- переправляется для дальнейшей  обработки в файл о комиссионных  для агентов ;

- переформатируется для включения  в файл истории гостя .

Отчет о предполагаемых доходах показывает будущие доходы, умножая предсказываемую занятость в будущем на существующие в отеле расценки. Заменивший неавтоматизированную систему резервирования, модуль резервирования составляет и другие отчеты:

- отчет о сделках по резервированию;

- список предполагаемых прибытий  и отбытий;

- отчет о комиссионных агентам;

- статистика отказов.

Отчет о сделках по резервированию предоставляет информацию о ежедневных записях по принятию, изменению или отмене резервирования. Модуль резервирования может также составлять дополнительные специализированные отчеты, например, отчет об отказах, отчет о заблокированных номерах, отчет о не появившихся клиентах.

Список предполагаемых прибытий и отбытий - это ежедневный отчет, который показывает количество гостей, которые должны прибыть или выехать из отеля, количество гостей, продливших свое пребывание в отеле (отдельно от списка прибытий и отбытий), а также имена гостей, соответствующие каждой сделке.

Отчет о комиссионных агентам обрисовывает сделки по резервированию и суммы комиссионных, которые следует выплатить агентам с этих сделок. Агенты, связанные контрактными соглашениями с отелем, могут зарабатывать комиссионные на сделках по резервированию, совершенных в пользу отеля.

Отчет по отказам показывает количество номеров, снятых за ночь с продажи из-за того, что номера не были подготовлены к сдаче. Этот отчет особенно полезен для отелей, имеющих планы на расширение своей деятельности.

 

 

 

 

 

ГлаваIII.  
3.1 Краткая характеристика гостиницы- мини-отеля «ДежаВю». 
Расположение: 
Гостиница «ДежаВю», располагаясь в исторической части города, недалеко от центра, привлекает его гостей, а также местных жителей.  
«Сочетание комфорта, уюта, демократичных цен и высокого уровня обслуживания — визитная карточка мини-гостиницы «ДежаВю»». Она находится на центральной улице города в двухэтажном особняке бывшего ресторана «Саркис». До железнодорожного вокзала можно доехать за 10 минут, при этом ближайшая остановка, с которой можно уехать в любую часть города, находится в пяти минутах ходьбы от гостиницы.  
Так же в пешеходной доступности находятся некоторые городские достопримечательности, скверы, детский парк, множество магазинов и кафе. 

Всего в гостинице 14 комфортабельных номеров, которые оформлены в классическом стиле и в которых могут остановиться один или два постояльца.  
Номера категории «комфорт», делящиеся на двухместные(twin), одноместные и двухместные семейные, предлагают оптимальное соотношение качества проживания и его стоимости.  Жилое помещение хорошо меблировано: кровати, шкафы для одежды, стол, стулья и прикроватные тумбы. В номере есть телевизор, телефон, возможность подключения к сети интернет. В ванной комнате имеется душ, фен, халаты, тапочки, набор косметики. 

 

Номера категории «люкс» состоят из двух комнат: спальня и гостиная. В спальне: двуспальная кровать, прикроватные тумбочки, шкаф для одежды. В гостиной: диван, кресла, журнальный столик, телевизор, телефон, холодильник, wi-fi.  Ванная оборудована современной сантехникой, установлена душевая кабина. Присутствуют: туалет, раковина, фен, средства личной гигиены, тапочки, халаты. В номерах категории бизнес-люкс в ванной комнате установлена ванная с эффектом гидромассажа. 

 

Апартаменты также состоят из двух комнат. Они выгодно отличаются большой площадью жилых помещений. По согласованию с администрацией возможно установка дополнительных спальным мест. В остальном уровень комфорта такой же, как и в номерах категории люкс.

В номерах гостиницы курение запрещено, однако на первом этаже есть специально оборудованная для курения площадка. 

 
Питание. 
Завтрак, по ежедневному меню, включается в стоимость проживания. Он проходит с 8.00 до 11.00 в ресторане «Саркис» на первом этаже и обслуживается официантами, а так же можно заказать завтрак к номер. Обед и ужин можно провести в данном ресторане. В нём широко представлены изысканные и разнообразные блюда европейской и армянской кухни, огромный выбор алкогольных и безалкогольных напитков в баре. 
 
Гостиница предоставляет дополнительные услуги, в число которых входит междугородняя телефонная связь, ксерокс, факс, прачечная и химчистка, вызов такси. На территории гостиницы расположена охраняемая бесплатная парковка, в здании есть лифт и кондиционеры.   
Мини-отель «ДежаВю» предоставляет свои залы для проведения банкетов и каких-либо торжеств. Кроме того в гостинице присутствует два конференц-зал на 12 персон, оборудованных специальной техникой и беспроводным интернетом для проведения презентаций, семинаров, деловых переговоров.

 
Современный дизайн, домашний уют, индивидуальный подход и внимание со стороны сотрудников – преимущество гостиницы «ДежаВю». Кроме того, это место, отдых в котором может совмещаться с решением бизнес- задач, что особо ценится в наше динамичное время. 

 

Благодаря удобному расположению в самом центре города, внимательному квалифицированному персоналу и разумным ценам, гостиница "ДежаВю" пользуется популярностью, как у отдыхающих, так и у деловых людей, прибывших город в командировку.

 

3.2.  Анализ компьютерных  программ в подразделениях гостиницы.

В мини-отеле «ДежаВю» используется централизованная  система управления «Intellect Style» 
PMS «Intellect Style» - предназначена для автоматизации гостиницы номерным фондом до 15 номеров. Гибкость настроек позволяет построить систему автоматизации гостиницы или отеля в соответствии с нуждами конкретного объекта внедрения, его размерами и требованиями. 

Стандартный пакет системы автоматизации гостиницы «Intellect Style» - «Русский Отель» представляет собой полный набор основных модулей, которые необходимы для автоматизации управления гостиницей, и включает в себя такие модули как: 

«Модуль ведения договоров» «Модуль резервирования» «Модуль Интернет-бронирования» «Модуль расчета с гостем» «Модуль управления номерным фондом» «Модуль работы этажной службы» «Модуль работы горничных и распределения уборок» «Модуль анализа загрузки номерного фонда» «Модуль диспетчера номерного фонда» «Модуль администрирования» «Систему формирования сводок и отчетов"  и т.д.