Экономическая информация в автоматизированных информационных системах

Вид/Список полей;

• сетка, отображаемая  в разделах проекта для удобства проектирования. Она включается/ выключается по команде

Вид/Cетка;

• линейки – горизонтальная  и вертикальная, включаемые/выключаемые по команде Вид/Линейка. Они также предназначены для удобства проектирования.

По умолчанию в окне Конструктора формы (отчета) выводится раздел проекта Область данных, в котором  размещают поля БД из таблицы или запроса, а также вычисляемые поля. Кроме данного раздела при конструировании могут быть востребованы и другие разделы:

• Заголовок формы(отчета) и Примечание формы(отчета), включаемые/выключаемые попарно соответственно  по командам:

Вид / Заголовок ! Примечание формы

Вид / Заголовок ! Примечание отчета

• Верхний колонтитул и  Нижний колонтитул, включаемые/выключаемые попарно по команде Вид / Колонтитулы.

Если, например,  в окне Конструктора формы включены все названные разделы, то они располагаются в рабочей области этого окна в такой последовательности,  как показано на рис. 1. 

 

 

Рис.1 Расположение разделов проекта формы 
в окне конструктора формы 

 

Заголовок формы содержит сведения, общие для всех записей, такие как название формы, дата и время. Примечание формы отображает сведения, общие для всех записей, такие как инструкции по работе с формой, командные кнопки, общие суммы в счетах. Верхний колонтитул и Нижний колонтитул используются в случае конструирования формы табличного вида. Тогда в Верхнем колонтитуле отображаются названия столбцов, а в Нижнем колонтитуле – номер страницы, дата.

Расположение разделов проекта отчета в окне Конструктора отчета и их назначение аналогично описанным разделам проекта формы. При необходимости группировки строк в отчете в окно Конструктора отчета должны быть добавлены еще два раздела: Заголовок группы и Примечание группы. Они включаются/выключаются по команде

Вид / Сортировка и группировка

В разделе Заголовок группы отображается заголовок для групп строк отчета. Данный раздел вставляется перед Областью данных. Раздел Примечание группы служит для итоговых вычислений для групп строк и вставляется  после Области данных.

Изменение высоты и ширины раздела производится путем перетаскивания соответственно нижней и правой границы раздела.

 

8.4. Элементы управления и работа  с ними

 

Разделы проекта формы (отчета) наполняются различными графическими объектами - элементами управления, используемыми для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Элементы   управления  вводятся  в   форму (отчет)  при      помощи графических кнопок панели элементов, изображенной на рис. 2. 

 

  

 

Назначение элементов управления приведено в табл. 1. 

 

Таблица 1

Элементы управления 

 

Наименование  элемента управления	Назначение  элемента управления
Выбор объектов	Выделение элемента управления, раздела проекта, формы, отчета
Мастера	Включение/отключение мастеров по созданию элементов управления
Надпись	Отображение текста
Поле	Просмотр, ввод и редактирование данных в  базовой таблице, запросе; вывод результатов вычислений
Выключатель, переключатель, флажок	Отображение значения логического поля в базовой таблице, запросе
Группа переключателей	Размещение набора выключателей, переключателей, флажков
Поле со списком	Ввод значения в поле или выбор значения из списка
Список	Отображение списка значений
Кнопка	Выполнение определенных действий
Рисунок	Отображение неизменяемого (при переходе от записи к записи) рисунка
Свободная рамка объекта	Отображение неизменяемого объекта OLE (например, электронной таблицы MS Excel)
Присоединенная рамка объекта	Отображение изменяемого объекта OLE (например, набора рисунков)
Разрыв страницы	Указание начала нового экрана в форме или новой страницы в отчете
Набор вкладок	Создание вкладок в форме
Подчиненная форма/отчет	Вывод в форме (отчете) данных из нескольких  таблиц
Линия	Разделение элементов управления
Прямоугольник	Группировка  элементов управления
Другие элементы	Вызов панели с другими элементами управления

 

            

Элементы управления есть связанные и несвязанные. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для просмотра, ввода или редактирования значений из полей БД.  Ввод связанного элемента управления в проект формы (отчета) осуществляется  путем  перетаскивания из  окна со списком полей нужного  поля в раздел Область данных. В результате появляются два прямоугольника – подпись поля и поле. Например: 

 

 

 

Маркеры перемещения служат для отдельного перемещения подписи, поля. При установке на них указателя мыши появляется изображение руки с вытянутым указательным пальцем и тогда следует выполнить перемещение.  

Для одновременного перемещения подписи и поля указатель мыши устанавливается на границу выделенной подписи или выделенного поля и, когда он принимает вид раскрытой ладони, производят перетаскивание. Для удаления подписи  осуществляют ее выделение и нажимают клавишу Delete; для удаления поля с подписью  выделяют поле и нажимают клавишу Delete.

Для несвязанных элементов управления источника данных не существует. Такие элементы управления используются для отображения линий, прямоугольников, рисунков. Ввод в проект формы (отчета) несвязанного элемента управления осуществляется так: на панели элементов производится щелчок по кнопке нужного элемента управления, а затем щелчок в том разделе проекта, где требуется разместить этот элемент.

Навыки  конструирования формы (отчета) предполагают умение выделения группы элементов управления. Оно производится путем щелчков по элементам управления, входящим в группу, при нажатой клавише Shift. Выделить группу смежных элементов можно и путем очерчивания  рамки вокруг этой группы. Чтобы изменить размер элементов группы, произвести их выравнивание,  изменить интервал между ними, необходимо воспользоваться  пунктом меню Формат.

Перенос и копирование элементов управления в другой раздел проекта возможны посредством команд для работы с буфером обмена.

Для придания элементу управления необходимых свойств его выделяют и  вводят команду Вид/Свойства  или вызывают контекстное меню и выбирают в нем пункт Свойства. В результате появляется окно свойств элемента управления, в котором, к примеру, вкладка Макет позволит произвести его желаемое форматирование.  

 

 

 

8.5. Рекомендации  к созданию формы 

 

Пусть необходимо спроектировать форму, в которой должны  быть определенные: заголовок, поля БД, вычисляемое поле и комментарий. Для создания такой формы необходимо выполнить следующие действия:

• открыть окно Конструктора формы, не забыв указать источник формы;
• настроить это окно для работы, включив (если не включены) линейки, сетку, панель элементов и три раздела: Заголовок формы, Область данных, Примечание формы;
• задать заголовок формы, для чего в раздел Заголовок формы  вставить элемент управления Надпись и ввести текст заголовка;
• из окна со списком полей перетащить в раздел Область данных те поля БД, значения которых должны просматриваться по форме, и расположить их в нужном порядке;
• создать вычисляемое поле. Для этого вставить в раздел Область данных свободное поле, используя элемент управления Поле. В само поле  ввести выражение для расчета, а в подпись – имя вычисляемого поля;
• задать необходимый комментарий в разделе Примечание формы, используя элемент управления Надпись;
• произвести желаемое оформление формы.

 

  

 

8.6. Работа с  формой 

 

Спроектированная форма приобретает реальный вид в окне формы, открываемом из окна БД с помощью кнопки [Открыть]  и из окна Конструктора по команде Вид / Режим формы или по команде Вид / Режим таблицы. В режиме формы в форме отображается только одна запись, а в режиме таблицы – группа записей.  В обоих  режимах  можно редактировать данные, а также  просматривать их с помощью кнопок перехода к записям (к предыдущей, к следующей, к первой, к последней). Кнопка перехода  к пустой записи позволяет добавление в базу  новых данных.

Форму можно сохранить, введя в окне Конструктора или в окне формы одну из команд:

Файл / Сохранить как

Файл / Сохранить 

или произведя закрытие этих окон.

Форма может быть предварительно просмотрена из окна БД, из окна Конструктора и из окна формы по команде

Файл / Предварительный просмотр

и распечатана по команде Файл / Печать. При печати ее заголовок появляется только в начале первой страницы, а ее примечание – в конце последней страницы. Верхний и нижний колонтитулы видны только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Изменения в форму вносятся в окне Конструктора. 

 

8.7. Рекомендации  к созданию отчета 

 

Рекомендации дадим с ориентацией на отчет, в котором: имеется несколько расчетных колонок, должна быть группировка строк по некоторому полю, необходимы итоги по некоторым полям для групп строк (частные итоги) и общие итоги. Для создания такого отчета необходимо выполнить следующие действия:

1) открыть окно Конструктора  отчета, не забыв указать источник  отчета;

2) настроить это окно для работы, включив (если не включены) линейки, сетку, панель элементов и все разделы;

3) задать заголовок отчета, для чего в раздел Заголовок отчета вставить элемент управления Надпись и ввести текст заголовка;

4) спроектировать строки  отчета:

• из окна со списком полей перетащить в раздел Область данных те поля, значения которых должны выводиться в строках отчета;
• в этом разделе создать вычисляемые поля, значения которых будут выводиться в расчетных колонках. Для этого вставить свободные поля, используя элемент управления Поле, и в них ввести необходимые выражения;
• подписи всех полей переместить из раздела Область данных в раздел Верхний колонтитул;
• поля в разделе Область данных расположить в строку в нужном порядке, выровнять их по верхнему краю раздела и сделать интервал между ними равным по горизонтали;

5) спроектировать шапку  отчета:

• в разделе Верхний колонтитул подписи полей расположить в строку над соответствующими полями;
• изменить их на полные названия колонок. Названия колонок  выровнять по верхнему краю раздела;

6) спроектировать частные  итоги:

• в раздел Заголовок группы ввести заголовок для групп строк при помощи  элемента управления Надпись;
• в раздел Примечание группы вставить свободные поля,  используя элемент управления Поле, и в них ввести выражения для подсчета частных итогов. Подписи этих полей удалить;
• созданные вычисляемые поля расположить в строку, под полями, по которым подводятся частные итоги, и выровнять их по верхнему краю раздела. В этой строке слева ввести название для строк с частными итогами при помощи элемента управления Надпись;

7) спроектировать общие  итоги:

• в раздел Примечание отчета вставить свободные поля,  используя элемент управления Поле, и в них ввести выражения для подсчета общих итогов. Подписи этих полей удалить;
• созданные вычисляемые поля расположить в строку, под полями, по которым подводятся общие итоги, и выровнять их по верхнему краю раздела. В этой строке слева ввести название для строки с общими  итогами при помощи элемента управления Надпись;

8) предусмотреть нумерацию страниц отчета, воспользовавшись командой Вставка / Номера страницы;

9) произвести оформление  отчета, например:

• в разделе Заголовок отчета провести нижнюю и верхнюю линии шапки отчета, используя элемент управления Линия;
• выделить разными шрифтами шапку отчета, вычисляемые поля для частных и общих итогов;

10) осуществить предварительный  просмотр отчета. Если отчет вас  устраивает, то сохранить и напечатать  его; в противном случае его  модифицировать, используя Конструктор  отчета. 

 

 

 

8.8. Работа с отчетом 

 

Спроектированный отчет может быть  предварительно просмотрен в  одном из двух представлений: общий вид и страничный вид. Общий вид доступен только из окна Конструктора по  команде Вид/Образец. Он позволяет оценить внешний вид отчета, не вникая в подробности.  Страничный вид дает возможность увидеть отчет таким, каким он будет после печати. Страничное представление отчета можно получить из окна Конструктора  по  команде Вид / Предварительный просмотр, а также из окна БД по команде